Guia do Líder de Programa
Publicado em
05/07/2021 16h58
Atualizado em
13/09/2023 13h53
O LÍDER DE PROGRAMA é indicado pela organização para liderar uma equipe e gerenciar uma carteira de projetos, com o objetivo de atingir ou exceder as necessidades e expectativas de uma estratégia da organização.
Cabe aos Líderes de Programa:
- Estruturar o programa estratégico de acordo com a metodologia estabelecida pelo PMO corporativo;
- propor a carteira de projetos do programa, suficiente para alcançar os objetivos e metas, em articulação com as unidades do Ministério e de suas entidades vinculadas;
- articular a estruturação dos projetos da carteira junto aos gerentes de projeto das unidades do Ministério e das entidades vinculadas, quando cabível, respeitando a autonomia regulamentar dessas últimas;
- realizar reuniões periódicas de monitoramento da carteira de projetos com os respectivos gerentes de projeto para corrigir desvios, gerenciar riscos e aumentar suas chances de sucesso;
- participar das reuniões de monitoramento dos programas sob sua responsabilidade, coordenadas pelo PMO corporativo;
- fazer, mensalmente, nos prazos definidos pelo PMO corporativo, a análise crítica do desempenho de seu Programa e atuar nos encaminhamentos sob sua responsabilidade definidos nessas reuniões;
- deliberar sobre riscos e entraves estratégicos levados à sua alçada de decisão e subir aos níveis superiores àqueles que superem sua alçada.
Os líderes de programa são preferencialmente ocupantes de cargos de nível DAS-5 e ter atuação como executivos de Estado, focados em entregar as metas definidas nos Programas.
Estruturação dos Programas
Os Programas Estratégicos do Ministério devem ter no mínimo, 5 elementos:
- Objetivo(s)
- Indicador(es) para aferição desse(s) objetivo(s)
- Meta(s) de resultado
- Carteira de Projetos
- Gerentes de Projetos designados
Os indicadores dos programas devem refletir seu resultado e as metas devem ser alinhadas com as entregas externalizadas pelo Ministério.
Monitoramento do Portfolio Estratégico
- O Rito de Monitoramento do Portfolio Estratégico é descrito na figura seguinte:
Gestão dos Programa Estratégicos
- Os elementos de avaliação constante do Líder de Programa, recomendados pelo Escritório de Projetos, são os seguintes:
- Perspectiva de alcance das metas pactuadas;
- Desempenho dos Projetos;
- Gestão das Entregas Estratégicas;
- Gestão de Riscos e Entraves relevantes que possam prejudicar o alcance das metas;
- Gerenciamento dos encaminhamentos associados ao programa registrados em RAE's, reuniões de monitoramento ou aquelas associadas a Problemas e Riscos.
Abaixo, seguem orientações do Escritório de Projetos Corporativo quanto aos procedimentos decorrentes dessa gestão:
Atualização de medição dos indicadores dos Programas
- Manter os indicadores do Programa atualizados, mostram o caminho no alcance dos resultados desejados.
- Mensalmente o Líder do Programa deverá encaminhar e-mail ao Escritório de Projetos (gestaoestrategica@infraestura.gov.br) indicando os indicadores, mês de medição e valores medidos.
- O Escritório de Projetos providenciará a inserção da medições no Project.
Proposição de novas metas ou alteração das metas existentes
- Havendo constatação de que as metas do Programa estão inadequadas, o Líder do Programa deverá formalizar ao Escritório de Projetos o pedido de alteração das metas, conforme template.
- Na formalização deverão constar o nome dos indicadores, meta a ser criada ou alterada com as respectivas justificativas.
- Essa proposição será analisada nas "Reuniões Colegiadas".
Consultar o desempenho dos Projetos da Carteira do Programa
- Acessar aqui o Painel da RAE;
- Abrir o painel de Execução de Projetos (4ª ícone da esquerda para a direita, na parte superior do painel);
- Nesse local vc poderá consultar para cada projeto as seguintes informações:
- Nome do projeto;
- Gerente;
- Patrocinador;
- Situação;
- % realizado;
- % planejado;
- Farol de status; e
- Link para a análise crítica do projeto;
- Clicando sobre o projeto de interesse, serão exibidas no quadro inferior do painel as entregas estratégicas marcadas no cronograma do projeto, contendo:
- Título da Entrega;
- Previsão;
- Data realizada;
- Linha de Base;
- Dias de atraso pela linha de base; e
- Farol de status.
Consultar as entregas estratégicas do Programa
- Acessar aqui o Painel de Entregas Estratégicas;
- Clique no ícone de Filtros, na parte inferior esquerda do painel;
- Abrirá uma janela de campos de filtro:
- No campo "Programa", marque o Programa desejado;
- Verifique outros filtros de interesse nessa janela;
- Na parte de baixo da janela de campos de filtro, clique em "Fechar";
- No painel "Home", você encontrará:
- na parte superior, as principais estatísticas de entregas do ano, inclusive a quantidade atrasada;
- na parte superior direita, um mapa de calor que demonstra os estados da federação com mais entregas;
- na parte inferior, o perfil das entregas por mês, modo e departamento responsável;
- na parte inferior esquerda, um quadro com a relação de entregas;
- clicando no símbolo "+" na parte superior direita do quadro, é possível expandi-lo.
- No quadro expandido, você poderá avaliar várias informações sobre a entrega, como o Projeto ao qual ela está vinculada, as datas, o Gerente de Projeto e o link para as análises críticas do projeto.
Consultar e atualizar os Riscos do Programa
- Acessar o registro de Riscos da EGP, clique aqui;
- Filtre o Programa desejado na coluna "Programa":
- clicar no cabeçalho dessa coluna,
- selecionar "Filtrar por";
- selecionar o respectivo Programa; e
- clicar no botão "Aplicar" na parte inferior direita da tela
- Para ver os riscos em tratamento, selecionar os riscos tratados na última reunião de monitoramento, da seguinte forma:
- clicar no cabeçalho da coluna "Data da Reunião";
- selecionar "Filtrar por";
- selecionar a data da reunião mais recente; e
- clicar no botão "Aplicar" na parte inferior direita da tela
- Feito isso, você verá a relação de riscos em tratamento registrados para o Programa.
- Para atualizar as informações, recomenda-se enviar as informações ao Escritório de Projetos para atualização na plataforma.
Consultar e atualizar os Entraves do Programa
- Acessar o registro de Problemas da EGP, clique aqui;
- Filtre o Programa desejado na coluna "Programa":
- clicar no cabeçalho dessa coluna,
- selecionar "Filtrar por";
- selecionar o respectivo Programa; e
- clicar no botão "Aplicar" na parte inferior direita da tela
- Para ver os problemas em tratamento, selecionar os problemas tratados na última reunião de monitoramento, da seguinte forma:
- clicar no cabeçalho da coluna "Data da Reunião";
- selecionar "Filtrar por";
- selecionar a data da reunião mais recente; e
- clicar no botão "Aplicar" na parte inferior direita da tela
- Feito isso, você verá a relação de problemas em tratamento registrados para o Programa.
- Para atualizar as informações, recomenda-se enviar as informações ao Escritório de Projetos para atualização na plataforma.
Consultar e atualizar os encaminhamentos associados ao Programa
- Acessar o registro de Encaminhamentos da EGP, clique aqui;
- Filtre o Programa desejado na coluna "Programa":
- clicar no cabeçalho dessa coluna,
- selecionar "Filtrar por";
- selecionar o respectivo Programa; e
- clicar no botão "Aplicar" na parte inferior direita da tela
- Para ver os encaminhamentos em tratamento, selecionar os problemas tratados na última reunião de monitoramento, da seguinte forma:
- clicar no cabeçalho da coluna "Data da Reunião";
- selecionar "Filtrar por";
- selecionar a data da reunião mais recente; e
- clicar no botão "Aplicar" na parte inferior direita da tela
- Feito isso, você verá a relação de encaminhamentos em tratamento registrados para o Programa.
- Para atualizar as informações, recomenda-se enviar as informações ao Escritório de Projetos para atualização na plataforma.
Inserção da Análise Crítica de Programa
- Uma vez por mês, entre os dias 5 e 10 do mês seguinte, registrar a análise crítica do Programa baseado nas Análises Críticas dos Projetos Estratégicos do Programa, nas informações obtidas nas reuniões periódicas de monitoramento da carteira de projetos e sua percepção quanto ao andamento do Projeto.
- A Análise Crítica deverá ser inseria no Site de Escritório de Projetos podendo ser de duas formas:
- Acessando o link abaixo e acessando o ícone da Análise Crítica: https://minfraestrutura.sharepoint.com/sites/EGP
- Mensalmente o Escritório de Projetos encaminha ao Líder do Programa e a quem ele indicar um e-mail contendo o link para inserção da Análise Crítica.
- A Análise Crítica deve ser um texto analítico contendo:
- Avanços do período anterior
- Entraves ao alcance dos objetivos do projeto, bem como outras informações relevantes ao andamento do Programa
- Perspectivas para o próximo período
- Farol: Percepção do Líder quanto ao andamento do Programa e as perspectivas de .
- Para maiores detalhes sobre a inserção das informações podem ser obtidas no Tutorial em anexo: