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Receita Federal é destaque em evento promovido pelo Arquivo Nacional
Entre os dias 21 e 23 de maio, o Arquivo Nacional promoveu, na cidade do Rio de Janeiro, o evento Oficina de Avaliação de Documentos, voltado para a capacitação de presidentes de Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD) da Administração Pública Federal.
Na ocasião, a Receita Federal, representada pela Coordenação-Geral de Programação e Logística (Copol), foi destaque como exemplo de sucesso na aplicação dos instrumentos de gestão de documentos. A Receita Federal teve o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às suas atividades finalísticas aprovados em novembro de 2014.
De 2015 a 2017, a Instituição foi o órgão que gerou o maior número de Listagens de Eliminação de Documentos (LED), de acordo com o Arquivo Nacional. Nesse período, a aplicação dos instrumentos de gestão de documentos pelas diversas unidades da Receita Federal apresentou os seguintes produtos:
| Anos |
Número de Listagens de Eliminação de Documentos autorizadas pela Direção Geral do Arquivo Nacional | Mensuração Total |
|---|---|---|
| 2015 | 27 | 2.445,78 |
| 2016 | 59 | 4.154,99 |
| 2017 | 58 | 5.123,12 |
| 2015 - 2017 | 144 | 11.723,89 metros lineares |
O resultado obtido foi fruto da atuação conjunta da CPAD – Receita Federal e das equipes das Subcomissões de Avaliação de Documentos (SCAD) das regiões fiscais.
A Gestão Documental na Receita Federal
No de 11 de novembro de 2014 foi publicada a Portaria nº 221, de 10 de novembro, na qual o Diretor-Geral do Arquivo Nacional aprovou oficialmente o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos das atividades-fim da Receita Federal.
A Tabela de Temporalidade – TTD e o Código de Classificação - CCD são instrumentos de gestão documental. O Código de Classificação permite a correta classificação e organização do acervo documental e com a Tabela de Temporalidade podemos verificar o período durante o qual um determinado documento deve permanecer no arquivo corrente, no arquivo intermediário e qual sua destinação final: eliminação ou guarda permanente.
Existem dois tipos de tabela de temporalidade: as de atividade-meio e as de atividade-fim. A primeira é aplicável a todo o Poder Executivo Federal, foi elaborada pelo Arquivo Nacional e aprovada pelo Conarq – Conselho Nacional de Arquivos e pode ser consultada neste link. Já a segunda, deve ser elaborada pelo respectivo Órgão e aprovada pelo Arquivo Nacional. O referido instrumento é uma vitória da nossa instituição. Foi o quarto órgão da Administração Pública Federal a obter a tabela de temporalidade de atividades-fim.
Com a publicação da referida Portaria, a aplicação do CCD e da TTD na gestão documental passa a ser obrigatória, possibilitando a classificação e destinação adequada dos documentos específicos e peculiares à Receita Federal, nas áreas de arrecadação, tributação, fiscalização e aduana, processuais e não-processuais, em papel ou em meio digital.