Perguntas frequentes

Órgãos e entidades da Administração Pública Federal Direta, Autárquica e Fundacional. 

É a metodologia desenvolvida pelo Ministério da Economia em parceria com a Universidade de Brasília (UnB), que inclui o modelo referencial de DFT e o Sistema de Dimensionamento de Pessoas (Sisdip). O modelo referencial é composto por duas metodologias: típica e atípica. A metodologia típica, que abrange mais de 95% dos casos, é utilizada em situações nas quais é possível mensurar a produtividade da unidade, por meio de entregas resultantes de processos de trabalho. A metodologia atípica é utilizada de forma excepcional, nos casos em que a produtividade não pode ser mensurada por meio de entregas resultantes de processos de trabalho, sendo baseada em parâmetros individuais de produtividade. 

- Definir o esforço necessário para a realização de determinado trabalho, sem que sobre ou falte capacidade; 

- Mapear entregas técnicas;

- Qualificar o planejamento de pessoal, oferecendo dados e análises que permitam decisões embasadas acerca da configuração do quadro;

- Melhorar a utilização dos recursos públicos; 

- Otimizar o uso dos recursos com ações de capacitação e desenvolvimento de servidores;

- Subsidiar a criação de cultura organizacional orientada para as entregas e resultados;

- Otimizar a interface estratégia, estrutura, tecnologias e pessoal, visando a consecução de objetivos estratégicos;

- Possibilitar maior poder de decisão e potencialização da unidade de gestão de pessoas;

- Fornecer suporte para a implementação do Programa de Gestão e Desempenho (PGD) no órgão ou entidade; e

- Possibilitar a integração dos sistemas de Gestão de Pessoas de movimentação, desenvolvimento e valorização de pessoas.

O DFT tem como resultados um conjunto de indicadores numéricos, uma descrição do trabalho e relatórios descritivos compilados com dados de pessoal de cada unidade organizacional dimensionada. O painel de resultados traz a estimativa da quantidade ideal de pessoas, além de outras informações, como o perfil da equipe (idade, tempo de serviço, gênero, escolaridade, abono de permanência), rotatividade de pessoal, complexidade das entregas e as que mais demandaram esforços, as ausências e seus impactos na produtividade, entre outros indicadores que, analisados em conjunto, proporciona uma visão gerencial da unidade e do órgão.

Neste sentido, o DFT pode ser caracterizado como uma soma de ações coordenadas que levam ao autoconhecimento da unidade, por meio da identificação das suas entregas ou produtos, da definição do mecanismos para a mensuração do número de entregas concluídas, em determinado período, e diversos outros aspectos úteis aos gestores e servidores da unidade.

Para a Administração Pública Federal

• Melhorar a utilização dos recursos públicos.​
• Possibilitar o pleno funcionamento da máquina pública.​

 Para os órgãos e entidades

• Subsidiar negociações de recomposição e de movimentação da força de trabalho.​
• Alocar o pessoal de forma mais assertiva.​
• Fornecer diagnóstico da gestão organizacional.​
• Subsidiar a criação de cultura organizacional orientada para entregas e resultados.​
• Responder a recomendações dos órgãos de controle, como TCU e CGU.

 Para os gestores

• Informações sobre o perfil da unidade.​
• Monitoramento e planejamento das entregas.​
• Oferta de dados e análises que possibilitam a tomada de decisões embasadas acerca da configuração do quadro de pessoal.​

 Para os servidores públicos

• Maior transparência no mapeamento de entregas sob sua responsabilidade.​
• Identificação dos esforços empregados nas atividades desempenhadas.​
• Suporte para implementação e manutenção do Programa de Gestão e Desempenho (PGD).​
• Contribuição para melhorar o contexto organizacional. ​
• Possibilitar visão mais ampla sobre a unidade e o trabalho executado. 

• Estimativas do quadro ideal de pessoas por unidade de atuação e tamanho do órgão ou entidade.
• Apontamento das principais entregas por área de atuação.
• Identificação de custos e possíveis automações de entregas.
• Identificação de entregas que não são de competência da área e passíveis de execução indireta.
• Detecção de qual o direcionamento do esforço da área por temática.
• Definição, a partir do retrato atual, de onde se quer chegar.
• Desenvolvimento de banco de entregas robusto, extraído diretamente do Sisdip, atualizado em tempo real e ampliado sistematicamente.
• Separação do banco de entregas por categorias de serviços, a fim de facilitar a busca por atividades específicas, de acordo com a temática das unidades.

Não. Essa metodologia não é a única ferramenta que pode dimensionar a força de trabalho, mas está disponível para todos os órgãos e entidades da administração pública federal como referência amplamente discutida por pesquisadores da Universidade de Brasília (UnB), técnicos e gestores do órgão central do Sistema de Pessoal Civil (Sipec) e dos órgãos e entidades que participaram do projeto piloto. Na fase de testes, o modelo de DFT foi apresentado e aplicado, com avaliações que permitiram ajustes e aperfeiçoamentos, tornando-se robusto e confiável, totalmente voltado para a realidade do serviço público. A metodologia prevê diretrizes e procedimentos para a utilização de padrões e métricas que sejam replicáveis para toda administração pública federal, o que é fundamental para resguardar o caráter uniformizador para as diferentes organizações. Isso contribuirá para diagnósticos e avaliações do órgão central do Sipec acerca das políticas de gestão de pessoas.

Sim. O modelo referencial foi aplicado, como projeto-piloto, em quase 40 órgãos e entidades da Administração Pública Federal, com o objetivo de testar e aperfeiçoar não só a metodologia, mas também o modo de operacionalização e o Sistema de Dimensionamento de Pessoas (Sisdip). Depois de testado e validado, a descentralização do método referencial continua. Até maio de 2023, foram capacitados quase 60 órgãos/entidades.

O DFT é implementado em conjunto com uma ferramenta tecnológica denominada Sistema de Dimensionamento de Pessoas (Sisdip), que tem como objetivo apoiar a gestão, registrar dados, armazenar informações e executar os cálculos dos dimensionamentos por meio de entregas, bem como agregar indicadores qualitativos e quantitativos acerca da força de trabalho nos órgãos e entidades da administração pública federal. No Sisdip são inseridas as informações básicas que caracterizam o dimensionamento, tais como o período, as unidades, os servidores, as entregas, os dados de pessoal e de esforço necessários para as estimativas. Após a inserção das informações e dos dados necessários, o próprio sistema realiza os cálculos e gera os relatórios com os resultados.  

O DFT típico pode ser aplicado para o dimensionamento de qualquer unidade organizacional, desde que as informações qualitativas (definição de entregas) e quantitativas (dados de pessoal e de entregas concluídas) estejam disponíveis com a frequência mensal para todo o período dimensionado. 

Não. O modelo referencial de DFT atua no nível de equipes e não deve ser considerado como ferramenta de aferição ou de avaliação do desempenho individual de servidores. Aliás, a avaliação de desempenho é um processo com regramentos e ferramentas próprias. Assim, não se deve realizar o dimensionamento com a intenção de averiguar a produtividade individual ou identificar quem trabalha mais ou menos dentro das equipes. Um aspecto interessante que deve ser considerado é que o nível de esforço empregado pode variar de pessoa para pessoa, conforme a maturidade e o grau de experiência e de conhecimento. Assim, o gestor pode identificar se é necessário realizar ações de treinamento ou de disseminação de conhecimentos, por exemplo. 

A coleta qualitativa é o nome dado à fase do DFT típico em que cada unidade faz a identificação de todas as suas atividades e entregas. Por meio de uma série de reuniões estruturadas, identificam-se as entregas realizadas em cada unidade, sendo essas, ao lado dos fluxos de trabalho e das fontes que as compõem, consolidadas em relatórios chamados de “Descrição de Área”. Essas informações são, então, inseridas no Sistema de Dimensionamento de Pessoas (SISDIP). 

O Relatório de Descrição de Área é o documento que lista todas as entregas sob responsabilidade da unidade, identificando as atividades que compõem o fluxo de trabalho para a realização das entregas e a forma de contabilizar quantas entregas de cada tipo são concluídas em um dado período. O Relatório, depois de elaborado, deve ser validado pelo gestor de área. Esse documento marca o final da fase de coleta qualitativa e fornece as informações que serão inseridas no Sistema de Dimensionamento de Pessoas (Sisdip) para a efetivação do dimensionamento.

A entrega é o trabalho quantificável das atividades executadas pela unidade. Também pode ser entendida como o produto ou serviço final entregue pela área e que justifica a sua existência. 

Sim. Após a definição das entregas de todas as unidades de um órgão, cada entrega deve ser cadastrada no Sistema de Dimensionamento de Pessoas (Sisdip), conforme seu enquadramento nas chamadas “Categorias de Serviços”. Este expediente facilita a implementação do modelo típico em ciclos futuros de dimensionamento e/ou em dimensionamentos em novos órgãos na medida em que aproveita o conhecimento acumulado no passado. São exemplos de categorias de serviços: Gestão de Pessoas, Serviços Financeiros, Gestão de Contratos, Logística e Transporte, Assessoramento e Projetos, entre outras. 

O banco de entregas é separado por diversas categorias de serviços. Essas categorias funcionam como agrupadoras das entregas. São definidas por temáticas, considerando as especificidades de cada órgão/unidade, e auxiliam os gestores a trabalharem especificamente com suas descrições de área. As categorias de serviços podem ser atribuídas a quantas unidades forem necessárias e auxiliam na organização do banco de entregas. É importante destacar que, no banco de entregas, irão aparecer várias categorias de serviços e entregas que não serão utilizadas pela unidade.

O banco de entregas foi idealizado para colaborar na catalogação das entregas. A finalidade é potencializar a coleta qualitativa no processo do DFT. A ideia é que os órgãos e entidades possam utilizar as entregas apuradas em experiências anteriores, a fim de auxiliar na  estruturação dos seus dimensionamentos e agilizar o andamento dos trabalhos das áreas dimensionáveis. Toda nova entrega coletada na etapa qualitativa passa a integrar esse conjunto de atividades, ficando disponível para as demais instituições públicas, o que torna esse arquivo cada vez mais completo e robusto. O banco de entregas é extraído diretamente do Sistema de Dimensionamento de Pessoas (Sisdip), atualizado em tempo real, de modo contínuo e ampliado sistematicamente, a partir dos avanços da metodologia do DFT na administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

Não há regra que defina quantos tipos de entregas a unidade pode ter. Recomenda-se, contudo, que a entrega não se confunda com atividade. Por exemplo, uma área pode ser responsável por produzir pareceres técnicos. Neste caso, cada parecer seria uma entrega; outra unidade pode ser responsável por instruir processos administrativos, que incluem pareceres, mas, neste caso, a entrega seria a conclusão do processo. Importa, contudo, que as entregas sejam definidas observando-se o tempo para sua conclusão. No caso de processos, se sua instrução levar meses, ou anos, as entregas devem ser definidas em consonância com etapas típicas do andamento, tais como, despacho de instauração de processo, resposta a petições, encaminhamento de processo para manifestação de outro órgão e despacho de conclusão.  

Ainda que seja possível que entregas com nomes e descrições idênticas sejam cadastradas por unidades distintas de um mesmo órgão, a quantificação do número de entregas concluídas por cada área deve ser independente. Assim, cada entrega executada deve ser computada para uma única unidade do órgão. 

Sim, mesmo que ela não seja quantificada no período dimensionado. Recomenda-se que toda entrega de responsabilidade da unidade seja incluída no documento de descrição de área e cadastrada no Sistema de Dimensionamento de Pessoas (Sisdip). Isto porque, primeiramente, o modelo de DFT não se resume a um indicador de quantitativo ideal de servidores, mas um conjunto de informações sistematizadas úteis à gestão do órgão e, neste caso, será útil para a gestão do órgão saber quais entregas são de responsabilidade de cada unidade. Vale lembrar que o sistema do DFT é permanente, de forma que o banco de entregas estará sempre disponível no sistema para ciclos futuros. Por fim, é importante ressaltar que as informações acerca de unidades, gestores, servidores e entregas podem ser alteradas no sistema a qualquer momento, até a realização do cálculo. 

A fase qualitativa do DFT se encerra, em uma unidade, com a validação do relatório de descrição de área. Mesmo após a validação desse documento, é possível realizar eventuais ajustes, preferencialmente antes do início da coleta de dados.

A coleta quantitativa é a fase do DFT em que a equipe registra o volume das entregas realizadas, a cada mês, no período selecionado para o dimensionado, e o esforço empregado para cada entrega. As informações de quantidade de dias trabalhados, com base nos afastamentos e outras perdas operacionais, como feriados e paralisações, também são consideradas nessa fase e são apropriadas pelo Sistema de Dimensionamento de Pessoas (Sisdip) automaticamente, tendo como fonte o Sistema Integrado de Administração de Pessoal (Siape).

A fase de coleta quantitativa se inicia logo após a conclusão da fase de coleta qualitativa e a inserção, no Sistema de Dimensionamento de Pessoas (Sisdip), da listagem de entregas do órgão, cada uma associada a uma unidade, e do cadastro dos servidores.

Na fase de coleta quantitativa são apuradas informações de pessoal e de resultados. As informações de pessoal envolvem, dentre outras, a carga horária contratada e efetiva, as ausências, afastamentos e licenças de cada servidor. Os resultados contemplam o volume de entregas concluídas e o esforço de cada servidor alocado em atividades necessárias a realização de cada tipo de entrega.

A coleta quantitativa é feita, em parte, pela equipe dimensionada, que busca em seus registros, sistemas e controles, quantas vezes determinada entrega foi realizada a cada mês.  Além disso, os servidores devem inserir, no Sistema de Dimensionamento de Pessoas (Sisdip), o esforço despendido, considerando a carga horária de trabalho mensal. Outros dados numéricos são importados do Sistema Integrado de Administração de Pessoal (Siape), tais como os afastamentos e as licenças.

Para a metodologia referencial de DFT, o esforço é definido como o percentual de tempo que cada servidor percebe dedicar a cada entrega da qual ele faz parte. Cada servidor/colaborador que participou das atividades da unidade deverá preencher seu questionário de esforço. A soma dos percentuais não deve ultrapassar 100%. Estagiários não são considerados no cálculo do dimensionamento por motivação legal.

O esforço de cada servidor é calculado a partir do percentual do tempo de trabalho que o servidor dedicou para a realização de cada tipo de entrega. Este dado é inserido no Sistema de Dimensionamento de Pessoas (Sisdip) pelo próprio servidor e, portanto, é autodeclarado. Desta forma, consiste em um valor entre 0% e 100%, cujo somatório para cada servidor não deve superar 100%. Pode, contudo, ser inferior a 100%, na medida em que o servidor declare ter realizado atividades típicas de gestão da unidade. 

Os dados de pessoal necessários ao dimensionamento da força de trabalho de um determinado período devem ser relativos ao período dimensionado. Assim, os dados de pessoal migrados do Sistema Integrado de Administração de Pessoal (Siape) para o dimensionamento de janeiro a dezembro de um ano, por exemplo, devem ser relativos ao mesmo período. O mesmo se aplica aos dados que não estão no Siape, às declarações de esforço e ao número de entregas concluídas, todos inseridos manualmente no sistema. 

Gestores titulares e substitutos, bem como os servidores e colaboradores terceirizados que atuaram diretamente nas entregas técnicas da área, no período selecionado para o dimensionamento. Os gestores deverão inserir os volumes das entregas no Sistema de Dimensionamento de Pessoas (Sisdip). Quanto aos esforços ou alocação da percepção da carga horária alocada em cada entrega realizada, deverão ser preenchidos pelo servidor, preferencialmente. Excepcionalmente, na impossibilidade de preenchimento pelo servidor, é possível o preenchimento pelos gestores. Terceirizados não possuem acesso ao Sisdip, pois não possuem Siape. Neste caso, o gestor terá de preencher, necessariamente, os esforços por eles no sistema.

Sim, o servidor pode preencher o seu esforço no sistema de forma particionada. Desta forma, o servidor poderá a qualquer momento, desde que o sistema de coleta quantitativa esteja aberto, alterar informações anteriores ou inserir informações novas. O servidor deve lembrar-se, vale frisar, de sempre salvar o preenchimento antes de sair do sistema.

Férias e afastamentos são importados do Sistema Integrado de Administração de Pessoal (Siape). Caso haja algum problema com a importação, estas informações deverão ser inseridas manualmente no DFT.  

Sabe-se que nem todas as entregas poderão ser quantificadas neste primeiro momento. Isso acontece porque nem sempre os órgãos têm a cultura de mensurar todas as suas atividades. Nesse sentido, considerando que geralmente a primeira aplicação do DFT tem caráter de aprendizagem, o cálculo poderá ser realizado sem algumas quantificações.

Estimativas podem ser feitas desde que embasadas em fontes alternativas confiáveis. Como em qualquer análise quantitativa, a validade e a utilidade dos resultados dependem da qualidade dos dados empregados. Desta forma, um nível mínimo de qualidade dos dados deve ser assegurado pelo órgão ao empregar a metodologia do DFT. Além disso, conhecendo a qualidade de seus dados, a instituição deve utilizar os resultados com parcimônia. 

Em termos de coleta, o campo em branco significa ausência de informação, ou seja, a entrega pode ter sido realizada, mas não foi possível levantar o dado; enquanto o campo preenchido com zero, significa que se sabe que nenhuma entrega foi gerada naquele mês. Para o cálculo, contudo, não há diferença entre as duas formas, uma vez que ambos serão campos zerados no sistema. Dessa forma, é importante que a unidade utilize o campo de observações do dimensionamento para pontuar esses e demais casos que auxiliem os profissionais na leitura do resultado do ciclo. 

Para este dimensionamento, a área deverá trabalhar com o número agregado em uma atividade apenas. O órgão central do Sipec pode dar mais orientações de qual atividade/entrega usar. Nos dimensionamentos futuros, a área pode tentar separar o registro das entregas ou agregar algumas entregas em apenas uma descrição.

Se na elaboração da descrição da área a entrega não foi separada, o número a ser contabilizado é a produção de toda a unidade. Se for separado em entregas distintas de alguma forma, o número deve ser quantificado nas entregas correspondentes. De modo geral, o DFT não faz o levantamento da produção individual de entregas, contam-se o número de entregas produzidas pela unidade em cada atividade. 

Não, as horas de capacitação não devem ser consideradas no momento de preenchimento do esforço. Desta forma, o esforço do servidor deve totalizar 100% independentemente de horas de capacitação. Isto deve ser assim porque o afastamento do trabalho por motivo de capacitação é feito no momento da imputação, no sistema, de suas horas de trabalho. Em outras palavras, as horas de capacitação já serão descontadas na seção de indicadores de pessoal dentro do sistema. 

O esforço deve ser preenchido somente após todos os resultados das entregas terem sido lançados e revisados pelo gestor da unidade.

O preenchimento deve somar 100% em todos os casos. A diferença é que o profissional deve considerar que os 100% naquele mês em que esteve alguns dias afastados são referentes apenas aos dias trabalhados. O sistema considera dados de pessoal justamente para que essa diferença de carga horária, no mês, seja considerada posteriormente no cálculo.

Não existe uma descrição para a atividade de gestão, pois se entende que ela muda muito de área para área e que cada gestor vai ter suas especificidades. A atividade de gestão envolve atividades típicas do titular da unidade, mas que também pode ser atribuída a outros colaboradores, que não estão diretamente associadas a nenhuma entrega, mas que usa horas da equipe.

O gestor substituto pode responder como gestor se atuou na função no período selecionado para o dimensionamento.

A fase de coleta quantitativa se encerra quando todos os dados necessários à realização das estimativas estiverem devidamente inseridos no sistema (indicadores de resultados, indicadores de pessoal e alocação de esforços). No preenchimento das informações quantitativas, o Sistema de Dimensionamento de Pessoas (Sisdip) realiza, automaticamente, algumas checagens para verificar a completude e a integridade do preenchimento dos dados e informa aos usuários sobre possíveis inconsistências. Um exemplo é o caso em que um servidor preencha esforço que totalize valor superior a 100%.

Sim. O modelo DFT emprega o conceito de Índice de Tempo Produtivo, um valor percentual aplicado à quantidade total de horas da equipe, depois de deduzidos os afastamentos e faltas. Esse índice é determinado pelo gestor do órgão, de forma a desconsiderar da capacidade produtiva o tempo que o servidor não emprega em atividades diretamente relacionadas às entregas de sua unidade. A determinação desse índice é decisão do órgão e pode ser objeto de simulações e testes.

É o número de servidores estimado para uma unidade, em dado período, como ideal para a realização das entregas que foram demandadas da unidade. É calculado considerando-se as entregas realizadas, a carga horária dos servidores, o tempo produtivo, as ausências, a complexidade das entregas e demais variáveis e parâmetros do modelo. A quantidade estimada de pessoas é calculada para uma carga horária equivalente à carga horária média dos servidores da unidade.

É o número de servidores que o Sistema de Dimensionamento de Pessoas (Sisdip) registra como tendo atuado na unidade organizacional, em algum momento, durante o período estabelecido no dimensionamento da força de trabalho. São as pessoas que estavam em exercício no período selecionado para o dimensionamento, mesmo que afastadas/licenciadas há mais de 30 dias e os servidores em apoio exclusivo. Esses servidores serão retirados dos cálculos automaticamente. Essa quantidade é informada manualmente em "Indicadores de pessoal", no campo "Quantidade de pessoas em exercício". Caso esse número não seja informado, esse indicador levará em consideração apenas a quantidade de pessoas que consta no dimensionamento. É uma média, pois considera a soma do número de servidores, dividida pelo número de meses do período dimensionado.

É o número de servidores que o Sistema de Dimensionamento de Pessoas (Sisdip) registra como tendo atuado na unidade organizacional durante todo o mês, deduzidas as pessoas afastadas por mais de trinta dias e as pessoas em apoio exclusivo.

Uma força tarefa designa a cessão, parcial ou total, de um colaborador lotado em uma unidade à outra unidade. No DFT, um colaborador em força-tarefa tem parte de seu esforço alocado às entregas de outra área, conforme o tempo em que esteve cedido. 

Um servidor em apoio exclusivo é o profissional que não participou de atividade alguma vinculada às entregas da unidade. Neste caso, em que pese ser incluído no dimensionamento da unidade e, portanto, figurar nos relatórios complementares gerados pelo Sistema de Dimensionamento de Pessoas (Sisdip), sua carga horária não interfere nas estimativas do modelo de DFT.

O indicador de ausências que impactam na produtividade consiste no percentual das horas que não foram trabalhadas em razão do registro de ausências programadas (feriados, treinamentos e férias, entre outras) ou não programadas (licenças médicas, licença capacitação e licença para tratar de interesses particulares, entre outras). As ausências são inseridas no Sistema de Dimensionamento de Pessoas (Sisdip), por meio de importação de dados do Sistema Integrado de Administração de Pessoal (Siape).

Não, o indicador de ausências que impactam a produtividade representa o total de horas de ausências em relação ao total de horas da jornada típica de trabalho de uma unidade, sem considerar o Índice de Tempo Produtivo (ITP).

Consiste no somatório da carga horária de todos os servidores que compõem a unidade organizacional dimensionada, após a dedução do percentual de tempo não produtivo. Representa, portanto, o total de horas da equipe que foi efetivamente empregado na realização das entregas concluídas no período selecionado para o dimensionamento.

Sim, por considerar as horas da equipe que estão efetivamente disponíveis à realização de atividades relacionadas às entregas, o indicador de capacidade produtiva leva em conta o Índice de Tempo Produtivo, descontando o tempo não produtivo da equipe em dado período.  

As entregas que demandaram mais esforços são aquelas que requerem mais horas de trabalho da equipe de uma unidade organizacional. São apuradas a partir dos esforços declarados pelos servidores.

O indicador de capacidade produtiva apresenta o percentual da carga horária total da equipe que foi efetivamente empregada na realização de atividades necessárias à conclusão de entregas da unidade organizacional. É calculado considerando-se as deduções do tempo não produtivo e de todas as ausências (programadas e não programadas).

É a quantidade de horas que cada servidor, em uma dada unidade organizacional, aloca para atividades relacionadas a cada tipo de entrega. Consiste em um valor médio, pois na prática a distribuição do esforço de cada servidor tende a ser diferente. Representa, portanto, a distribuição do esforço de um servidor médio ou representativo da unidade organizacional.

O que é a média do esforço individual mensal por Entrega dado o índice de tempo produtivo?

A carga horária semanal média é a média aritmética simples das cargas horárias contratadas dos servidores que compõem uma unidade organizacional. 

A rotatividade de pessoal é a média dos indicadores mensais de rotatividade que, por seu turno, são calculados da seguinte forma: RP = [(D + I)] / T, para cada mês, em que I designa os ingressos, D designa os desligamentos e T designa o número de servidores lotados na unidade. Se a determinação de I e de D são incontroversas, pois consideram os ingressos e desligamentos que ocorreram dentro do mês, o T depende de convenção. No modelo de DFT o T é o número total de pessoas que esteve lotado na unidade em algum momento do mês. Assim, por exemplo, se o sistema registra 20 servidores lotados em uma unidade por qualquer período no mês de abril, sendo um ingressante no dia 6 de abril, um desligado no dia 9 de abril e outro desligado no dia 24 de abril, a Rotatividade de Pessoal é de 3∕20 = 0,15. 

Consiste em um indicador de complexidade dos diferentes tipos de entregas realizadas por uma unidade. Como a metodologia não avalia as atividades e os procedimentos de uma unidade, nem as características de seus colaboradores, o indicador de complexidade emprega a premissa de que entregas mais complexas demandam mais tempo para a sua conclusão. O indicador varia entre 0 (menor complexidade) e 10 (maior complexidade). Destaque-se que o indicador é uma medida relativa que compara unicamente as entregas de uma mesma unidade. 

Consiste no somatório dos resultados ou volume de todas as entregas de qualquer tipo concluídas, num dado período de tempo, por uma unidade organizacional. Não faz qualquer distinção entre entregas mais ou menos complexas. 

É o número de diferentes entregas e suas descrições, que estão sob responsabilidade da unidade organizacional. Consiste, portanto, na quantidade de entregas diferentes mapeadas na fase qualitativa de pesquisa e que são inseridas no sistema de DFT antes de se passar à fase de coleta quantitativa, independentemente de terem sido ou não registrados resultados em qualquer momento no período de dimensionamento. 

É a média aritmética simples da quantidade diária de resultados das entregas da unidade organizacional, sendo apurada por meio da divisão da quantidade de resultados das entregas registrada por uma unidade, num mês, pelo número de dias úteis do mês. Quanto ao número de dias úteis, se esta informação não estiver disponível no Sistema Integrado de Administração de Pessoal (Siape), ela deverá ser informada manualmente no Sistema de Dimensionamento de Pessoas (Sisdip).

Sim, o sistema considera horas extras sob o nome de horas adicionais de trabalho. Estas horas podem ser inseridas diretamente, a partir da integração de sistemas de gestão de pessoas do órgão ou manualmente. A forma de inserção será determinada pelo órgão, com base na sua política de horas excedentes à jornada regular e no desenvolvimento de seu sistema de gestão de pessoas.

O indicador de perda operacional média mede a capacidade operacional perdida por paralizações da unidade por motivos de força maior, tais como as causadas por incidentes diversos (falta de energia, de água, por exemplo, fechamento de vias de acesso, manifestações, por exemplo). Sendo assim, a perda operacional não é influenciada por ausências individuais, nem por feriados e/ou paralizações das atividades previstas no calendário típico do órgão.

O Índice de Cobertura Técnica de Segurança (ICTS) deve ser visto como um indicador de déficit eventual de pessoal resultante de ausências como férias, licenças e outros afastamentos. Se superior a 1, o ICTS indica que equipe da unidade se deparou com sobrecarga de trabalho para cobrir os afastamentos. O ICTS superior à unidade não indica automaticamente a necessidade de pessoal, pois está relacionado com os afastamentos e com o volume de entregas concluídas no período, aspectos que podem mudar no futuro. Assim, a análise desse índice deve ser feita observando-se as especificidades da unidade, tais como, o número e a distinção entre os tipos de entregas, o quantitativo e especialização dos servidores, a forma de organização e integração das atividades e processos da unidade, a capacidade de gestão de ausências programáveis e a expectativa futura acerca das demandas da unidade, entre outros.

O percentual de esforço é autodeclarado, ou seja, é informado pelo próprio servidor. Este dado pode ser questionado se os profissionais não preenchem o formulário de coleta de esforços com atenção. Neste sentido, pede-se que o gestor da unidade valide os dados preenchidos, solicitando sua revisão caso suspeite de preenchimento equivocado, sobretudo para períodos passados. Alternativamente, a unidade, ou mesmo o órgão, pode implementar alguma ferramenta para controle e memória destas informações que melhore a percepção individual de cada servidor.

Não. O sistema apresenta, para cada servidor, todas as entregas que ele pode ter realizado, conforme as unidades em que ele foi cadastrado como integrante. No caso de um servidor que atua em mais de uma unidade, o seu quantitativo de horas efetivamente trabalhado num mês será repartido entre as unidades conforme o somatório de seus esforços declarados para entregas de cada unidade. O sistema possui uma regra de negócio que não aceita o preenchimento de esforços cujo somatório, independentemente da unidade, seja superior a 100%. 

Não, necessariamente. Como a metodologia considera todos os servidores como substitutos entre si, o modelo de DFT admite grande flexibilidade na realização das atividades. Numa unidade em que os servidores são tipicamente especializados ou dedicados, o número superior de pessoas pode ter sido causado pela falta eventual de demandas específicas da unidade. A decisão sobre o que fazer em caso de um indicador ideal inferior ao atual deve ser feita após avaliação da administração do órgão considerando o contexto da unidade: número, sazonalidade e diferentes tipos de entregas, a qualificação de cada servidor, o grau de substituição entre os profissionais, situação de absenteísmo, além de possiblidades de reorganizações internas na forma de trabalho da unidade e da possibilidade de aposentadorias ou desligamentos por outros motivos.

Não, necessariamente. Considerando vários aspectos, tais como a possibilidade de substituição entre os servidores, a evolução da demanda da sociedade, a forma de organização do trabalho, níveis de absenteísmo, a qualificação dos colaboradores e a necessidade de ações organizacionais capazes de elevar a produtividade média dos servidores, induzindo aumento no número de entregas totais da equipe que supram a eventual estimativa de necessidade de mais colaboradores. Além disso, eventuais expectativas de reduções futuras nos números de entregas demandadas pela sociedade podem indicar seu atendimento sem a necessidade de novos colaboradores.

A metodologia referencial de DFT considera as horas efetivamente trabalhadas nas entregas de uma unidade e a quantidade daquelas entregas que foram concluídas em dado período. Com efeito, possui um mecanismo que permite ao gestor da unidade indicar todos os servidores do órgão, ainda que originariamente lotados em unidade distinta, que colaboraram com a unidade dimensionada em dado período. No caso de um servidor cedido para outra unidade, 100% do seu esforço deverá ser distribuído entre todas as entregas em que esteve envolvido, considerando todas as unidades em que atuou. Ao fazer isto, o dimensionamento da unidade originária desconsiderará as horas que o servidor trabalhou em outra unidade.  

O DFT considera as horas efetivamente trabalhadas nas entregas da unidade, independentemente da lotação do servidor. Assim, se um servidor lotado em uma unidade auxiliar na conclusão das entregas de outra unidade, tal fato deverá ser refletido na sua alocação de esforço e, portanto, a porção das horas que foi dedicada à outra unidade será de fato considerada no dimensionamento daquela unidade.  

No caso de um servidor que deixa a unidade durante um período de dimensionamento, suas horas de trabalho e seu esforço relativo ao período posterior à sua saída deixam de ser considerados para efeitos de dimensionamento.  No entanto, é necessário que este profissional preencha seu esforço nas entregas nas quais atuou no período anterior à sua saída. Da mesma forma, se um novo servidor passa a integrar a equipe, suas horas e seu esforço são considerados a partir do momento de sua integração. Isso acontece porque o esforço é registrado, a cada mês, no período dimensionado.

Os servidores inteiramente dedicados a atividades de apoio são tratados de forma distinta no cálculo do dimensionamento. No sistema, são cadastrados com o perfil de apoio exclusivo e não preencherão os questionários de esforço no DFT. Contudo, caso o servidor dedique parte de seu tempo de trabalho para atividades de apoio e atue diretamente na realização das entregas da unidade, responderá ao questionário de esforço normalmente. Com relação aos colaboradores terceirizados, deve-se analisar os casos especificamente, pois, para o cálculo do dimensionamento, é imprescindível informar os dados de pessoal. Caso o órgão disponha dessas informações, os terceirizados poderão ser considerados no cálculo. Esses deverão ser inseridos no sistema manualmente, pois não possuem cadastro no Sistema Integrado de Administração de Pessoal (Siape) e não são importados pela integração. 

A Lei nº 11.788, de 25 de setembro de 2008, define o estágio como o “ato educativo escolar supervisionado, desenvolvido no ambiente de trabalho, que visa à preparação para o trabalho produtivo do educando”. Ao visar o aprendizado de competências próprias da atividade profissional e à contextualização curricular, objetivando o desenvolvimento do educando para a vida cidadã e para o trabalho, o estagiário não deve realizar atividades relacionadas às entregas, mas acompanhar a realização daquelas atividades por um servidor. Desta forma, os estagiários não devem ser incluídos no dimensionamento da força de trabalho. 

Não. O modelo pressupõe que o perfil atual dos servidores da equipe é o ideal ou, pelo menos, o melhor possível, dadas as circunstâncias e conjunturas. Ao estimar o quantitativo ideal, o modelo indica o número de profissionais equivalentes ao servidor representativo da unidade, seja em temos de horas efetivamente trabalhadas, seja em temos de alocação de esforço. 

Não. O modelo não lida com informações qualitativas ou quantitativas acerca das condições físicas de trabalho. Contudo, o DFT envolve uma avaliação qualitativa dos resultados, momento em que se oportuniza a discussão de fatores que tenham eventualmente contribuído para determinado desfecho, incluindo o ambiente de trabalho. 

O modelo de DFT não avalia qualitativamente as atividades, produtos ou serviços de uma unidade. Contudo, calcula um indicador de complexidade das entregas, que se relaciona com o tempo médio necessário para sua conclusão. A premissa básica do indicador de complexidade é a de que entregas mais complexas demandam mais tempo para sua conclusão. A complexidade é medida como um indicador relativo que compara unicamente as entregas de uma mesma unidade. 

Sim. É possível até que um mesmo número de afastamentos dê origem a resultados distintos entre unidades diferentes. O mesmo é possível para uma mesma unidade em diferentes meses. Com respeito a áreas diferentes, este tipo de comparação deve ser evitado, pois cada unidade possui um rol distinto de entregas, assim como características típicas de seus colaboradores e formas de organização do trabalho e divisão de tarefas. No caso de resultados de uma unidade em diferentes meses, o impacto dos afastamentos no dimensionamento também pode ser distinto devido às diferenças no quantitativo de entregas de cada tipo concluídas em cada mês. Também vale lembrar que o afastamento de um ou mais servidores pode ter impacto diverso, a partir da diferença do esforço destes servidores em relação ao esforço médio dos demais servidores da unidade. 

Sim. No modelo de DFT, a capacidade produtiva é definida como a quantidade de horas dedicadas exclusivamente para a realização de atividades diretamente relacionadas às entregas da unidade. Desta forma, um aumento da quantidade de horas, mantendo-se constante o nível de absenteísmo, bem como o tempo de descanso e de intervalos durante a execução das tarefas, tem impacto proporcional na capacidade produtiva.

Não. A comparação entre a complexidade de diferentes tipos de entregas somente é possível para entregas realizadas por uma mesma unidade. Isto porque a complexidade é apurada a partir de dados que refletem especificidades de cada área, tais como número e carga horária média dos servidores, nível de absenteísmo, número de diferentes tipos de entrega na unidade e demanda por entregas que a sociedade coloca para a unidade. Além disso, como a complexidade medida se relaciona com o tempo necessário para a conclusão de uma entrega de cada tipo, sofre influência indireta de fatores que se distinguem entre as unidades, tais como a forma de divisão do trabalho, a especialização dos colaboradores, a disponibilidade e qualidade de recursos (tais como equipamentos de informática e bases de dados) e outros requisitos legais acerca de prazos. Assim, somente são comparáveis as complexidades de entregas sujeitas a estes mesmos fatores, ou seja, entregas realizadas por uma mesma unidade.

Sim. A metodologia do DFT possui uma funcionalidade para lidar com demandas reprimidas. Neste caso, elas são definidas como demandas iniciadas na unidade, antes do período dimensionado, e que devem ser concluídas durante o período dimensionado juntamente com as novas demandas. A existência de demanda reprimida pode levar à indicação de necessidade de aumento no quantitativo de servidores da unidade.

Sim. A metodologia do DFT possui uma funcionalidade para incorporar metas de produção. No DFT, uma meta de produção consiste no quantitativo de entregas que o gestor da unidade ou do órgão estabelece como um propósito para a equipe. Com efeito, a metodologia estima o quantitativo ideal de pessoal necessário para a realização de um volume de entregas, previamente definido para cada mês, no período dimensionado. 

Não. As estimativas de quantitativo ideal de servidores de uma unidade não são influenciadas diretamente pelo número de diferentes tipos de entregas que esta unidade tem sob sua responsabilidade. Ressalte-se, contudo, que os resultados de unidades com grande número de entregas devem ser analisados considerando-se eventuais efeitos na dispersão da alocação das pessoas, na complexidade das entregas e no perfil da equipe, entre outras variáveis. 

Do ponto de vista matemático, o modelo do DFT estima o quantitativo ideal de pessoas para unidades com dois ou mais servidores. Isto ocorre porque as equações do modelo não levam em consideração os efeitos da divisão do trabalho e da especialização dos servidores sobre o resultado da área. Isto somente é possível se houver mais de um servidor na unidade. Do ponto de vista estatístico, no sentido de se ter estimativas significativas, sugere-se não empregar o DFT para unidades muito pequenas. Se o organograma do órgão possui unidades muito pequenas, uma das conclusões do DFT para a gestão e o planejamento da força de trabalho pode ser a de uma reestruturação que defina unidades maiores, a partir da fusão de área responsáveis por entregas parecidas.