Escrevendo o seu texto

Não é só o que você diz, mas como você diz...

• Seja direto. Escreva em primeira pessoa, como se estivesse falando diretamente com o cidadão. Use “você” para se referir a ele, e “nós” para se referir ao seu órgão. Esta estratégia trará ao seu documento dois enormes benefícios: a) Trará o cidadão para junto do seu texto, despertando nele o interesse e prendendo sua atenção; e b) Ajudará você a listar as informações de forma lógica, deixar mais clara a distribuição de responsabilidades e a perceber as questões que precisarão ser respondidas ao cidadão.


• Seja assertivo e use voz ativa. Defina claramente suas informações. Evite expressões dúbias ou vagas.


• Não tenha medo de usar verbos fortes. Diga “você deve...” quando estiver falando de obrigações, e da mesma forma, use o verbo mais específico e claro possível para indicar o que é proibido, opcional ou aconselhável. É importante que o cidadão não tenha dúvidas em relação a isso.


• Seja cuidadoso na construção de suas sentenças. Ordene as palavras adequadamente, de forma a evitar ambiguidades. Mantenha sujeito e predicado perto do verbo, coloque os pronomes condicionais e outros modificadores perto da palavra que eles estão modificando e ponha as condições após a cláusula principal.


• Use sentenças curtas. Não tenha medo de usar muitos pontos. Quanto maiores suas sentenças, menos inteligíveis elas serão.


• Não floreie o seu texto. Além de aumentar o texto e gastar espaço, os floreios fazem com que você pareça insincero. Não enterre as informações importantes sob uma coleção de mensagens puramente ornamentais. Evite utilizar palavras e expressões que não acrescentam ao conteúdo das suas sentenças.


• Não use expressões onde uma palavra é suficiente para expor a mesma ideia. Seja econômico com as palavras. Veja alguns exemplos abaixo:
  
  

  O que você escreve assim...	Você também pode escrever assim...
  Você pode entregar uma manifestação escrita a próprio punho declarando seu endereço de residência domiciliar...	Você pode entregar uma declaração de residência escrita à mão...
  No que diz respeito aos servidores do poder executivo da administração pública federal...	Quanto aos servidores públicos federais...
  Informe o local onde você exerce suas atividades laborais, assim como a natureza de tais atividades...	Informe onde e no que você trabalha...



• Defina pela regra, não pelas exceções. Diga e descreva sempre a quem se aplica ao invés de a quem não se aplica. Só defina pelas exceções se a alternativa for uma lista muito longa ou uma descrição muito complexa


• Deixe condições sempre claras e explícitas. Não assuma que o usuário já saiba ou que tenha lido a legislação.


• Use exemplos Exemplos são extremamente eficientes para esclarecer conceitos complexos e, se bem empregados, podem substituir longas explicações. Exemplos relevantes, ainda por cima, ajudam o público a se identificar com o texto.


• Comece cada parágrafo com uma sentença introdutória. Isto irá explicar ao cidadão sobre o que ele irá ler. Isso permite encontrar a informação mais rapidamente, e evita que o cidadão fique irritado com o seu texto pela demora em entender o assunto tratado.


• Faça a transição entre os parágrafos. Comece o parágrafo seguinte com termos ou expressões que o liguem ao parágrafo anterior, de forma a dar fluidez ao texto. Isto permitirá ao cidadão acompanhar e entender melhor sua informação.


• Tenha cuidado com o uso de ferramentas de ênfase. Embora importantes e úteis, elas devem ser usadas sem exagero, para que não percam sua força e efetividade. Não coloque o texto em letras maiúsculas e nem utilize o sublinhado. As letras maiúsculas chamam a atenção do leitor, mas ao mesmo tempo dificultam a leitura, são agressivas aos olhos e, em ambientes eletrônicos, equivalem a gritos. O sublinhado, por sua vez, dificulta a leitura, principalmente quando usado em frases, além de criar a expectativa de links nos meios eletrônicos.

O segredo do serviço bem feito está na escolha das ferramentas certas...

• Evite: Siglas, abreviações, palavras exóticas, termos obsoletos, estrangeirismos e jargões.
  
  
  • Onde não for possível evitar o uso de siglas escreva o significado no primeiro uso e, posteriormente, use somente a sigla. Não use mais que três siglas em um texto (preferencialmente menos). Deixe a sigla para os casos mais citados ou os nomes mais extensos, e use o extenso nos outros.
  • Só use palavras e frases em outra língua se estas forem insubstituíveis
  • Substitua, sempre que possível, jargões e termos técnicos por palavras mais popularmente conhecidas. Só utilize este tipo de vocabulário quando ele for imprescindível e, neste caso, acrescente ao texto a definição do termo. Preste atenção especial aos jargões com os quais você convive no seu dia a dia. O fato de você conviver com eles não significa, necessariamente, que o seu usuário também tenha esta familiaridade.
  • Evite, especialmente, os legalismos. Mesmo que você saiba utilizar corretamente os termos legais (e muita gente os usa de forma errada), a maioria dos cidadãos, que é para quem a informação deve ser passada, irá ter dificuldade para compreender os termos.


• Seja consistente. Use sempre o mesmo termo para um mesmo conceito, caso contrário você confundirá o usuário. Não se preocupe em ser repetitivo. Clareza e concisão são sua prioridade, não o estilo.


• Seja claro. Use as palavras no seu texto sempre no contexto de sua definição mais amplamente conhecida. E busque sempre o termo mais associado com a ideia que você quer transmitir.


• Evite ter que explicar termos. Procure usar, sempre que possível, termos de amplo conhecimento do seu público-alvo, para que assim você não precise acrescentar ao texto definições. Definições causam, na maioria das vezes, mais problemas do que trazem soluções para seu texto.


• Assegure-se que o usuário saberá sobre o que você está falando. Use o nome mais popular quando se referir ao seu órgão, programa ou ação.


• Fuja dos “termos da moda”. Algumas vezes, um termo usado tecnicamente em um contexto específico, por qualquer razão, cai no gosto da população em geral e passa a ser usado em outros contextos, ganhando significados diferentes (chegando mesmo a adquirir significado oposto ao original). Evite termos assim, mesmo que você os utilize da forma original pois, pela variedade de usos adquiridos, eles vão dificultar o entendimento do texto por parte do usuário.


• Não exagere na explicação dos numerais. Use o símbolo ou o nome, não há necessidade de usar os dois.


• Tenha cuidado com os pronomes. Tenha certeza de que esteja sempre claro a quem o pronome se refere. Caso o uso do pronome abra brechas para duplicidade, repita o nome a que o pronome estava se referindo ou reescreva a sentença para eliminar a ambiguidade.


• Defina bem os seus verbos. Os verbos dizem ao seu usuário o que fazer. Deixe claro quem faz o quê. Use sempre que possível o verbo no tempo presente, mesmo ao falar de atos e ocorrências do passado, e procure não usar verbos substantivados (“o correr do processo”), ocultos (“você precisará da carteira de identidade e, caso não tenha, [precisará] da certidão de nascimento”) ou compostos (”caso tenha completado 18 anos...”).


• Use preferencialmente a conjunção “se” para indicar condições. . Use a conjunção “quando”, caso você precise usar a “se”, para introduzir outra oração, ou caso a condição expressada ocorra com frequência.

Detalhes muitas vezes são a diferença entre um bom e um mal texto...

• Use muitas vírgulas: As pausas deixam a leitura menos cansativa e favorecem um melhor entendimento do texto. Mas tome cuidado para colocar as vírgulas nos lugares certos.


• Não use barras. Elas não têm praticamente nenhum bom uso, a não ser no caso de frações e links, e na internet podem causar erros no carregamento ou formatação da informação. Não escreva “e/ou”. Defina se deve ser “e” ou deve ser “ou” e, nos poucos casos em que sejam ambos, use “x, ou y, ou ambos”. No caso de termos aparentados (“relação pai-filho”), use o hífen.


• Deixe claro, logo no início do texto, do que ele trata. Os usuários visitam a página com uma atividade específica na cabeça. Se julgarem que a página não os ajudará, eles a abandonarão. Deixe claro, desde o início, em que tarefas ela poderá ajudá-lo.


• Coloque, sempre que possível, toda a informação necessária na própria página do serviço. Procure não usar links para outras páginas ou arquivos. Isto força o usuário a quebrar a leitura para sair da página, e depois ter que retornar para terminar de obter as informações desejadas. Além de aumentar o tempo necessário ao usuário, portanto, esta ruptura de concentração leva a maior dificuldade de compreensão.


• Informe ao usuário onde o link os levará. Caso não haja como evitar o uso de links no meio do texto, explique antes, de forma breve, o que o usuário encontrará nele.


• Seja Criativo. Você não precisa, por ser um texto governamental, fazer com que seu texto seja intimidador. Pelo contrário, procure escrever de forma a deixar o seu usuário o mais a vontade possível com seu texto.