Na Receita Federal, os serviços solicitados via processo normalmente envolvem três tipos de documentos, que precisam ser anexados ao processo:

• Pedido: alguns serviços possuem formulários próprios e outros não. Para aqueles em que não há formulário próprio, você deve escrever a sua solicitação em uma petição livre (sem formato específico).
• Identificação: são os documentos de identidade oficiais e os documentos de representação. Eles são essenciais para demonstrar que é você quem tem direito de pedir aquele serviço ou está representando quem tem o direito (comprova legitimidade).
• Comprovantes (documentos comprobatórios): se o serviço que você deseja depende da comprovação de algum fato, você também deve juntar documentos comprobatórios que fundamentam ou justificam o que você está pedindo à Receita Federal. Por exemplo, para solicitar a liberação de uma certidão de regularidade fiscal, você precisa comprovar que a pendência que impede a emissão foi  resolvida (já pagou a dívida, possui medida judicial etc.).

Documentos de representação

São considerados válidos os seguintes documentos de representação:

Para representar outra pessoa

• Procuração pública ou privada com poderes para representar a pessoa na Receita Federal;
• Documento oficial de identidade do representado (não é necessário se a procuração estiver assinada com firma reconhecida).
• Documento oficial de identidade do representante.

Para confessar dívidas, parcelar ou obter senha de autoatendimento previdenciário, a procuração deve ter poderes específicos para estes serviços.
Para assinar a solicitação de procuração digital para acessar o e-CAC, a procuração deve ser pública e ter poderes específicos para este serviço.
Se o representado se enquadrar em uma das situações abaixo, os documentos relativos a situação específica também devem acompanhar.

Para representar menor de idade ou incapaz

• Documento oficial de identidade do menor ou incapaz;
• Documento oficial de identidade do representante (quem solicita o serviço); e
• Termo judicial de guarda, tutoria ou curadoria, conforme a situação (menor ou incapaz).

O termo de guarda não é necessário para pais que constam no documento do menor.

Para representar pessoa falecida

• Certidão de óbito;
• Termo de nomeação de inventariante ou escritura pública de inventário extrajudicial com nomeação de representante, se for o caso;
• Documento oficial de identidade do sucessor ou representante (quem solicita o serviço).

Para representar uma pessoa jurídica

• Documento de constituição da pessoa jurídica, com as respectivas alterações que permitam identificar os responsáveis pela gestão (exemplos: contrato social e alterações, estatuto e ata ou termo de posse, requerimento de empresário, convenção do condomínio e ata de posse etc.); e
• Documento oficial de identidade do representante (quem solicita o serviço);

Validade dos documentos

Fique atento às regras de validade dos documentos, procurações e assinaturas.

• Você não precisa juntar o seu documento de identidade (quem solicita) se os documentos forem assinados digitalmente no e-CAC;
• Você não precisa juntar outra forma de procuração se estiver usando uma procuração digital no e-CAC;
• Se, em situação de exceção, os documentos forem entregues em papel, em uma unidade de atendimento, eles devem ser vias originais ou cópias autenticadas.