Orientações Técnicas

Publicado em 09/05/2016 10h02 Atualizado em 10/07/2019 09h46

1 - Arquivos digitalizados

Todos os documentos que compõem o assentamento funcional físico deverão constituir o AFD, devendo ser digitalizados os com suporte em papel e convertidos os arquivos já digitais, microfilmes, ou equivalentes para um ou mais arquivos digitais com as seguintes especificações:

Formato: Portable Document Format - PDF/A (padrão ISO para PDF/A-1b),
Tamanho: A4,
Resolução: 300 dpi,
Escala: 1:1,
Cor: Modo tons de cinza, 8 bits,
Compressão: sem perdas.

Os arquivos deverão ser digitalizados com o reconhecimento ótico de caracteres (OCR) e assinados por meio de certificação digital no padrão ICP - Brasil.

2 - Equipamentos de digitalização (Scanners)

Como sugestão para adoção dos órgãos foram definidas especificações técnicas de dois tipos de equipamentos: Tipo I, a ser utilizado na rotina de produção diária das pastas funcionais digitais e Tipo II, para a digitalização do legado dos assentamentos funcionais físicos do órgão, em conformidade com a Portaria SLTI/MP nº 86, de 24 de setembro de 2014.

Scanner Tipo I - Departamental / Produção Diária

Características	Recomendado para baixo ou médio volume de trabalho diário.
Modo De Digitalização	Operar automaticamente no modo simplex ou duplex (frente e verso) com leitura simultânea dos dois lados; Suportar múltiplas páginas.
Velocidade De Digitalização	Velocidade de digitalização mínima de 30 ppm no modo simplex(a 200 dpi), para papel A4, com alimentação em retrato; Velocidade de digitalização mínima de 60 ipm no modo duplex (frente e verso) (a 200 dpi), para papel A4, com alimentação em orientação retrato.
Alimentador	Possui alimentação automática de documentos (ADF), com capacidade de no mínimo 50 (cinquenta) folhas com 75-80 g/m2 e padrão mínimo A4. Possuir sensor de detecção de alimentação.
Resolução Ótica	Possuir resolução ótica de 300 dpi.
Escalas De Cor	Suportar no mínimo as seguintes escalas de cores: Colorido - 24 bits; e Monocromático - 1bit; e Tons de cinza - 8 bits.
Resolução De Saída	Possuir resolução mínima de 300 dpi.
Volume De Digitalização	Volume mínimo diário de processamento de 3.000 (três mil) páginas.
Fonte De Captura	Possuir software de captura com recurso de detecção automática de imagens e textos.
Software	Deve possuir software com função de recolhimento ótico de Caracteres (OCR), sem restrição de licença para uso.
Recursos De Imagem	Auto brilho; Correção automática de inclinação; Eliminação de bordas pretas; Rotação de imagem; Eliminação de página em branco; Detecção de fim de página.
Padrão De Mídia De Entrada	Suportar no mínimo os seguintes padrões: Gramatura: entre 60 g/m2 e 105 g/m2; Tamanho: Entre A5 e padrão Ofício, sendo imprescindível o formato A4.
Pacote De Drivers	Devem possuir suporte no mínimo aos drivers TWAIN e ISIS.
Formatos De Digitalização	Possuir no mínimo suporte aos padrões uma página e multipáginas nos formatos TIFF, JPEG e PDF (somente imagens e pesquisáveis)
Conectividade	Compatível no mínimo com USB 2.0, incluindo o cabo.
Requisitos Elétricos	Possuir fonte de alimentação de 100 ~ 240 VAC, 50/60 Hz automática. Possuir conformidade com o padrão Energy Star.
Sistema Operacional	Possuir compatibilidade com o Windows 7 (32 e 64 bits) para drivers e software.
Garantia De Suporte Técnico	Possuir garantia contra defeitos de fabricação e suporte técnico no período de 48 meses. O suporte técnico para os equipamentos deverá ser prestado preventiva e corretivamente on-site por profissionais especializados e deve incluir a manutenção e a substituição de equipamentos conforme requisitos mínimos de serviço definidos.
Idioma	Todo software, incluindo drivers, e os respectivos manuais deverão estar disponíveis em língua Portuguesa - Português do Brasil.
Atualização	Disponibilizar atualizações do software (correção e erros, firmware, novas funções) sempre que houver lançamentos de novas versões compatíveis com o equipamento no decorrer do prazo de garantia.
Segurança	Os equipamentos e produtos, nas suas condições de fabricação, operação, manutenção, configuração, funcionamento, alimentação e instalação, devem obedecer rigorosamente, no que for aplicável, às normas e recomendações em vigor, elaboradas pelos órgãos oficiais competentes ou entidades autônomas reconhecidas na área (ABNT, ANATEL, etc.) e aquelas entidades geradoras de padrões reconhecidas internacionalmente (ISSO, IEEE, EIA/TIA etc).
Padronização	Os equipamentos e o software fornecidos devem ser do mesmo fabricante ou compatível; os equipamentos deverão ser novos e estar na linha de produção do fabricante no momento da apresentação das propostas; os equipamentos deverão ser fornecidos com um conjunto completo de manuais originais necessários à instalação de equipamentos e seus componentes, confeccionados pelo fabricante, todos os requisitos de hardware, software e cabos, bem como seus acessórios.
Observações	Para scanner com conexão USB, é recomendável avaliar os requisitos do fabricante quanto à configuração mínima exigida da estação de trabalho a ser utilizada.

Scanner Tipo II - Alta Demanda / Digitalização do legado físico

Características	Recomendado para alto volume de trabalho diário, inclusive para digitalização do legado de pastas físicas.
Modo De Digitalização	Operar automaticamente no modo simplex ou duplex (frente e verso) com leitura simultânea dos dois lados; Suportar múltiplas páginas.
Velocidade de Digitalização	Velocidade de digitalização mínima de 50 ppm no modo simplex(a 200 dpi), para papel A4, com alimentação em retrato; Velocidade de digitalização mínima de 100 ipm no modo duplex (frente e verso) (a 200 dpi), para papel A4, com alimentação em orientação retrato.
Alimentador	Possui alimentação automática de documentos (ADF), com capacidade de no mínimo 250 (duzentas e cinquenta) folhas com 75-80 g/m2 e padrão mínimo A4. Possuir sensor de detecção de alimentação.
Resolução Ótica	Possuir resolução ótica de 300 dpi.
Escalas De Cor	Suportar no mínimo as seguintes escalas de cores: Colorido - 24 bits; e Monocromático - 1bit; e Tons de cinza - 8 bits.
Resolução De Saída	Possuir resolução mínima de 300 dpi.
Volume De Digitalização	Volume mínimo diário de processamento de 5.000 (cinco mil) páginas.
Fonte De Captura	Possuir software de captura com recurso de detecção automática de imagens e textos.
Software	Deve possuir software com função de recolhimento ótico de Caracteres (OCR), sem restrição de licença para uso.
Recursos De Imagem	Auto brilho; Correção automática de inclinação; Eliminação de bordas pretas; Rotação de imagem; Eliminação de página em branco; Detecção de fim de página.
Padrão De Mídia De Entrada	Suportar no mínimo os seguintes padrões: Gramatura: entre 60 g/m2 e 105 g/m2; Tamanho: Entre A5 e padrão Ofício, sendo imprescindível o formato A4.
Pacote De Drivers	Devem possuir suporte no mínimo aos drivers TWAIN e ISIS.
Formatos De Digitalização	Possuir no mínimo suporte aos padrões uma página e multipáginas nos formatos TIFF, JPEG e PDF (somente imagens e pesquisáveis)
Conectividade	Compatível no mínimo com USB 2.0 ou Ethernet 10/100 (compatível com TCP/IP).
Requisitos Elétricos	Possuir fonte de alimentação de 100 ~ 240 VAC, 50/60 Hz automática. Possuir conformidade com o padrão Energy Star.
Sistema Operacional	Possuir compatibilidade com o Windows 7 (32 e 64 bits) para drivers e software.
Garantia E Suporte Técnico	Possuir garantia contra defeitos de fabricação e suporte técnico no período de 48 meses. O suporte técnico para os equipamentos deverá ser prestado preventiva e corretivamente on-site por profissionais especializados e deve incluir a manutenção e a substituição de equipamentos conforme requisitos mínimos de serviço definidos.
Idioma	Todo software, incluindo drivers, e os respectivos manuais deverão estar disponíveis em língua Portuguesa - Português do Brasil.
Atualização	Disponibilizar atualização do software (correção e erros, firmware, novas funções) sempre que houver lançamento de novas versões compatíveis com o equipamento no decorrer do prazo de garantia.
Segurança	Os equipamentos e produtos, nas suas condições de fabricação, operação, manutenção, configuração, funcionamento, alimentação e instalação, devem obedecer rigorosamente, no que for aplicável, às normas e recomendações em vigor, elaboradas pelos órgãos oficiais competentes ou entidades autônomas reconhecidas na área (ABNT, ANATEL, etc.) e aquelas entidades geradoras de padrões reconhecidas internacionalmente (ISSO, IEEE, EIA/TIA etc).
Padronização	Os equipamentos e o software fornecidos devem ser do mesmo fabricante ou compatível; os equipamentos deverão ser novos e estar na linha de produção do fabricante no momento da apresentação das propostas; os equipamentos deverão ser fornecidos com um conjunto completo de manuais originais necessários à instalação de equipamentos e seus componentes, confeccionados pelo fabricante, todos os requisitos de hardware, software e cabos, bem como seus acessórios.
Observações	Para scanner com conexão USB, é recomendável avaliar os requisitos do fabricante quanto à configuração mínima exigida da estação de trabalho a ser utilizada.

3 - Processos de Trabalho

A digitalização dos assentamentos funcionais físicos e a sua transformação para o assentamento funcional digital deve ser realizada por meio do Sistema de Gestão de Serviços (SGAFD) e seguir a seguintes atividades conforme fluxo de atividades:

3.1 - Separação das pastas funcionais

A Unidade de Pagamento (UPAG) deverá selecionar as pastas funcionais que serão objeto de digitalização, retirar os documentos médicos, caso existam nas pastas, e realizar a inserção das sinaléticas das seções.

3.1.1. Gerar Termo de Entrega das pastas

Esta atividade deverá ser realizada gerando uma planilha com os dados das pastas funcionais que serão repassadas às empresas responsáveis pela digitalização. Esta planilha está disponível na aba de documentos.

3.1.2. Antes do início do processo de higienização a empresa contratada deverá receber as pastas funcionais, conferindo com os dados da Planilha de entrega das pastas.

3.2 - Higienização das pastas funcionais

3.2.1. A atividade de higienização básica que será realizada pela empresa contratada consiste em:

Desdobrar e planificar os documentos;
Retirar clipes, grampos e outros prendedores;
Remover poeira, fitas adesivas e outras sujidades superficiais prejudiciais à clareza da captura das informações durante a atividade de digitalização.

3.3- Digitalização

3.3.1. A digitalização consiste na captura da imagem (representante digital) e deverá ser realizada com o objetivo de garantir o máximo de fidelidade com o documento original, levando em consideração as características físicas, estado de conservação.

3.3.2. Para a execução da digitalização o scanner deve ser configurado para o reconhecimento automático de caracteres (OCR), ou um software desta natureza deve ser aplicado posteriormente como complemento da digitalização.

O processo de digitalização deverá:

Ajustar o ângulo para melhoria de imagem;
Solidificar e eliminar fundo e ruídos;
Melhorar ou eliminar linhas verticais e horizontais para, por exemplo, ser utilizado em reconhecimento em formulários que possuem separadores de campos;
Ajustar a orientação do documento, como giro na imagem;
Remover páginas em branco, preferencialmente;
Processar documentos em formato retrato e paisagem.

3.3.3. Os documentos que possuem informações referentes a despachos e anotações no verso das páginas devem ser digitalizados em frente e verso e as páginas em branco deverão ser eliminadas.

3.3.4. Se presentes nos assentamentos físicos arquivos já digitais, microfilmados ou equivalentes, será necessária a conversão destes para arquivos no formato PDF/A com OCR.

3.3.5. O registro dos documentos e de seus metadados será realizado no SIGEPE-AFD, incluindo a classificação adequada do tipo de documento e demais atributos.

3.3.6. As pastas funcionais físicas deverão ser remontadas e devolvidas às UPAGs assim como foram entregues.

3.3.7. A empresa deverá utilizar o contador do scanner para contar quantas folhas frente e quantas folhas com verso para cada seção, e emitir o Relatório de Contagem Eletrônica de folhas para a UPAG.

3.3.7. O processo é encerrado com a publicação do documento digitalizado e assinado com o certificado digital.

3.4 - Legado

O legado deverá ser digitalizado e disponibilizado no AFD na seguinte estrutura:
I - Seção 1 - composta da documentação referente à Provisão da Força de Trabalho, Gestão do Desenvolvimento de Pessoas, Compensações, Gestão de Desempenho e Evolução Funcional;
II - Seção 2 - composta de toda a documentação relacionada à aposentadoria, caso exista;
III - Seção 3 - composta de toda a documentação relacionada à pensão e vinculada à matrícula do instituidor, caso exista.
Para cada seção a UPAG deverá colocar um separador (sinalética) indicador do início da seção disponível no anexo da Portaria Normativa nº 09 de 01/08/2018;

3.5 - Geração do Romaneio

3.5.1. A UPAG deverá gerar o Romaneio no Sistema de Gestão de Serviços - SGS de acordo com o relatório de contagem de folhas entregue pela empresa, devendo realizar uma primeira conferência com os arquivos digitais gerados.

3.6 - Declaração de Conclusão da Digitalização

3.6.1. A UPAG deverá preencher a declaração de conclusão da digitalização com os dados das pastas funcionais e entregar à empresa contratada para que a mesma digitalize a declaração e insira a mesma no arquivo digital do servidor.