Registro do Resultado da Autoavaliação

O registro do resultado da autoavaliação deve ocorrer posteriormente à criação do requerimento e sua respectiva atribuição da numeração. Abaixo, há perguntas comumente suscitadas pelos intervenientes requerentes da certificação OEA:

O que é a autoavaliação?

Segundo o art. 17 da IN RFB nº 2.154/2023, a autoavaliação é o processo no qual o interveniente requerente da certificação OEA verifica:

• a adequação de suas políticas e procedimentos internos aos objetivos dos critérios do Programa OEA; e
• o atendimento dos requisitos estabelecidos em ato normativo expedido pela Coana.

O processo de autoavaliação deverá ser realizado pelo interveniente previamente à formalização do requerimento da certificação e após a certificação, anualmente ou em período inferior, caso as circunstâncias o exijam.

Qual o objetivo da autoavaliação?

O objetivo da autoavaliação é auxiliar o interveniente requerente da certificação OEA a identificar os riscos a que suas políticas e procedimentos internos estão sujeitos, promover suas adequações com o fim de que atendam aos requisitos do Programa OEA.

Onde são inseridos os registros da autoavaliação?

Os registros da autoavaliação são inseridos no Questionário de Autoavaliação (QAA), ferramenta contida no Sistema OEA, no âmbito do Portal Único Siscomex. 

Acesse: https://portalunico.siscomex.gov.br/portal/

Quem pode inserir os registros da autoavaliação no Sistema OEA?

Tanto o Responsável Legal, quanto os Pontos de Contato por ele registrados, podem fazer os registros da autoavaliação no Sistema OEA. Essas pessoas devem fazer o login por meio das respectivas opções "Responsável Legal" ou "Ponto de Contato", conforme demonstrado abaixo.

O acesso deve ocorrer mediante certificado digital do tipo e-CPF.

Na primeira tela, no canto superior direito, existe o campo para ser realizada a contextualização (apontamento do CNPJ para quem se deseja atuar), demonstrado na figura abaixo:

O Responsável Legal ou o Ponto de Contato devem digitar no “XXX” nesse campo para que apareçam os CNPJ relacionados ao CPF de login. Selecione o CNPJ da matriz, ainda que a certificação seja para um dos estabelecimentos.

Caso não apareça o CNPJ para o qual se deseja requerer a certificação, é necessário verificar se o e-CPF logado realmente é o da pessoa física designada como Responsável Legal perante o CNPJ ou como Ponto de Contato.

Na tela Questionário de Autoavaliação "QAA”, serão visualizados os critérios e requisitos onde deverá ser preenchido o resultado da autoavaliação, conforme a modalidade de certificação solicitada.

Os registros do resultado da autoavaliação fazem parte do requerimento da certificação OEA?

Não. Embora o registro do resultado da autoavaliação seja necessário antes do envio do requerimento, uma vez efetuado, as informações gravadas no sistema referem-se à pessoa jurídica solicitante e não ao requerimento propriamente dito. Desta forma, elas podem ser reutilizadas em novos requerimentos e não são excluídas do cadastro, ainda que o requerimento seja arquivado ou indeferido.

Como é feita a diferenciação das informações de diferentes modalidades e funções requeridas no QAA?

A diferenciação dos QAA ocorrerá em dois tipos: QAA (Empresa) e QAA (Estabelecimento). Na prática, isso funciona da seguinte maneira:

• Certificação por CNPJ matriz (empresa): destinado às funções Importador/exportador, Agente de Cargas e Transportador. Para essas funções, será criado um QAA (Empresa).
• Certificação por CNPJ estabelecimento: destinado às funções Depositário, Redex, Operador Portuário e Aeroportuário. Para essas funções, será criado um QAA (Estabelecimento).

Desta forma, como observado na figura acima, em “Operador”, há a opção de selecionar qual QAA deseja abrir.

Quantos blocos de perguntas aparecem no QAA?

Podem aparecer até quatro blocos de perguntas, a depender das modalidades requeridas.

Os blocos 1 (Informações Gerais) e 2 (Critérios de Elegibilidade) devem ser preenchidos por todos os operadores, ou seja, eles estarão sempre presentes. Já os blocos 3 e 4 são blocos específicos, respectivamente, das certificações OEA-Segurança e OEA-Conformidade.

Em regra, aparecerão três blocos de perguntas:

• OEA-S: aparecerão os blocos 1, 2 e 3.
• OEA-C: aparecerão os blocos 1, 2 e 4

No entanto, poderão aparecer os quatro blocos, quando se tratar de um importador/exportador e ele estiver solicitando concomitantemente as modalidades OEA-S e OEA-C, conforme a figura abaixo.

É importante saber que a apresentação dos blocos e respectivos critérios ocorrerá automaticamente no Sistema OEA e o interveniente solicitante deve responder a todos os questionamentos que a ele estiverem visíveis.

Qual a estrutura de cada requisito a ser autoavaliado?

Cada requisito a ser autoavaliado tem a seguinte estrutura:

• Espaço-Resposta: conforme observado na figura abaixo, esse espaço tem capacidade para 5.000 caracteres para a elaboração de resposta escrita (aproximadamente, uma página e meia da folha A4, na fonte Arial, 11), de forma objetiva e que resuma os pontos importantes que o especialista da RFB em OEA precise saber.

• Espaço para anexação de documentos: conforme observado na figura abaixo, há possibilidade de anexar documentos de tamanho até 15 MB cada, que sirvam como evidência da implementação dos processos investigados.

Atenção: É fundamental a análise das evidências a serem anexadas no requerimento OEA. Devem ser juntadas apenas aquelas estritamente relacionadas à comprovação do cumprimento do requisito. A anexação excessiva de documentos prejudica o processo de certificação, pois aumenta o tempo médio de análise dos requerimentos.

Como fazer a autoavaliação?

Vejam o exemplo abaixo:

2.2.1 Registros das operações
a. O requerente assegura que são mantidos registros que permitem auditoria de todas as operações de comércio exterior?
b. Os registros são tempestivos, legíveis, completos e confiáveis?
c. O requerente mantém controle de estoques com informações confiáveis de entradas, saídas e saldos?
d. Referido sistema possibilita a identificação de mercadorias de origem nacional e de origem estrangeira (mesmo nacionalizadas)?
e. Procedimento formal (escrito), de aplicação obrigatória, é empregado para realização de inventários periódicos de estoque e tratamento de divergências?

Este é um critério que tem cinco requisitos, em formato de pergunta, a eles associados. A autoavaliação de cada um desses requisitos deve ser feita objetivamente por meio de uma breve descrição do processo adotado pela requerente.

Lembre-se de que a finalidade do espaço-resposta é que o requerente da certificação forneça, por meio de sua autoavaliação, elementos que auxiliem o especialista OEA na formação da convicção acerca do cumprimento dos requisitos contidos no Anexo II da Portaria Coana nº 77/2020 e da adoção de um processo de gestão para minimizar os riscos existentes em suas operações de comércio exterior.

Enquanto ainda houver itens a serem autoavaliados, não aparecerá o símbolo  ao lado do título do requisito. Se anexada alguma evidência, aparecerá um “clipe” ao lado do título do item. 

Podem ocorrer erros ao anexar as evidências?

Sim, os erros mais comuns ao anexar as evidências ao Requerimento OEA estão relacionados ao:

• Tamanho do Arquivo: o Sistema OEA aceita anexos até o limite de 15 MB cada arquivo. Arquivos maiores podem ser fragmentados em arquivos de menor tamanho. No entanto, antes de fazer o upload, verifique a real necessidade da juntada do documento na íntegra. É facultado anexar apenas a parte do documento que cita o processo investigado no item.

• Anexo cujo upload já foi realizado: o Sistema OEA calcula o “hash” do arquivo inserido. Desta forma, ainda que ele esteja com um nome diferente, o sistema reconhecerá de se tratar de um arquivo já inserido na biblioteca da Operador. Quando isso acontecer, ao concluir o upload do documento em duplicidade, será aberta a página, conforme a abaixo, que indica ser um anexo já cadastrado.

A RFB tem acesso a todas as evidências juntadas ao requerimento?

Não. O especialista OEA somente terá acesso às evidências juntadas ao requerimento e apontadas na autoavaliação. Desta forma, documentos juntados ao requerimento e não apontados em itens, apenas constarão da biblioteca do operador e não serão visualizados pela RFB. A biblioteca do operador será acessada exclusivamente via e-CPF dos autorizados pela empresa a ter acesso ao requerimento.

Se requerida uma modalidade diferente de certificação, será preciso preencher um novo QAA?

Em partes. Se requerida nova modalidade de certificação não será preciso preencher todas as informações do QAA novamente. Apenas as informações adicionais, relativas à nova modalidade, deverão ser preenchidas. Importante notar que, embora não requeridas novas informações, não se exclui a possibilidade de a RFB analisar, em seus sistemas, informações sobre o histórico da empresa.

O que acontece com o QAA se a empresa decidir arquivar o requerimento?

Ainda que a empresa decida arquivar o requerimento da certificação OEA, as respostas do QAA não são perdidas, pois elas estão atreladas ao cadastro da empresa. Isso possibilita, por exemplo, se a empresa decidir formular um requerimento em outro momento, a utilização destas informações previamente fornecidas.

O que faço após terminar o registro a autoavaliação?

Após terminar o registro da autoavaliação, o requerimento da certificação O(EA deve ser enviado à análise. Para o envio do requerimento, acesse a guia “Conclusão do Requerimento” em “Dados Gerais” e efetue o envio, conforme demonstrado na figura abaixo.