Onboarding (integração de servidores) em PGD

Publicado em 21/10/2021 19h52 Atualizado em 15/02/2023 15h19

Toda organização pública ou privada executa processos de internalização de pessoal. Essa dinâmica de recebimento de colaboradores e de integração aos desafios, tarefas e cultura organizacional é denominada de Onboarding, termo que poderia ser traduzido como acolhimento ou integração.

A Consultoria Executiva apresenta abaixo uma proposta de estruturação de onboarding, visando melhor adequação às práticas de trabalho advindas do PGD. Cumpre salientar que a presente modelagem é uma sugestão de boa prática, na qual os órgãos e entidades poderão se inspirar para formatar modelos que sejam aderentes às suas realidades locais.

Também seria interessante receber feedbacks e compartilhamento de experiências nessa temática, por meio do e-mail pgd@economia.gov.br

Assista a nosso vídeo sobre Onboarding:

A estruturação dessa atividade contribui, de forma geral, para a obtenção dos seguintes benefícios:

Maior facilidade para obter uma visão geral sobre o novo local de exercício;
Contribuir para o sentimento que o novo integrante fez a escolha certa;
Maior acolhimento entre os membros das equipes;
Melhoria da comunicação entre chefia-servidor;
Otimização do tempo dedicado à recepção de cada novo integrante;
Indicação de capacitação propícia às atividades a serem desempenhadas;
Fortalecimento da cultura organizacional;
Melhoria do clima organizacional;
Redução do turnover resultante das internalizações frustradas; e
Integração mais rápida (especialmente no teletrabalho).

Benefícios do Onboarding para o PGD

O acolhimento de novos integrantes é de extrema importância para o desempenho de equipes de trabalho, mas por que essa importância se torna ainda maior quando se trata de PGD?

O PGD, por permitir a flexibilidade na organização do trabalho, especialmente quando se trata de teletrabalho e de trabalho assíncrono, torna ainda mais importante a integração da equipe e o acolhimento dos novos integrantes, para que tenham acesso a informações como: Quem compõe a equipe?; Quais as funções de cada um?; Onde eu me encaixo?; Quais minhas tarefas?; Quais os combinados?; Qual o organograma do setor?; dentre outras.

Importante ressaltar que, apesar de o termo "acolhimento" remeter-nos à ideia da chegada de novos integrantes da equipe, é plenamente possível e desejável que o processo do Onboarding seja feito com todos os membros da equipe, especialmente quando irão aderir a novas formas de trabalho possíveis no PGD.

Assim, elaboramos este material com o objetivo de apresentar uma proposta de processo de Onboarding que poderá ser utilizada pelos órgãos/entidades nessa tarefa de integração e acolhimento de participantes do PGD.

Pré-requisitos

A criação do processo de Onboarding demanda:

interesse das lideranças organizacionais;
reflexão sobre como preparar servidores para as atividades em que serão alocados;
esforço para criação de roteiros e material; e
ocasional revisão e atualização de procedimentos.

Planejamento

1. Reflexões iniciais:

O material de Onboarding deve iniciar com uma reflexão sobre a organização em todas as suas dimensões, em especial:

Quais os perfis das equipes existentes?;
Quais os processos administrativos são necessários para internalizar um servidor e deixá-lo preparado para iniciar suas atividades?;
Que tipo de conhecimentos são importantes para serem apresentados?;
Quais as regras formais e os combinados do ambiente de trabalho?

2. Conteúdo:

Dentre os conteúdos a serem incluídos, sugerimos que sejam contemplados na estruturação do processo de Onboarding os seguintes elementos:

Roteiro inicial: esse material visa apresentar o passo a passo do processo do Onboarding, por isso deverá ser um dos primeiros materiais acessados pelo integrante da equipe.
Breve histórico: deve ser apresentada a histórica resumida da instituição e a sua razão de existir (missão, visão de futuro e valores). Como exercício, simule responder a pergunta “Quem somos?” para divulgar a instituição para um cidadão que não a conheça e registre a resposta para apresentá-la no processo de Onboarding;
Estrutura: como a instituição está dividida? Apresente o organograma;
Principais projetos: devem ser apresentados os objetivos estratégicos e/ou projetos principais conduzidos pela instituição. Como exercício, simule responder a pergunta “O que fazemos?” para divulgar a instituição para um cidadão que não a conheça e registre a resposta para apresentá-la no processo de Onboarding;
Quem compõe a equipe: peça para os integrantes da equipe enviarem uma foto e um minicurrículo. A ideia é fazer uma apresentação bem leve da equipe. Lembre-se de incluir, o mais rápido possível, os dados do novo servidor. Sugestões de questões a serem preenchidas: nome completo, cargo, projeto em que trabalha, experiências anteriores, interesses pessoais e contato.

Questões administrativas: o objetivo desse elemento é esclarecer dúvidas que sejam recorrentes entre a equipe, tais como: telefones úteis (ramais); criação de login de e-mail institucional; link para acesso ao sistema utilizado no PGD; orientações sobre remarcação de férias; orientações sobre licença médica; fluxos de correções de planos de trabalho. Orientamos que, sempre que possível, seja utilizado o link do catálogo de serviços referente ao assunto abordado. Assim, a atualização do procedimento a ser adotado será realizada de forma automática.
Instrumento de alinhamento de expectativas: esse elemento tem como objetivo tornar claras as expectativas entre chefias e servidores, criando um ambiente de trabalho saudável e produtivo baseado na transparência. Elaboramos um roteiro de perguntas que poderá ser utilizado como instrumento de alinhamento entre chefia/participante e, com isso, eliminar conflitos gerados pela não discussão de aspectos importantes da relação de trabalho.
Identidade visual: a identidade visual da equipe é um aspecto que fortalece o sentimento de pertencimento, além de agregar valor com as partes interessadas que a instituição se relaciona. Por tal motivo, sugerimos que seja definida uma imagem para ser utilizada como logo do local de exercício. A imagem definida também poderá ser utilizada como fundo de tela das reuniões virtuais.
Mensagem de boas-vindas: responsável pelo acolhimento inicial, a mensagem de boas-vindas, preferencialmente, deve ser enviada pelo dirigente da área de exercício do servidor. A mensagem deverá ser enviada para o novo integrante da equipe, por e-mail, no seu primeiro dia de atividades, contendo inclusive as orientações sobre o processo de Onboarding definido pela instituição. Questões como “o que o servidor vai fazer”, “o que se espera do trabalho dele”, “como ele pode contar com a equipe” podem ser abordadas neste elemento, de forma bem simples e resumida. Se julgarem relevante e viável, a mensagem também poderá ser registrada em vídeo.
Kit de boas-vindas: a instituição poderá definir itens, personalizados com a identidade visual da instituição, para compor o que definimos como kit de boas-vindas. Exemplos de itens que podem ser avaliados para compor o kit: caneca, caderno, caneta, bloco de anotações, ecobag, adesivos, protetor de webcam, mouse, fone de ouvido, dentre outros. A escolha pelos itens deve levar em consideração o orçamento autorizado para a aquisição.
Capacitação: importante para o aprimoramento contínuo de todos os membros da equipe, a indicação de conteúdos voltados para a capacitação dos servidores é uma etapa importante a ser avaliada. Poderão ser indicados cursos comuns a todos da equipe (tais como: Sei!; Certificação Avançada em Programa de Gestão; Teams; Outlook...), como também aqueles que sejam específicos para a execução das atividades para os quais o servidor recém-chegado foi designado.
Definição do guia: sugerimos a indicação de um servidor para acompanhar o novo integrante, pelo período mínimo de 30 dias. A principal ação dele(a) é apoiar o período de ambientação, esclarecer as dúvidas e/ou indicar o melhor caminho para o desempenho das atividades com maior tranquilidade.
Informações gerenciais: para melhor alinhamento das atividades diárias dos servidores aos objetivos estratégicos dos órgãos, sugerimos que seja incluído conteúdo voltado para o acompanhamento dos indicadores de resultados, monitoramento do planejamento estratégico e/ou relatórios gerenciais.
Arquivos utilizados pelas equipes: sugerimos que seja disponibilizado os links dos arquivos mais utilizados pelas equipes no dia-a-dia para a execução das atividades, de modo a facilitar a localização por todos os integrantes.

3. Formato dos produtos:

Um ponto importante para ser refletido no momento do planejamento do Onboarding é o formato dos produtos a serem entregues, a partir dos quais os conteúdos levantados estarão disponíveis: pdf, apresentações power point, vídeos, html etc. Sugerimos que, sempre que possível, priorize a adoção de apresentação do conteúdo em formato html, pois evitará a circulação de material desatualizado entre a equipe.

Como o excesso de informações escritas pode, muitas vezes, não colaborar com a facilidade de aprendizado, sugerimos que seja avaliada a possibilidade de criação de vídeos de animação com os temas de maior destaque. Exemplos de aplicativos: Vyond , Powtoon e Nexboard.

4. Canais de divulgação:

Sugerimos que os materiais produzidos para o Onboarding sejam disponibilizados na intranet da instituição ou em ferramentas utilizadas pelo órgão/entidade (exemplo: SharePoint, vinculado ao Office 365) e na internet (contribuirá para o recrutamento de novos talentos, no sentido de despertar o interesse deles em compor a equipe, além disso, de contribuir a transparência ativa para a sociedade).

Como alternativa para possíveis dificuldades para o acesso à intranet (exemplo: gap temporal entre a chegada do servidor e a disponibilização do seu e-mail institucional) e a internet (exemplo: gap temporal para autorização de criação de página), sugerimos como canais de divulgação a utilização de plataformas de acesso gratuito (exemplo: google drive), a partir do envio de link para o novo membro da equipe.

Execução

Para a organização interna que definirá o Onboarding, sugerimos a elaboração de um plano de ação contendo as principais entregas, como exemplo:

Clique aqui para acessar a versão editável do plano de ação acima proposto.

Avaliação e revisão

Deve-se notar que a avaliação é essencial para o sucesso do Onboarding, pois o processo de facilitar a internalização será útil na medida em que os novos servidores conheçam a instituição em que se inserem, reforcem seu sentimento de pertencimento e estabeleçam boa comunicação com sua chefia. Para isso, o programa deve ser calibrado e aprimorado com base na avaliação dos que se beneficiaram dele.

Essa avaliação deve ser feita algum tempo após o processo, de maneira que os novos servidores possam identificar lacunas no processo de integração, além de informações que devem ser atualizadas. É com base nesse processo que a equipe de Onboarding deve atuar no processo de revisão de processos e materiais.

Para que a experiência com o Onboarding seja um processo contínuo de melhoria, sugerimos que o servidor recém-integrado registre como foi a sua experiência geral de acolhimento, destacando os pontos de melhoria e destaque. Elaboramos um modelo de formulário online para avaliação do processo de Onboarding.

Referências

CARUCCI, Ron. To retain new hires, spend more time onboarding them. Harvard Business Review, p. 1-5, December 3 2018.
BYFORD, Mark; WATKINS, Michael D.; TRIANTOGIANNIS, Lena. Onboarding isn’t enough. Harvard Business Review, v. 95, n. 3, p. 78-86, 2017.
Snell, A. (2006),"Researching onboarding best practice: Using research to connect onboarding processes with employee satisfaction", Strategic HR Review, Vol. 5 No. 6, pp. 32-35. https://doi.org/10.1108/14754390680000925

Conteúdo extra: Offboarding

Tratamos acima sobre o processo de chegada do novo servidor, mas também é comum o encerramento de vínculos profissionais, quer seja por exoneração, transferências, aposentadorias, entre outros.

Pensando em estruturar mais adequadamente também esse processo, sugerimos aqui um check list de ações que podem contribuir para a melhor transição de conhecimento para a equipe.

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