Homologação da Folha de Pagamento
1. CONCEITO
1.1 Atividades relativas à análise das informações geradas de forma manual e automática no mês e, quando necessário, comando de correções nas fichas financeiras e cadastro dos servidores ativos, aposentados e beneficiários de pensão civil, em período definido de acordo com o cronograma do SIAPEnet.
2. REQUISITOS BÁSICOS
2.1 Permissão de acesso ao módulo de homologação da folha de pagamento no SIAPEnet.
3. DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA
3.1 Processos e demais documentos que fundamentaram os lançamentos na folha de pagamento do mês de referência da homologação.
4. BASE LEGAL
4.1 Portaria MARE 978, de 29 de março de 1996;
4.2 Comunica 557614, de 08 de setembro de 2016.
5. PROCEDIMENTOS
5.1 Procedimentos para acesso ao ambiente de homologação da folha de pagamento:
5.1.1 Acesse o sistema SIAPENET, com perfil Dirigente de RH, e escolha a opção órgão:
5.1.2 Faça o login com o uso do certificado digital;
5.1.3 Selecione a opção órgão/upag;
5.1.4 Clique em Folha.
5.2 Procedimentos para conferência e correção dos valores:
5.2.1 Selecione a opção conferência DDP - Comparativos;
5.2.2 Compare os valores do DDP disponíveis na homologação com os valores do DDP do mês anterior, buscando discrepâncias nos itens que possam indicar algum problema na folha de pagamento;
Observação: O acesso a esta funcionalidade está definido para o perfil de Gestor do RH.
5.2.3 Havendo divergências nos valores, após identificação da rubrica, utilize o gerenciamento de rubrica no SIAPE, com perfil UPAG/operacional, transações >GRCOSERRUB (servidores com rubrica) ou >GRCOPENRUB (pensionistas com rubrica) para processar os dados da rubrica;
5.2.4 Após o processamento dos dados da rubrica, acesse a transação >GREMSERRUB e verifique os relatórios gerenciais das rubricas processadas;
5.2.5 Para consultar as rubricas por tipo, siga as orientações a seguir:
a) Consulte as rubricas de servidores, por meio da transação >GRCOSERRUB;
b) Consulte as rubricas de pensionistas, por meio da transação >GRCOPENRUB;
5.3 Procedimentos complementares de consultas e acertos:
5.3.1 Consulte no SIAPE, com perfil UPAG/operacional, as transações >FPEXCLPAGC (servidor) e >FPEXPSPAGC (pensionista) e analisar os itens relativos a líquido negativo, cálculo não concluído, sem ficha financeira e não calculado;
5.3.1.1 Verifique os valores de cada item e, se necessário, providencie os acertos necessários;
5.3.2 Consulte servidores excluídos da folha do mês de referência pela transação >FPEXCLPAGC;
5.3.3 Consulte pensionistas excluídos da folha do mês de referência pela transação >FPEXPSPAGC;
Observação: servidores/pensionistas que estejam com líquido negativo na folha de pagamento terão suas fichas financeiras desconsideradas. Importante avaliar cada situação de forma individual e proceder acertos em algumas situações, como por exemplo, servidores com desconto de restituição de férias, que, nestes casos, precisam estar com suas fichas financeiras positivas para que o valor da restituição retorne ao erário público. A providência nessa situação é o lançamento de um rendimento na rubrica de antecipação de férias que supere o valor negativo e o lançamento de desconto no mês seguinte desse mesmo valor a título de restituição de férias.
5.3.4 Consulte no SIAPE, com perfil UPAG/operacional, as rubricas que foram excluídas pelo cálculo ou pelo órgão por intermédio das transações >FPCORUBEXC (servidor) e >FPCOPSRUEX (pensionista);
5.3.5 Consulte as rubricas excluídas do servidor pela transação >FPCORUBEXC;
5.3.6 Consulte as rubricas excluídas do servidor pela transação >FPCOPSRUEX;
5.3.7 Verifique no SIAPE as situações relativas ao pagamento de ações judiciais, processos administrativos, pagamentos/descontos de férias canceladas ou reprogramadas no mês e pagamento de servidores redistribuídos, caso tenham ocorrido;
5.3.8 Consulte no SIAPEnet, com perfil UPAG/operacional, o módulo de homologação da folha no seguinte caminho: SIAPEnet, Consultas, Gerenciais, Homologação, as transações disponibilizadas para análise pelos órgãos/UPAGs;
5.3.9 Consulte os lançamentos de rubricas em cada uma das opções apresentadas;
5.3.10 Compare a situação das rubricas em relação ao mês anterior. Observe que as rubricas que requerem uma análise mais criteriosa estão com a cor da fonte em vermelho;
5.3.11 Compare o índice de variação da folha, por situação, relativamente ao mês anterior;
5.3.12 Verifique as Rubricas incluídas - servidor, e analise os valores até o pré-cálculo e após o pré-cálculo, clicando no quantitativo de servidores por rubrica;
5.3.13 Verifique as Rubricas incluídas - pensionista, e analise os valores até o pré-cálculo e após o pré-cálculo, clicando no quantitativo de servidores por rubrica;
5.3.14 Verifique as Rubricas alteradas- servidor, e analise os valores até o pré-cálculo e após o pré-cálculo, clicando no quantitativo de servidores por rubrica;
5.3.15 Verifique as Rubricas alteradas- pensionista, e analise os valores até o pré-cálculo e após o pré-cálculo, clicando no quantitativo de servidores por rubrica;
5.3.16 Verifique as Rubricas excluídas- servidor, e analise os valores até o pré-cálculo e após o pré-cálculo, clicando no quantitativo de servidores por rubrica;
5.3.17 Verifique as Rubricas excluídas- pensionista:, e analise os valores até o pré-cálculo e após o pré-cálculo, clicando no quantitativo de servidores por rubrica;
5.3.18 Consulte o lançamento de rubricas de consignações em folha em cada uma das opções apresentadas, seguindo os mesmos passos previstos nos itens 5.3.12 a 5.3.17;
5.4 Procedimentos finais de homologação:
5.4.1 Observe qualquer outro processo crítico que tenha ocorrido no mês, tais como: reforma administrativa, progressão funcional, transposição, conversão e outros que possam gerar problemas de pagamento;
5.4.2 Após a conclusão de todas as conferências e ajustes previstos nas etapas anteriores, confirme a homologação da folha;
Observação 1: o registro da confirmação da homologação da folha é de competência do responsável pela UPAG do órgão.
Observação 2: Para acesso às transações de homologação da folha, com exceção do acesso aos valores do DDP, é necessário que os perfis dos usuários estejam autorizados pelo cadastrador parcial do órgão para esta finalidade, conforme telas abaixo:
Observação 3: A veracidade das informações cadastrais e financeiras registradas no SIAPE, bem como as despesas delas decorrentes, serão de inteira responsabilidade do Dirigente de Recursos Humanos e do Ordenador de Despesa do respectivo órgão ou entidade.
Observação 4: Durante o período da homologação da folha de pagamento, os módulos de pensão alimentícia, gratificação e adicionais ficarão abertos no SIAPEnet e as transações relativas à folha suplementar interna no SIAPE estarão automaticamente liberadas.