INSTRUÇÃO NORMATIVA SUDENE Nº 7, DE 09 DE MAIO DE 2023
O SUPERINTENDENTE DA SUPERINTENDÊNCIA DO DESENVOLVIMENTO DO NORDESTE - SUDENE, no uso de suas atribuições e com fundamento no disposto no art. 16, incisos I, IV e VI, do Anexo I ao Decreto nº 11.056, de 29 de abril de 2022, e, ainda, considerando o disposto na Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021,
R E S O L V E:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º Dispor sobre a organização do processo, dos atos e procedimentos administrativos necessários às contratações diretas por dispensa ou inexigibilidade de licitação até os valores limites previstos no art. 75, incisos I e II, da Lei nº 14.133, de 2021, devidamente atualizados, no âmbito da Superintendência do Desenvolvimento do Nordeste - SUDENE.
Parágrafo único. As dispensas e inexigibilidades previstas no caput de natureza emergencial, justificadamente, poderão seguir rito distinto do estabelecido nesta Instrução Normativa.
Art. 2º Para efeitos desta Instrução Normativa, considera-se:
I - Agente de Requisição de Contratações: servidor público indicado para assumir as atribuições do setor na elaboração e instrução dos atos e procedimentos administrativos necessários à requisição de bens e serviços a serem adquiridos por contratação direta, nos termos desta Instrução Normativa;
II - Setor Requisitante Geral: área ou setor da Administração que possui a competência regimental para a requisição e gestão dos bens e serviços transversais ou necessários ao funcionamento da Instituição;
III - Setor Requisitante Específico: toda área ou setor que possui demanda específica de aquisição para viabilizar as suas ações, projetos e iniciativas; e
IV - Equipe Virtual de Requisição de Contratações: equipe responsável pelo acompanhamento, revisão e apoio na elaboração dos atos preparatórios para as contratações previstas nesta Instrução Normativa.
Art. 3º Compete ao Setor Requisitante Específico, nos termos do art. 2º desta Instrução Normativa, a elaboração e instrução de todos os atos e procedimentos para a requisição, recebimento e fiscalização dos bens e serviços de sua necessidade específica, ou sob sua competência, em especial:
I - Documento de Formalização da Demanda – DFD, no sistema de Planejamento e Gestão das Contratações - PGC, para a composição do Plano de Contratações Anual – PCA, em relação às demandas de contratação previsíveis para o exercício seguinte, conforme determina o art. 8ª do Decreto nº 10.947, de 25 de janeiro de 2022;
II - monitoramento dos prazos definidos no PGC para a abertura dos processos de contratação sob sua responsabilidade, nos termos do inciso I deste artigo;
III - Documento de Formalização da Demanda, para a abertura do processo de contratação específico;
IV - Pesquisa de Preços, com prazo de validade máximo de 06 (seis) meses, nos termos do inciso IV do § 1º do art. 23 da Lei nº 14.133, de 2021, em relação aos itens e quantitativos requisitados;
V - Termo de Referência, de acordo com os modelos disponibilizados pela Advocacia Geral da União - AGU, quando couber, contendo, no mínimo:
a) a especificação detalhada do bem ou serviço objeto da contratação que permita a definição de um padrão objetivo de qualidade e desempenho;
b) a unidade de medida e os quantitativos a serem adquiridos;
c) os prazos para a entrega dos bens ou para o início da execução do serviço;
d) o prazo de duração do contrato e se há a possibilidade de prorrogação, se for o caso;
e) o método de aferição e pagamento, se for o caso;
f) o custo estimado com base na Pesquisa de Preços;
g) a justificativa para a contratação; e
h) a disponibilidade orçamentária;
VI - análise de riscos para a gestão contratual quando da contratação de serviços ou entrega parcelada de bens cuja execução se prolongue por mais de 30 (trinta) dias corridos;
VII - atendimento de dúvidas técnicas em relação ao objeto a ser adquirido;
VIII - avaliação das propostas quanto ao atendimento dos requisitos técnicos e do padrão de desempenho e qualidade estabelecidos no Termo de Referência, quando necessário;
IX - contato com o fornecedor para o início da execução da contratação; e
X - recebimento do objeto e fiscalização da execução da contratação em relação aos prazos de entrega, requisitos e padrão de qualidade e desempenho estabelecidos no Termo de Referência.
Parágrafo único. Para a elaboração dos atos e procedimentos previstos neste artigo, deverão ser utilizados os modelos de atos e procedimentos disponibilizados pela Coordenação-Geral de Orçamento, Licitações e Finanças - CGLF ou pela Equipe Virtual de que trata o inciso IV do art. 2º desta Instrução Normativa, quando houver.
CAPÍTULO II
DO AGENTE DE REQUISIÇÃO DE CONTRATAÇÕES
Art. 4º Os Setores Requisitantes de bens e serviços deverão formalmente indicar 01 (um) ou mais servidores dos seus quadros para assumirem as atividades técnicas de requisição de bens e serviços do setor como Agentes de Requisição de Contratações.
§ 1º A indicação para a condição de Agente de Requisição de Contratações tem como objetivo fomentar uma maior especialização técnica do servidor, e é irrecusável, pois as atividades abrangidas na indicação são essenciais para o funcionamento do Setor e estão incluídas entre as atribuições ordinárias da equipe técnica.
§ 2º A indicação referida no caput deverá observar o princípio da segregação de funções, vedada a designação do mesmo agente público para atuação simultânea em funções mais suscetíveis a riscos, de modo a reduzir a possibilidade de ocultação de erros e de ocorrência de fraudes na respectiva contratação.
Art. 5º Os Agentes de Requisição de Contratações ficarão responsáveis pela elaboração e instrução dos atos e procedimentos previstos no art. 3º desta Instrução Normativa pertinentes ao seu respectivo setor, e ainda atuarão como seus representantes técnicos na Equipe de que trata o inciso IV do art. 2º desta Instrução Normativa.
§ 1º As atribuições do Agente de Requisição de Contratações serão exercidas em conjunto com as demais atribuições do servidor, conforme definido por sua chefia imediata.
§ 2º Os Setores Requisitantes poderão designar equipes de apoio aos Agentes de Requisição de Contratações em situações de maior demanda, ou para garantir o equilíbrio de suas cargas de trabalho em relação aos demais membros da equipe.
§ 3º Um Agente de Requisição de Contratações poderá assumir as demandas de aquisição de um outro setor, mediante acordo entre os setores envolvidos, quando:
I - o objeto a ser adquirido for de sua expertise técnica em razão de contratações previamente realizadas; ou
II - os setores requisitantes envolvidos possuírem baixa demanda de contratações e as necessidades de bens e serviços forem semelhantes.
Art. 6º Compete à chefia do Setor Requisitante competente avaliar e aprovar os atos e procedimentos elaborados por seus respectivos Agentes de Requisição de Contratações, previamente à sua tramitação.
Parágrafo único. Após a aprovação da chefia do setor requisitante, o processo deverá ser submetido à validação do Coordenador-Geral competente, ou equivalente, como condição para o seu prosseguimento.
Art. 7º A condição de Agente de Requisição de Contratações será registrada no histórico do servidor.
Parágrafo único. Anualmente, os Agentes de Requisição de Contratações que se destacarem no exercício das suas atividades serão agraciados com menção honrosa, devidamente registrada para todos os efeitos legais.
Art. 8º Os Agentes de Requisição de Contratações deverão frequentar um mínimo de 08 (oito) horas anuais de capacitação em cursos relativos a licitações e contratos.
Parágrafo único. Os Agentes de Requisição de Contratações que frequentarem um total igual ou superior a 40 (quarenta) horas de capacitação, nos termos do caput, serão agraciados com menção honrosa, devidamente registrada para todos os efeitos legais
CAPÍTULO III
DA EQUIPE VIRTUAL DE REQUISIÇÃO DE CONTRATAÇÕES
Art. 9º Fica instituída na SUDENE a Equipe Virtual de Requisição de Contratações – EVRC com os objetivos de:
I - servir como fórum virtual para compartilhar as experiências e o conhecimento técnico adquirido pelos Agentes de Requisição de Contratações;
II - uniformizar e padronizar atos, documentos e especificações dos objetos nos processos de contratação da SUDENE;
III - prestar apoio técnico aos Agentes de Requisição de Contratação na elaboração dos atos e procedimentos previstos no art. 3º desta Instrução Normativa; e
IV - realizar o monitoramento das contratações.
Art. 10. A Equipe Virtual de Requisição de Contratações será composta por todos os Agentes de Requisição de Contratações da SUDENE e um servidor indicado pela CGLF, o qual será responsável pela coordenação dos trabalhos da equipe.
§ 1º Portaria de Pessoal a ser editada pelo Superintendente designará o Coordenador da Equipe Virtual de Requisição de Contratações e indicará todos os Agentes de Requisição de Contratações da SUDENE.
§ 2º A Secretaria-Executiva da Equipe Virtual de Requisição de Contratações será exercida pela Coordenação-Geral de Orçamento, Licitações e Finanças - CGLF, que prestará o apoio institucional necessário ao funcionamento da Equipe, sendo responsável por:
I - organizar a pauta de cada reunião e encaminhá-la aos membros da Equipe Virtual de Requisição de Contratações;
II - fornecer apoio administrativo e logístico para as reuniões;
III - elaborar e publicar as atas e os relatórios de cada reunião; e
IV - divulgar as atividades e orientações indicadas pela Coordenador da Equipe Virtual.
Art. 11. A Equipe Virtual de Requisição de Contratações deverá manter fórum virtual para viabilizar o suporte técnico e a comunicação entre os membros da equipe.
§ 1º As reuniões ordinárias terão periodicidade trimestral, cuja realização será em data definida quando da convocação pelo membro Coordenador.
§ 2º As reuniões extraordinárias poderão ser propostas por qualquer um dos membros ao Coordenador da Equipe Virtual, a quem compete convocar as reuniões extraordinárias.
§ 3º O quórum para as reuniões será a maioria simples dos membros da Equipe Virtual de Requisição de Contratações e, para as deliberações, a maioria simples dos membros presentes.
§ 4º Em caso de empate, o Coordenador da Equipe Virtual, além do voto regular, terá o voto de qualidade.
§ 5º As reuniões poderão ocorrer presencialmente na sede da SUDENE, por meio de videoconferência ou de forma híbrida entre essas modalidades.
Art. 12. Os atos e documentos de requisição previstos no art. 3º desta Instrução Normativa deverão ser submetidos à revisão técnica da Equipe Virtual de Requisição de Contratações, previamente à sua tramitação.
Parágrafo único. A revisão prevista no caput poderá ser dispensada nos casos de atos e documentos similares a outros já submetidos a revisão, ou por decisão do coordenador da Equipe.
Art. 13. A revisão dos atos e documentos prevista no art. 12 será realizada por rodízio entre os membros da equipe, devendo o responsável designado assinar o ato ou documento na condição de revisor.
Parágrafo único. A ordem do rodízio para a revisão dos atos poderá ser alterada pelo Coordenador da Equipe Virtual.
Art. 14. Compete ao Coordenador da Equipe Virtual de Requisição de Contratações:
I - a definição e o acompanhamento da ordem do rodízio para a revisão dos atos e documentos;
II - a pactuação e o controle dos prazos para a revisão dos atos e documentos;
III - a identificação de casos e situações em que a revisão poderá ser dispensada;
IV - a distribuição e o monitoramento das atividades da equipe; e
V - o levantamento das necessidades de capacitação dos Agentes de Requisição de Contratações.
CAPÍTULO IV
DO PAINEL DE MONITORAMENTO DE CONTRATAÇÕES
Art. 15. A Equipe Virtual de Requisição de Contratações deverá instituir e manter painel de monitoramento dos processos de requisição de contratação da SUDENE, disponível para qualquer interessado.
Art. 16. O painel previsto no art. 15 deverá utilizar ferramenta virtual de gestão de projetos e tarefas e deverá observar a seguinte metodologia:
I - o Painel deverá conter campos específicos para identificar as seguintes informações:
a) setor requisitante;
b) áreas da instituição em que os processos de contratação poderão tramitar, nos termos do fluxo processual previsto no Anexo I; e
c) situação dos processos como concluídos, revogados ou anulados;
II - quando for iniciada uma nova demanda de contratação ou de elaboração de ato ou documento previsto no art. 3º desta Instrução Normativa, o setor responsável deverá inserir no Painel o conjunto de informações necessárias para o monitoramento dessa demanda;
III - o conjunto de informações previsto no inciso II deste artigo deverá conter:
a) resumo do objeto da contratação;
b) data de início da elaboração dos atos e documentos;
c) prazo previsto para conclusão dessas atividades;
d) número do processo no Sistema Eletrônico de Informações - SEI da SUDENE; e
e) nome do Agente de Requisição Responsável;
IV - sempre que o processo for movimentado para outro setor pelo SEI, o técnico responsável deverá atualizar as informações do Painel indicando o setor que recebeu o processo, a data da movimentação e o número SEI dos atos e documentos elaborados;
V - o setor que receber um processo de contratação deverá atualizar o Painel com as informações dos atos e procedimento que serão realizados pelo setor e os prazos previstos para a conclusão das atividades;
VI - quando o processo for concluído, o Painel deverá ser atualizado para demonstrar:
a) a situação do processo;
b) o nome da pessoa, física ou jurídica, contratada; e
c) o valor total do contrato;
VII - quando o processo for encerrado por revogação ou anulação, o Painel deverá ser atualizado para demonstrar as razões que levaram à revogação ou anulação da contratação; e
VIII - o Painel de monitoramento deverá ser atualizado, ainda, sempre que houver atraso ou alteração dos prazos previstos para a conclusão das atividades, com as respectivas justificativas.
Art. 17. Os Agentes de Requisição de Contratação deverão monitorar suas respectivas demandas de contratação no Painel de Monitoramento.
Parágrafo único. Sempre que for identificado o atraso na execução das atividades previstas e não for feita a atualização do Painel com a indicação dos motivos e a previsão de novos prazos, o Agente de Requisição de Contratação deverá solicitar ao setor competente a atualização do Painel, nos termos do art. 16, inciso VIII, desta Instrução Normativa.
CAPÍTULO V
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 18. Fica estabelecido o fluxo processual para as contratações por dispensa ou inexigibilidade de licitação até os valores limites previstos no art. 75, incisos I e II, da Lei nº 14.133, de 2021, devidamente atualizados, no âmbito da SUDENE, nos termos do Anexo I desta Instrução Normativa.
Art. 19. Fica instituída a Matriz de Responsabilidade na execução dos atos e procedimentos para as contratações por dispensa ou inexigibilidade de licitação até os valores limites previstos no art. 75, incisos I e II, da Lei nº 14.133, de 2021, devidamente atualizados, no âmbito da SUDENE, nos termos do Anexo II desta Instrução Normativa.
Art. 20. Esta Instrução Normativa entra em vigor em 1 de junho de 2023.
General Marco César de Moraes
Superintendente substituto