Passos da Certificação OEA
A certificação OEA abrange ações demandadas dos intervenientes interessados em se qualificarem como OEA e ações das equipes técnicas da Receita Federal, conforme figura abaixo:
Ações requeridas dos intervenientes solicitantes da certificação OEA:
1. Autoavaliação
O interveniente interessado na certificação OEA deverá realizar autoavaliação para verificar a adequação de suas políticas e procedimentos internos aos objetivos dos critérios do Programa OEA e o atendimento dos requisitos estabelecidos em ato normativo expedido pela Coana.
O processo de autoavaliação deverá ser realizado pelo interveniente previamente à formalização do requerimento da certificação e após a certificação, anualmente ou em período inferior, caso as circunstâncias o exijam.
2. Formalização do Requerimento da Certificação OEA
O requerimento da certificação OEA deve ser feito exclusivamente por meio do Sistema OEA, com acesso pela Internet, diretamente na página do Portal Único Siscomex, no endereço:
Acesse: https://portalunico.siscomex.gov.br/portal/
A formalização deve ser feita pelo Responsável Legal da empresa. Em geral, o Responsável Legal é aquela pessoa que consta da habilitação do Siscomex como responsável por agir em nome da empresa. O responsável legal deve utilizar o seu certificado digital e-CPF para esse acesso.
Nessa etapa serão requeridas as seguintes informações:
- Seleção da modalidade de certificação na RFB
- Identificação da função na cadeia logística
- Identificação do CNPJ/CPF a certificar
- Autorizações para divulgação e compartilhamento de informações
- Manifestação de concordância em relação ao Termo de Compromisso
- Informações pessoais sobre os Pontos de Contato
As informações prestadas no Sistema OEA vinculam o interveniente e os signatários dos documentos apresentados e produzem os efeitos previstos na legislação no caso de comprovação de omissão ou de apresentação de informação inverídica.
Clique aqui para saber como fazer no primeiro acesso.
3. Preenchimento das Informações Gerais
As informações gerais são necessárias para auxiliar a equipe OEA na análise dos riscos inerentes às operações dos intervenientes. São analisadas:
- Unidades operacionais
- Organograma
- Empregados e terceirizados
- Certificações em segurança da cadeia logística e em conformidade aduaneira.
4. Resultado da Autoavaliação
O resultado as autoavaliação feita pelos interveniente interessado na certificação OEA quanto a adequação de suas políticas e procedimentos internos aos objetivos dos critérios do Programa OEA e ao atendimento dos requisitos estabelecidos em ato normativo expedido pela Coana deve ser registrado no Questionário de Autoavaliação (QAA), no Sistema OEA. Cada item do QAA possui um espaço para informações complementares com tamanho de 5.000 caracteres.
O objetivo do QAA é auxiliar o requerente da certificação OEA a avaliar o seu grau de cumprimento dos requisitos necessários para a obtenção da certificação e fornecer às equipes OEA subsídios ao deferimento ou indeferimento do requerimento.
5. Inclusão de Evidências
As evidências têm como objetivo comprovar o cumprimento dos requisitos necessários para a obtenção da certificação OEA. Elas podem ser documentos, fotos, mapas em qualquer extensão, desde que até o limite de 15 MB cada arquivo. Caso o arquivo seja maior, ele deve ser fragmentado, se possível, de forma a conter apenas as páginas que se relacionam ao assunto do item do QAA. Após a conclusão do registro da autoavaliação e a anexação das evidência, deve-se proceder o envio do requerimento da certificação OEA à análise pela RFB.
Ações requeridas das equipes OEA da Receita Federal:
1. Validação
A validação é o procedimento que consiste em verificar se o interveniente atende aos requisitos, critérios e demais regras estabelecidas para certificação no Programa OEA. Dentre as atividades realizadas estão:
- análise das informações prestadas;
- pesquisas em sistemas da RFB e em outras fontes públicas de dados; e
- visita de validação em estabelecimentos do interveniente, extensível aos seus parceiros comerciais, quando cabível.
Na validação será considerado o contexto do interveniente, entre outras informações, caracterizado por:
- sua função na cadeia de suprimentos;
- o porte da empresa;
- as operações realizadas; e
- os parceiros envolvidos nas operações.
A visita de validação poderá ser realizada em uma das seguintes modalidades:
- física, por meio de visita às instalações do interveniente e de parceiros relevantes;
- virtual, com a utilização de videochamada; ou
- híbrida, mediante as modalidades física ou virtual.
2. Autorização
A certificação será autorizada, em caráter precário, com prazo de validade indeterminado, por meio de Ato Declaratório Executivo emitido pelo Auditor-Fiscal da Receita Federal do Brasil responsável pela certificação, publicado no Diário Oficial da União (DOU). Após a publicação do Ato Declaratório Executivo, será expedido o Certificado de OEA e divulgada sua participação no Programa OEA, no site da RFB na Internet.
3. Pós-Certificação
Para fins de permanência no Programa, caberá ao OEA manter o atendimento dos critérios, requisitos e regras necessárias à obtenção da certificação. Dessa forma, o interveniente certificado no Programa OEA deverá manter atualizadas no Sistema OEA as informações gerais a que se refere o inciso II do caput do art. 18 e as informações que comprovam o atendimento dos critérios, requisitos e demais regras estabelecidas no âmbito do Programa OEA. Caso os procedimentos sejam alterados, deverá anexar no Sistema OEA novas evidências.
Durante o período em que o interveniente ficar com certificação ativa, haverá monitoramento do OEA, o qual consiste no acompanhamento permanente da manutenção do atendimento dos critérios, requisitos e regras estabelecidas no âmbito do Programa OEA.
A cada 4 (quatro) anos, a partir da autorização a que se refere o art. 25, para todas as modalidades de certificação no Programa OEA, ocorrerá a revalidação, que consiste em um novo procedimento de validação, subsequente ao procedimento inicial, e será realizada nos termos do art. 21.
Ainda no pós-certificação, o OEA poderá ter os seus benefícios graduados ou interrompidos, excepcionalmente, caso sejam identificadas, no curso das atividades de monitoramento ou como resultado da revalidação, situações que representem grave risco para a segurança da cadeia de suprimentos ou para a conformidade das operações aduaneiras.
