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Para realizar o Dimensionamento da Força de Trabalho é preciso ter mapeamento de processos?
Não há necessidade. O Sistema de Desenvolvimento de Pessoas (Sisdip) conta com banco de entregas com quase cinco mil atividades nas mais diversas áreas da Administração Pública Federal, o que potencializa a coleta qualitativa de dados no processo do DFT, possibilitando maior celeridade no levantamento das entregas da unidade. O banco de entregas é robusto e generalizável, extraído diretamente do Sisdip, atualizado em tempo real e ampliado sistematicamente. Ele é separado por categorias de serviços para facilitar a busca por entregas específicas, de acordo com a temática.
O meu órgão/entidade pode optar por contratar outra metodologia de DFT que não seja a referencial regulamentada pela Portaria SEDGG/ME Nº 7.888/2022?
De acordo com o Art. 14 da Portaria 7.888/2022 fica vedada a realização de despesas com a contratação de modelo relacionado ao processo de Dimensionamento da Força de Trabalho, o qual será disponibilizado gratuitamente pelo órgão central do Sipec.
O meu órgão/entidade é obrigado a aderir à metodologia do DFT disponibilizada pelo órgão central do Sipec?
Os órgãos e entidades do Sipec não são obrigados a usar o modelo disponibilizado pelo órgão central. No entanto, é importante para o desenvolvimento de políticas mais efetivas de gestão de pessoas que as informações da força de trabalho estejam uniformizadas.
Além disso, a adesão é fundamental e desejada, pois poderá colaborar para o aperfeiçoamento da metodologia referencial de DFT. Por fim, ressalta-se que o modelo e o sistema oferecidos são gratuitos e que a Portaria Nº 7.888/2022 veda despesas com a contratação de critérios, sistema, modelo referencial e demais procedimentos relativos ao DFT.
A Portaria nº 7.888/2022 trata da transferência, institucionalização e replicação do modelo referencial de DFT. Qual o significado de cada termo?
A transferência pode ser compreendida como a capacitação por parte do órgão central do Sipec ou escola de governo para a instituição solicitante, bem como a concessão de acesso ao Sisdip.
A institucionalização é a disseminação da prática contínua do dimensionamento, após transferência do modelo referencial, no âmbito da organização. Para auxiliar na institucionalização do DFT, sugere-se a criação de normativos internos e/ou a inclusão no planejamento estratégico do órgão ou entidade, no intuito de incentivar e regulamentar o uso do modelo referencial e do Sisdip. A título de contribuição, pode ser elaborado ato interno ou publicação de portaria, estabelecendo cronogramas de treinamento e execução, nomeando atribuições e responsabilidades para replicação do DFT na instituição. Outra prática que pode contribuir com a institucionalização do DFT, é a criação, na estrutura formal do órgão ou entidade, de unidade responsável pelo dimensionamento, com o objetivo de disseminar o modelo referencial e o Sisdip.
A disseminação, por sua vez, é execução interna do DFT no órgão ou entidade, após a transferência do modelo referencial e do Sisdip pelo Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI) ou Escola Nacional de Administração Pública (Enap). Sugere-se a revisão dos dimensionamentos realizados quando houver alteração de estruturas organizacionais; ampliação, redução e/ou revisão das competências regimentais; e modernização e/ou automação de processos de trabalho que impactem nas entregas e no quantitativo da força de trabalho.
Como e com qual periodicidade deve ocorrer o DFT no meu órgão/entidade?
O DFT, como instrumento de gestão de pessoas, deve ocorrer de forma contínua, a fim de manter os dados atualizados e condizentes com a realidade recente da instituição. Os prazos referidos devem ser definidos pelo órgão/entidade, mediante análise do contexto. Quanto à periodicidade da replicação do DFT na instituição, como um todo, deverá ser de, no máximo, 24 meses, a contar do último dia do período dimensionado. O período a ser dimensionado, que corresponde ao intervalo de tempo para levantamento dos dados é de, no mínimo, três e, no máximo, de doze meses. Quanto mais vezes o DFT for gerado no órgão ou entidade, mais fidedigno será o resultado e maior será a qualidade dos dados coletados.
Nas unidades organizacionais, a escolha do período a ser dimensionado deve ser feita com cuidado para que compreenda o maior número possível de atividades, contemplando as variações das demandas e processos mais críticos que exigem maior concentração de esforço e outros fatores que façam elevar ou atenuar o volume de trabalho. Neste contexto, o modelo referencial de DFT estabelece intervalo de, no mínimo, três meses e, no máximo, doze meses, iniciados e finalizados dentro de um mesmo ano.
Deve-se considerar, em regra, o mesmo período para todas as unidades dimensionadas, a fim de se permitir a comparação e a consolidação dos resultados.