PORTARIA MGI Nº 2.178, DE 12 DE ABRIL DE 2024

Publicado no DOU em 15 de abril de 2024 (Link).

Institui a Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos do Centro de Serviços Compartilhados - Subsiga ColaboraGov.

A MINISTRA DE ESTADO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOS no uso da atribuição que lhe confere os incisos I, II e IV do parágrafo único do art. 87 da Constituição Federal, e tendo em vista o disposto no inciso V do caput e inciso IV do §1º do art. 5º e no art. 13 do Decreto nº 11.837, de 21 de dezembro de 2023, no Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, no Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, e de acordo com o que consta do Processo Administrativo 12600.102342/2023-88, resolve:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Esta Portaria institui a Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos do Centro de Serviços Compartilhados - Subsiga ColaboraGov.

Parágrafo único. A Subsiga ColaboraGov observará as orientações e demais atos praticados pelo Arquivo Nacional na qualidade órgão central do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos - Siga.

Art. 2º São objetivos da Subsiga ColaboraGov:

I - propor as modificações necessárias ao aprimoramento dos mecanismos de gestão de documentos e arquivos à Comissão de Coordenação do Siga, de modo a garantir a operacionalidade do ColaboraGov;

II - avaliar a aplicação das normas e seus resultados no âmbito dos órgãos solicitantes do ColaboraGov e propor os ajustes necessários, com vistas à modernização e ao aprimoramento do Siga; e

III - implementar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos e arquivos no âmbito do ColaboraGov.

CAPÍTULO II

SUBSIGA COLABORAGOV

Art. 3º A Subsiga ColaboraGov será composta por uma pessoa representante:

I - do órgão setorial executor do ColaboraGov, que o presidirá;

II - de cada um dos órgãos solicitantes do ColaboraGov; e

III - de cada um dos órgãos seccionais dos integrantes do ColaboraGov.

§ 1º Cada representante da Subsiga ColaboraGov terá uma suplência, que atuará na sua substituição em suas ausências e seus impedimentos.

§ 2º A pessoa representante de que trata o inciso I do caput será indicada pela autoridade máxima da Secretaria de Serviços Compartilhados do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.

§ 3º A pessoa representante do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, de que trata o inciso II do caput, será indicada pela autoridade máxima do Arquivo Nacional.

§ 4º As pessoas representantes dos demais órgãos de que trata o inciso II e dos órgãos de que trata o inciso III serão indicadas pelas autoridades máximas dos respectivos órgãos ou entidades.

Art. 4º As pessoas representantes e suas respectivas suplências da Subsiga ColaboraGov serão designadas por ato da autoridade máxima do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.

Art. 5º A participação de representantes na Subsiga ColaboraGov é considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.

Art. 6º À presidência da Subsiga ColaboraGov compete:

I - convocar representantes para a reunião ordinária ou extraordinária;

II - coordenar as reuniões e as ações da Subsiga ColaboraGov;

III - delegar responsabilidades e tarefas às pessoas representantes;

IV - mediar as discussões; e

V - convidar pessoas para colaboração eventual.

Art. 7º O órgão encarregado de prestar apoio administrativo à Subsiga ColaboraGov será a Diretoria de Administração e Logística da Secretaria de Serviços Compartilhados do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.

Art. 8º Às pessoas representantes dos órgãos integrantes do ColaboraGov compete:

I - atuar como ponto focal da Subsiga ColaboraGov no órgão;

II - atuar em parceria com o órgão setorial executor para cumprimento das competências da Subsiga ColaboraGov;

III - elaborar apresentações e relatórios referentes à gestão de documentos do órgão;

IV - dar conhecimento sobre as ações e as diretrizes da Subsiga ColaboraGov ao órgão e às entidades vinculadas, quando for necessário; e

V - exercer outras atividades solicitadas pela presidência.

Art. 9º Às pessoas representantes dos órgãos seccionais compete:

I - elaborar apresentações e relatórios referentes à gestão de documentos da órgão ou entidade;

II - dar conhecimento sobre as ações e as diretrizes da Subsiga ColaboraGov ao órgão ou entidade; e

III - outras atividades solicitadas pela presidência.

Art. 10. A Subsiga ColaboraGov se reunirá em caráter ordinário, semestralmente ou, em caráter extraordinário, mediante convocação da presidência ou por solicitação de dois terços de representantes.

Parágrafo único. O quórum de reunião da Subsiga ColaboraGov é de um terço da sua composição e o quórum de aprovação é de maioria simples.

Art. 11. As reuniões ordinárias serão convocadas pela presidência da Subsiga ColaboraGov.

Parágrafo único. A convocação deverá conter a pauta de reunião que será encaminhada com antecedência mínima de cinco dias úteis.

Art. 12. As reuniões extraordinárias serão convocadas com antecedência mínima de dois dias úteis, quando se tratar de tema urgente.

Parágrafo único. A presidência poderá convocar reunião extraordinária com um ou mais órgãos integrantes da Subsiga ColaboraGov sempre que for necessário tratar de tema específico.

CAPÍTULO III

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 13. Os casos omissos são dirimidos pela Secretaria de Serviços Compartilhados do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, que poderá expedir normas complementares para a execução desta Portaria, bem como disponibilizar informações adicionais em meio eletrônico.

Art. 14. Ficam revogadas:

I - Portaria ME nº 248, de 16 de junho de 2020;

II - Portaria ME nº 5.732, de 28 de junho de 2022; e

III - Portaria ME nº 11.815, de 11 de outubro de 2022.

Art. 15. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ESTHER DWECK