Guia do Gerente de Projeto
Publicado em
30/07/2020 23h40
Atualizado em
13/09/2023 13h52
O GERENTE DE PROJETO é indicado pela organização para liderar a equipe responsável por alcançar os objetivos do projeto. Suas responsabilidades envolvem ações de planejamento, execução, acompanhamento e entrega do projeto.
Cabe aos Gerentes de Projeto:
- Atender às capacitações de gestão estratégica e de projetos;
- realizar a estruturação do projeto de acordo com a metodologia estabelecida pelo escritório de projetos;
- aprovar o plano de projeto junto ao patrocinador e ao líder do programa associado;
- atualizar, periodicamente, as informações requeridas no processo de monitoramento definido pelo PMO corporativo;
- prestar informações ao patrocinador do projeto e ao líder do programa associado;
- deliberar sobre risco e entraves estratégicos sob sua alçada de decisão e subir aos níveis superiores aqueles que superem sua alçada.
Ambiente de Monitoramento da Gestão Estratégica
- O ambiente utilizado pelo Minfra é composto de três elementos:
- Site da Central de Projetos e seus subsistes denominados site do Projeto
- Site do Escritório de Projetos
- Aplicativo desktop do MS-Project
- Para se ter acesso a Central de Projetos e ao Aplicativo MS-Project é necessário ter uma licença que deverá ser obtida em contato com a equipe do Escritório de Projetos. Para acesso ao Site do Escritório de Projetos basta acessar a URL e pedir liberação de acesso.
- Central de Projetos: https://minfraestrutura.sharepoint.com/sites/CentraldeProjetos/default.aspx
- Escritório de Projetos: https://minfraestrutura.sharepoint.com/sites/EGP
Ciclo de Vida dos Projetos
- O ciclo de vida dos projetos é composto pelas seguintes fases:
- Fase de Iniciação: é a fase inicial do projeto e tem como objetivo alinhar as expectativas das partes interessadas sobre o escopo e os objetivos do projeto;
- Planejamento: detalhamento do que será realizado, incluindo Termo de Abertura do Projeto (TAP), cronogramas, alocação de recursos envolvidos, custos etc;
- Fase de Execução: realização do planejado, com registro das informações de execução no Project;
- Fase de Monitoramento e Controle: acompanhamento e controle aquilo que está sendo realizado pelo projeto, de modo a propor ações corretivas e preventivas; e
- Fase de Encerramento: finalização de todas as entregas e atividades do projeto para terminar formalmente.
- O Gerente do Projeto deve atualizar as mudanças de fases do Projeto na Central de Projetos.
- A aprovação formal entre a fase de Planejamento e de Execução deve ser anexada aos documentos do site do Projeto.
Tutorial para atualização das fases do Projeto
Iniciando um Projeto
- Nesta fase serão produzidos os seguintes artefatos:
- CANVAS de Projeto: painel com blocos correlacionados que servem de insumo para a elaboração do Termo de Abertura do Projeto (TAP).
- Realize a construção do Canvas de forma colaborativa envolvendo os principais atores envolvidos no projeto. A sessão de elaboração do Canvas é uma excelente oportunidade para consolidação do entendimento sobre os principais elementos do projeto.
- Clique aqui e baixe o template do Canvas para preenchimento;
- Modelo de preenchimento
- Caso necessite, solicite o apoio do Escritório de Projetos para preenchê-lo adequadamente.
- Termo de Abertura do Projeto – TAP: documento que formalmente autoriza a existência de um projeto e fornece ao gerente do projeto a autoridade necessária para aplicar recursos organizacionais às atividades do projeto.
- Clique aqui e baixe o template do TAP, para preenchimento;
- A partir dos elementos discutidos no Canvas, preencha o template do TAP, detalhando os elementos previstos.
- CANVAS de Projeto: painel com blocos correlacionados que servem de insumo para a elaboração do Termo de Abertura do Projeto (TAP).
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O Gerente de Projetos deve submeter o TAP ao Líder do Programa e ao Patrocinador do Projeto para aprovação no caso de Projetos Estratégicos, e submeter ao Secretário, no caso de Projetos Setoriais.
-
A aprovação formal do TAP deverão ser incluídos no Project, no site do Projeto dentro da Central de Projetos, na área "Documentos".
Criação de novos Projetos
- Acessar a Central de Projetos e proceder conforme Tutorial para criação de novos Projetos;
- Após isso, inserir o Termo de Abertura no Site do Projeto, na área "Documentos".
- Para a inserção do cronograma, recomenda-se utilizar o aplicativo MS-Project instalado no desk top (sobre instalação do Project), uma vez que ele dispões de mais recursos e facilidade de uso do que a versão on-line.
- Após a conclusão das atualizações, o Projeto deverá ser sempre publicado na Central de Projetos, de forma que as alterações sejam visíveis nos Painéis de acompanhamento. Para publicar, proceder da seguinte forma:
- Acessar o menu "Arquivo" > "Informações";
- Clicar no botão "Publicar".
Conceitos Importantes
- Os cronogramas dos projetos são compostos por Etapas (em azul), atividades e entregas (em laranja).
- ETAPAS: são grandes agrupamentos lógicos de atividades e fazem parte do primeiro nível da Estrutura Analítica de Projetos (EAP);
- ATIVIDADES: são as ações necessárias para produzir os resultados ou entregáveis;
- ENTREGAS: são a materialização do resultado das ações. As entregas são registradas no cronograma com as seguintes características:
- A sua descrição é auto suficiente e deve expressa no particípio passado (Ex: Minuta de decreto de alteração da política XPTO elaborada)
- Elas possuem duração 0 (zero). Aparecem no gráfico de Gantt como um losango.
- Nesta fase de Planejamento, deverão ser produzidos os seguintes artefatos:
- Estrutura Analítica do Projeto - EAP: É a subdivisão das entregas do projeto em componentes menores e de gerenciamento mais fácil. Organiza todas as ações do projeto em um diagrama de forma a compreender todo o trabalho a ser desenvolvido.
- Cronograma do projeto: é uma representação de alto nível dos períodos de realização de cada ação e das datas de entrega de cada produto ou ponto de controle. Tutorial para inserção de Cronograma e Tutorial para criação da Equipe de Projeto Nota: As “Entregas Estratégicas” deverão ser marcadas no cronograma.
- Riscos do projeto: mapeamento dos riscos do projeto, bem como suas características (responsável, ações de mitigação e prazos) e devem ser registrados no site do Projeto.
- Plano de Gerenciamento do Projeto: Descreve como o projeto será executado, monitorado e controlado, e encerrado e anexado no site do Projeto na área de “Documentos”.
- Após esta fase, o Gerente de Projeto deve obter aprovação formal do Patrocinador do Projeto e do Líder do Programa e anexá-las ao site do Projeto na área de “Documentos”. Tutorial para marcação da Entregas Estratégicas
Execução do Projeto - Monitoramento e Controle
- O Gerenciamento do Projeto consiste das seguintes etapas:
- Realizar reuniões regularmente com a equipe do projeto, reportar ao Patrocinador do Projetos os principais entraves e riscos.
- Realizar avaliação e atualização do cronograma, inserindo o percentual executado de cada tarefa e fazendo a reprogramação de prazos quando necessário. Tutorial para atualização do cronograma
- Registrar os riscos e problemas, tão logo eles sejam identificados pela equipe de projetos.
- Uma vez por mês, entre os dias 25 e 5 do mês seguinte, registrar a análise crítica do Projeto. Tutorial para inserção de Análise Crítica de Projeto
Alteração da Linha de Base
- O Gerente do Projeto quando constatar a necessidade de alteração da Linha de Base do Projeto, deverá informar o Patrocinador do Projeto e Líder do Programa esta necessidade e obtendo sua aprovação deverá seguir o procedimento abaixo:
- Encaminhar e-mail ao Escritório de Projetos (gestaoestrategica@infraestrutura.gov.br), informando o nome do projeto, quais as entregas que estão sendo impactadas e justificativas para esta alteração. Lembrando que o cronograma deve estar atualizado em relação das datas de "Início" e "Término".
- O Escritório de Projetos irá avaliar os impactos das entregas, e não havendo impacto em Entregas Estratégicas fará atualização da Linha de Base. Em havendo impacto na Entregas Estratégicas o Escritório de Projetos pautará o assunto na próxima RAE ou Balanço Radar (o que estiver mais próximo).
- O assunto será tratado na plenária com duas possíveis decisão: aprovação da alteração da Linha de Base ou alternativas para manutenção do planejado.
- O Escritório de Projetos comunicará ao Gerente de Projetos a decisão da plenária.
Instalação do Project
- O Gerente de projetos deverá encaminhar e-mail para gestaoestratégica@infraestrutura.gov.br informando a necessidade e liberação de licença bem como quais serão os Projetos Estratégicos que serão gerenciados.
- De posse da licença, deverá abrir um chamado na Central de Serviços do MInfra solicitando a instalação do aplicativo na estação de trabalho do MInfra. Caso esteja em trabalho remoto deverá acessar o site da Microsoft http://portal.office.com/ e baixar o aplicativo em seu computador pessoal.
- Uma vez instalado o Aplicativo, realizar a conexão com a Central de Projetos do MInfra
- Para maiores detalhes seguir o procedimento descrito no “Tutorial para instalação do Project”.