A Central de Compras, da Secretaria de Gestão e Inovação, do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (CENTRAL/SEGES-MGI), nos termos do art. 21, § único, da Lei nº 14.133/2021, disponibiliza para consulta pública as informações pertinentes ao PROJETO FARMÁCIA VIRTUAL.

O modelo proposto para o referido projeto constituirá na contratação de solução tecnológica disponibilizada em web e mobile, e o credenciamento de empresas para o fornecimento de materiais médico-hospitalares, odontológicos e medicamentos. O Projeto Farmácia Virtual tem por objetivo atender às necessidades das 63 (sessenta e três) Organizações Militares de Saúde do Exército (OMS), 33 (trinta e três) Organizações de Saúde da Aeronáutica e 5 (cinco) Penitenciárias Federais vinculados ao Ministério da Justiça e Segurança Pública (MJSP).

O referido credenciamento será centralizado na Central de Compras, nos termos da Lei nº 14.133/2021.

A centralização de esforços para o desenvolvimento do “Projeto Farmácia Virtual" visa ao aperfeiçoamento na gestão de recursos públicos, otimização dos processos de gestão de suprimentos e estoques, aprimoramento dos processos de planejamento/quantificação, maior racionalização no emprego de recursos humanos e concentração dos profissionais de saúde na execução das atividades fim.

A Sessão Pública Híbrida da Consulta Pública será realizada presencialmente, no endereço Esplanada dos Ministérios, Bloco K - Auditório Térreo, em 02/10/2024, a partir das 10h (horário de Brasília) e transmitida no canal do Ministério da Gestão e Inovação em Serviços Públicos (MGI) no Youtube, com acesso no link https://youtube.com/live/xnJ9asr54Vk. Os prazos serão os seguintes:

a) data da publicação do aviso no DOU: 20/09/2024;

b) data da publicação da consulta pública na plataforma PARTICIPA+BRASIL: 20/09/2024;

c) data da transmissão da sessão híbrida no canal do MGI no Youtube: 02/10/2024;

d) prazo para os interessados enviarem contribuições por meio da plataforma PARTICIPA+BRASIL: 20/09/2024 a 04/10/2024.

Para participar da Consulta Pública nº 3/2024, o interessado deverá acessar a plataforma PARTICIPA+BRASIL, disponível em https://www.gov.br/participamaisbrasil/pagina-inicial, e responder aos quesitos e manifestar-se quanto às funcionalidades mínimas do sistema descritas abaixo.

INFORMAÇÕES BÁSICAS

O procedimento licitatório da solução tecnológica será centralizado e de responsabilidade da Central de Compras.

Os respectivos contratos serão assinados com as unidades do Exército Brasileiro, Força Aérea Brasileira e Ministério da Justiça e Segurança Pública, que serão responsáveis pelos procedimentos de gestão, fiscalização e pagamento.

A vigência dos contratos será de 5 anos, prorrogável por até 10 anos.

O projeto atenderá às seguintes Organizações Militares e Civis.

Organizações Militares de Saúde do Exército:

Organizações Militares de Saúde da Força Aérea Brasileira:

Penitenciárias Federais do Ministério da Justiça e Segurança Pública:

Funcionalidades do sistema

Identificação das Necessidades Tecnológicas

Contratação de uma plataforma integrada para gestão e operação em tempo real, que permita a realização da cotação e emissão de Ordem de Compra para materiais médico-hospitalares, odontológicos e medicamentos pré-definidos, acompanhamento de todas as fases da despesa (empenho, liquidação e pagamento), gerenciamento de estoque, emissão de relatórios gerenciais e cadastramento de fornecedores credenciados.

Atualizações contínuas da plataforma durante o período de uso, de modo a garantir a conformidade com novas regulamentações, políticas de preços, e avanços tecnológicos, bem como atender às necessidades emergentes da Administração.

Disponibilidade de uma aplicação web compatível com os navegadores que suportam HTML5, como Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox e Safari, além de versões mobile para acesso a partir de smartphones e tablets.

Implementação de API (Application Programming Interface) que permita a integração com sistemas da contratante e da administração pública.

Sistema de login seguro com autenticação via login (CPF) e senha, permitindo acesso personalizado para cada usuário da plataforma, garantindo a segurança e a rastreabilidade das operações realizadas (ativação de autenticação em dois fatores - 2FA).

Apresentação do preço máximo de referência que deverá ser atualizado automaticamente no sistema, todo primeiro dia útil de cada mês, baseado em uma “cesta de preços” com parâmetros a serem determinados pela contratante, ou sempre que forem observadas mudanças na precificação do mercado ou de legislação/regulamentação vigente. Com base nessa “cesta de preços”, o sistema deverá ter a capacidade de calcular a mediana.

Geração de relatórios automatizados que registrem as transações realizadas, incluindo data, hora, usuário responsável e detalhes dos produtos adquiridos, com opções de exportação para formatos como PDF e Excel.

Capacidade de inclusão de novos fornecedores credenciados no sistema, ampliando as opções de compras pela Administração.

Interface intuitiva para os usuários, que permita a realização de todas as etapas descritas neste documento, de forma simples e eficiente.

Informações relevantes

O sistema deverá ser disponibilizado via plataforma web, devendo ser compatível com os navegadores que suportam a linguagem HTML5, especialmente Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox e Safari, e via aplicativo mobile, devendo possuir compatibilidade com os sistemas operacionais Android e iOS.

O sistema deverá ter disponibilidade ininterrupta durante 24h (vinte e quatro horas) por dia, todos os dias da semana, inclusive aos sábados, domingos e feriados.

Deverá ser disponibilizado canal para suporte e utilização quando da indisponibilidade da plataforma web e do aplicativo mobile (24h/7d).

Acesso às funcionalidades pelos usuários por meio de plataforma web e aplicativo mobile, com utilização de login e senha pessoal, observando perfis de acesso estabelecidos pela CONTRATANTE.

Funcionalidades relacionadas à gestão acessadas pela plataforma web e funcionalidades operacionais pela plataforma web e aplicativo mobile.

Desempenho medido por tempo de resposta (RESPONSE TIME TESTING) na plataforma web e aplicativo mobile, com no mínimo:

0,5s (zero vírgula cinco segundos) para 100 (cem) usuários simultâneos pesquisando preços na plataforma web;

0,5s (zero vírgula cinco segundos) para 100 (cem) usuários simultâneos pesquisando preços no aplicativo mobile;

0,5s (zero vírgula cinco segundos) para 30 (trinta) usuários simultâneos na plataforma web; e

0,5s (zero vírgula cinco segundos) para 30 (trinta) usuários simultâneos no aplicativo mobile.

Sítio de hospedagem com certificado SECURE SOCKET LAYER - SSL.

Resistente a CROSS-SITE REQUEST FORGERY.

Resistente a CROSS-SITE SCRIPTING.

Resistente a INJECTION.

Acesso de consulta, a qualquer tempo, à réplica do banco de dados referentes à contratação para análise do log de eventos sem necessidade de autorização prévia da CONTRATADA.

A contratada deverá disponibilizar para a contratante, Manual de Uso da Tecnologia - plataforma web e aplicativo mobile - o qual deverá conter todas as instruções necessárias para todas as funcionalidades do sistema.

O sistema deverá dispor de Application Programming Interface - API para integração aos sistemas da contratante e da administração pública.

A contratada deverá realizar treinamento aos usuários da contratante, de modo a capacitá-los a utilizar plenamente os recursos do sistema.

Desejável a disponibilização de API de cadastro de usuários, órgãos e unidades para integração com os sistemas estruturantes da Administração Pública.

O critério de julgamento da cotação é o menor preço por item.

A aceitabilidade da cotação do item será limitada pelo preço máximo de referência apresentado pelo sistema, naquele mês.

O preço de referência será atualizado no sistema todo dia 21 de cada mês (depois de finalizado o prazo para cotação de preços pelos fornecedores credenciados), baseado em uma cesta de preços, a ser determinada pela contratante, ou sempre que forem observadas mudanças na precificação do mercado ou de legislação/regulamentação vigente. Com base nessa cesta de preços, o sistema deverá ter a capacidade de calcular a mediana.

O sistema deverá, também, disponibilizar os preços da Câmara de Regulação do Mercado de Medicamentos (CMED) por item cotado, cuja atualização deverá ocorrer mensalmente, no caso dos medicamentos.

O preço máximo de referência para medicamentos deverá ser sempre inferior ou igual ao preço da CMED.

O fornecedor credenciado deve possuir apenas um login e senha, cujo login seja o CPF (possibilidade de ativação de autenticação em dois fatores - 2FA).

O fornecedor credenciado deverá ser cadastrado no SICAF.

O fluxo do processo deverá atender aos regulamentos específicos do contratante, cujos ajustes que se fizerem necessários serão realizados no momento da implantação do sistema.

A contratante será responsável por enviar a relação dos itens de produtos a serem cadastrados no sistema. A forma de disponibilização das informações pertinentes será acordada entre contratante e contratada após assinatura do contrato.

Somente o órgão central poderá incluir, excluir ou alterar a relação de itens disponíveis para aquisição no sistema.

Apesar de o sistema conter uma rede fornecedores credenciados centralizada e única para todas as instituições participantes do projeto Farmácia Virtual, o sistema será implantando de forma independente nas contratantes, mantendo-se assim as respectivas autonomias administrativas. A comunicação do sistema entre as instituições contratantes somente será possível entre as instituições de mesma vinculação, ou seja, instituições do Exército Brasileiro somente se comunicam com instituições do Exército Brasileiro; instituições da Aeronáutica somente se comunicam com instituições da Aeronáutica; e instituições do MJSP somente se comunicam com instituições do MJSP.

Perfil de usuário

Possibilidade de cadastramento e gerenciamento de perfis de acesso na solução tecnológica com previsão de, no mínimo, as seguintes permissões e acessos:

Órgão central: gerencia o cadastro de fornecedores credenciados e a relação de materiais/medicamentos disponíveis para compra no sistema.

Ordenador de despesas: autoriza o pedido de cotação, solicitação de compra (SC) bem como o pagamento da ordem de compra (OC) no status “aguardando pagamento da Nota Fiscal” no sistema, encaminhando-as para a próxima etapa ou registrando o motivo em caso de não autorização. Autoriza situações excepcionais, como justificativas para compras acima do preço de referência ou cotações em situações de urgência.

Controle interno: responsável por verificar, avaliar e supervisionar a solicitação de compra (SC) antes da aprovação do Ordenador de Despesas, bem como o pagamento da ordem de compra (OC).

Emissor do empenho: recebe a Solicitação de Compra (SC) aprovada pelo Ordenador de Despesas, verifica previamente os requisitos de habilitação do fornecedor credenciado vencedor do pedido de cotação e realiza o empenho no SIAFI.

Usuário da Contratante: emite o pedido de cotação, realiza o julgamento da cotação e envia a Solicitação de Compra (SC) para conferência do controle interno e posterior envio ao Ordenador de Despesas. Acompanha a assinatura da Nota de Empenho pelos agentes da administração e realiza a inclusão da Nota de Empenho assinada na Solicitação de Compra (SC), originando a Ordem de Compra (OC).

Usuário responsável pelo recebimento do material: realiza a conferência física dos itens recebidos e atesta o recebimento no sistema. Registrar o quantitativo de fato recebido quando, excepcionalmente, e mediante à justificativa, o fornecedor credenciado vencedor realizar entrega parcial, sem comprometer a informação inserida automaticamente da nota fiscal.

Representante do fornecedor credenciado: responsável por gerenciar o acesso ao sistema em nome do fornecedor credenciado. Atua na inserção de propostas para o pedido de cotação e acompanhamento da Ordem de Compra (OC) dentro do sistema. Além disso, o Representante poderá cadastrar até dois Usuários adicionais para operar o sistema em nome do Fornecedor Credenciado.

Usuário do fornecedor credenciado: perfil cadastrado pelo Representante do Fornecedor Credenciado. Responsável por operar o sistema em nome do Fornecedor Credenciado. Atua na inserção de propostas para o pedido de cotação e acompanhamento da Ordem de Compra (OC) dentro do sistema. Limitado a 2 (dois) perfis.

Usuário contratante

O cadastro de usuário nomeado deve ser feito pelo número de seu CPF.

Para fazer “login” no sistema, o usuário precisará cadastrar uma senha, com autenticação em duas etapas.

O sistema deve permitir a assinatura eletrônica do usuário com possibilidade de verificação da autenticidade por QR CODE. Uma vez assinado o documento, o sistema não deve permitir a retirada da assinatura.

A exclusão de documentos assinados dentro do sistema só poderá ser realizada mediante inserção de justificativa e devidamente autorizada por autoridade competente.

Toda operação realizada dentro do sistema deverá ser armazenada e passível de rastreio por meio de ferramenta de pesquisa no sistema (busca por CPF, operação realizada, status de Ordens de Compra, por exemplo).

Cadastro do fornecedor (centralizado)

O sistema deve permitir o cadastramento de 5.000 (cinco mil) fornecedores credenciados, que ocorrerá de forma não simultânea.

O sistema deve prever a extração automática dos dados dos fornecedores credenciados provenientes do Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP): todos os dados constantes da publicação da inexigibilidade, CNPJ e nome do fornecedor credenciado. Link para o API do PNCP: https://www.gov.br/pncp/pt-br/acesso-a-informacao/dados-abertos.

Após a extração automática dos dados pelo sistema, o órgão central deverá alimentar o sistema com as informações provenientes dos fornecedores credenciados. Para isso, o sistema deverá prever campos individualizados para cada informação e documento:

nome, CPF, telefone e e-mail do representante do fornecedor credenciado;

região de abrangência do fornecedor credenciado;

tipo de material comercializado: (i) medicamentos; (ii) medicamentos sujeitos a controle especial; (iii) materiais médico-hospitalares; (iv) materiais odontológicos; (v) dietas; e (vi) saneantes hospitalares;

upload dos documentos de habilitação: (i) autorização de funcionamento (AFE) emitido pela ANVISA; (ii) autorização especial (AE), no caso de fornecimento de substâncias sujeitas à controle especial (Portaria SVS/MS nº 344/1998); (iii) certificado de regularidade técnica válido emitido pelo Conselho Regional de Farmácia (CRF), de acordo com a região de abrangência do fornecedor credenciado; (iv) alvará de saúde ou alvará sanitário, emitido pelas agências de vigilância de saúde municipais, regionais ou estaduais, conforme a sede do fornecedor credenciado; (v) SICAF e eventuais documentações complementares.

O sistema deve emitir alerta quando do vencimento das certidões da habilitação do fornecedor credenciado (verificar com a CGSEC a possibilidade automatizar esse procedimento, considerando que a documentação não estará no Compras e sim no SEI).

O sistema deve enviar convite, via e-mail, ao representante do fornecedor credenciado, para primeiro acesso, troca da senha, validação dos dados cadastrais e ciência. O sistema deve permitir que o representante do fornecedor credenciado cadastre até dois usuários da empresa, que serão responsáveis pela operação do sistema.

Pedido de Cotação e emissão da Ordem de Compra (OC)

O usuário contratante (Farmácia Central/Almoxarifado Central) deverá realizar o pedido de cotação via sistema.

Ao enviar o pedido, o sistema muda o status do pedido de “editando” para “enviado”.

O pedido de cotação de preços para os itens a serem adquiridos deverá ser enviado a todos os fornecedores credenciados, considerando os produtos informados por estes no momento do credenciamento ou alteração posterior.

O fornecedor credenciado deverá receber uma notificação por meio de e-mail do sistema alertando sobre o pedido de cotação enviado, assim como o pedido deve estar exibido na página inicial apresentada ao fornecedor após realizar o login.

O pedido de cotação será enviado pelo usuário contratante (Farmácia Central/Almoxarifado Central) até o dia 10 de cada mês e recebidos automaticamente pelos fornecedores credenciados por meio do sistema.

O fornecedor credenciado deverá cotar o preço proposto no campo específico do sistema até o dia 20 de cada mês. O valor cotado será limitado até quatro casas decimais. Ao indicar o preço, o fornecedor credenciado deverá informar, em campo próprio, a marca e modelo ofertados, o registro do produto na ANVISA, se cabível. Ao finalizar o preenchimento desses dados, o fornecedor credenciado deverá enviar sua cotação, ficando registrado no sistema, data e hora do envio da cotação.

Durante o prazo de cotação, o usuário contratante (Farmácia Central/Almoxarifado Central) não conseguirá acessar as cotações que estão sendo enviadas pelos fornecedores credenciados; o sistema deve apenas apresentar o status de “Cotação recebida” e bloquear o acesso às cotações.

De forma semelhante, o fornecedor credenciado não terá acesso à cotação enviada pelas demais empresas, podendo apenas inserir, modificar ou consultar sua respectiva cotação, até o dia 20 de cada mês.

Para que o fornecedor credenciado possa alterar sua proposta, o sistema deverá ter funcionalidade “modificar proposta” na tela do fornecedor credenciado. Quando esta funcionalidade de “modificar proposta” for utilizada, o fornecedor credenciado deverá fazer as alterações desejadas e novamente enviar sua cotação. Quando o fornecedor credenciado enviar sua cotação modificada, o sistema deverá registrar nova data e horário de envio da cotação.

Durante o período de cotação, o sistema indicará ao fornecedor credenciado o status de sua cotação, nos seguintes termos: “ganhando”, “perdendo” ou “empatando”. Se o empate entre fornecedores credenciados permanecer após o fim do período de cotação, o sistema deve ser capaz de desempatar, considerando como vencedor o fornecedor credenciado que primeiro enviou sua cotação para o item. Caso a cotação tenha sido modificada pelo fornecedor credenciado, será considerada, para fins de desempate, a data e hora da cotação modificada.

Em atendimento à Lei 123/06, o sistema deverá prever o empate ficto após o fim do prazo para envio das cotações pelos Fornecedores Credenciados, ou seja, o sistema deve ser capaz de identificar quando as cotações apresentadas pelas microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) sejam superiores até 10 % (dez por cento) da cotação mais bem classificada. Neste caso, as ME/EPP classificadas nesse intervalo deverão receber notificação sobre o empate ficto, via e-mail, contendo o valor da cotação considerada de menor preço para o item. Após o envio dessa notificação, as ME/EPP classificadas no intervalo anteriormente mencionado poderão apresentar proposta de preço inferior à cotação considerada de menor preço para o item no prazo máximo de 24 horas, utilizando a funcionalidade “modificar proposta”.

Após envio das novas propostas pelas ME/EPP para o desempate ficto, caso ocorra envio de cotações de mesmo valor o sistema deverá desempatar seguindo os critérios definidos no item 6.4.10.

Caso a ME/EPP não utilize deste benefício de desempate ficto, o sistema deverá considerar como vencedora a cotação de menor preço para o item.

As cotações recebidas serão identificadas, por meio de escala de cores, assinaladas como “propostas acima do preço máximo de referência” (na cor vermelha); “igual ao preço máximo de referência” (na cor amarela); ou “inferior ao preço máximo de referência” (na cor verde). A comparação da cotação com o preço máximo de referência é individualizada, por item.

O sistema também deverá indicar, caso tenha ocorrido um empate, qual é a cotação de menor valor considerada vencedora pelos critérios de desempate mencionados anteriormente no item 6.4.10.

Caso haja indícios de inexequibilidade da cotação, ou seja, quando os valores cotados para o item forem inferiores à 50% (cinquenta por cento) do valor máximo de referência, o sistema deverá automaticamente excluir a proposta do item quando finalizar o período de cotação. As cotações excluídas seguirão para um registro de "cotações recusadas por indícios de inexequibilidade", cujos dados sejam passíveis de auditagem, análise e geração de relatório.

Até o último dia útil de cada mês, o usuário contratante (Farmácia Central/Almoxarifado Central) fará o julgamento das cotações, com base no preço e adequação da especificação por intermédio do registro na ANVISA. O sistema deve prever campo de “aceito” e “recusado”. O campo “recusado” só poderá ser liberado, quando o usuário contratante (Farmácia Central/Almoxarifado Central) motivar a recusa com registro da justificativa em campo próprio. As cotações recusadas seguirão para um registro de "cotações recusadas", cujos dados sejam passíveis de auditagem, análise e geração de relatório.

Somente o usuário contratante (Farmácia Central/Almoxarifado Central) terá acesso às cotações enviadas, sem, no entanto, conseguir visualizar os fornecedores credenciados responsáveis pelas cotações.

Com base na avaliação realizada pelo próprio sistema, o qual apontou a adequabilidade das cotações em relação ao preço máximo de referência e preço da CMED (no caso de medicamentos), o usuário da contratante responsável pela compra (Farmácia Central/Almoxarifado Central) selecionará o menor preço cotado para o item. Ao finalizar a seleção, uma solicitação de compra (SC) será gerada, sendo possível, a partir deste momento, a visualização do fornecedor credenciado vencedor por item. O usuário contratante (Farmácia Central/Almoxarifado Central) deverá conferir todos os documentos de habilitação do fornecedor credenciado vencedor, com exceção do SICAF. Estando os documentos de acordo, a SC será encaminhada, considerando o seguinte fluxo, via de regra:

Fiscal Administrativo: a solicitação de compra encaminhada para o Fiscal Administrativo deve dispor de campo “autorizo” ou “não autorizo”. Caso a solicitação de compra não seja autorizada, a respectiva solicitação seguirá para um registro de "compras não autorizadas", cujos dados sejam passíveis de auditagem, análise e geração de relatório. Caso autorizada, a solicitação será assinada pelo Fiscal Administrativo e seguirá para o Ordenador de Despesas;

Ordenador de Despesas: a solicitação de compra encaminhada para o ordenador de despesas, deve dispor de campo "autorizo" ou "não autorizo". Caso a solicitação de compra não seja autorizada, a respectiva solicitação seguirá para um registro de "compras não autorizadas", cujos dados sejam passíveis de auditagem, análise e geração de relatório. Caso autorizada, a solicitação será assinada pelo Ordenador de Despesas e seguirá para o emissor de empenho;

Emissor de Nota de Empenho: o sistema deve indicar ao emissor de nota de empenho os requisitos necessários para a habilitação do fornecedor credenciado vencedor. O emissor de nota de empenho deve realizar uma verificação prévia dos seguintes critérios, registrando se são atendidos com os campos "cumpre" ou "não cumpre": credenciamento no SICAF, habilitação jurídica, regularidade fiscal e trabalhista, regularidade fiscal estadual e/ou distrital, e qualificação econômico-financeira. Uma vez que o fornecedor credenciado esteja habilitado, a nota de empenho será gerada no SIAFI e, após a assinatura dos responsáveis da contratante, será anexada em formato PDF ao sistema. Após a anexação do empenho, o sistema gerará a Ordem de Compra (OC) e a enviará automaticamente ao fornecedor credenciado vencedor. A OC correspondente receberá o status de "enviada" no sistema, que notificará automaticamente o fornecedor credenciado vencedor, via e-mail, sobre a emissão da OC/nota de empenho. Após receber essa notificação, o fornecedor credenciado vencedor terá um prazo de até cinco (cinco) dias corridos para assinar eletronicamente a OC no sistema. Caso sejam constatadas irregularidades durante a habilitação, o campo “não cumpre” será liberado quando o usuário contratante (emissor de nota de empenho) motivar o não cumprimento dos critérios habilitatórios em campo próprio. As solicitações de compra com fornecedor credenciado inabilitado seguirão para um registro de "solicitações de compra recusadas”, cujos dados sejam passíveis de auditagem, análise e geração de relatório.

Com a emissão da OC, os preços cotados e seus respectivos fornecedores serão tornados públicos no sistema.

Caso o usuário contratante (Farmácia Central/Almoxarifado Central) selecione uma proposta que não seja a de menor preço ou uma de preço que esteja acima do preço máximo de referência, a SC somente será emitida mediante justificativa no sistema que demonstre a necessidade de tal escolha, com a inclusão de documentos comprobatórios como, por exemplo, laudos técnicos, laudos médicos, etc.

O fornecedor credenciado vencedor terá até 30 (trinta) dias corridos, a contar da sua assinatura da OC no sistema, para realizar a entrega do item no endereço indicado pela contratante. Somente será executada a OC que receber status de “enviada” no sistema.

Na ocorrência de item sem apresentação de cotação por fornecedor credenciado, um novo pedido de cotação deverá ser gerado pelo usuário contratante no sistema na próxima janela de pedidos. Casos de urgência devem seguir as regras pertinentes.

Na ocorrência de item sem apresentação de cotação por fornecedor credenciado, o sistema deverá gerar status do pedido como “deserto”.

Caso todas as cotações recebidas para o item estejam acima do preço máximo de referência, um novo “pedido de cotação” deverá ser registrado pelo usuário contratante, observando os prazos da janela de pedido. Casos de urgência devem seguir as regras pertinentes, quando o usuário contratante (Farmácia Central/Almoxarifado Central) deverá inserir no sistema justificativa para a escolha de proposta acima do preço de mercado.

Na ocorrência de todas as cotações recebidas para o item estarem acima do preço máximo de referência ou no caso de todos os fornecedores que apresentaram cotação serem inabilitados, o sistema deverá gerar status do pedido como “fracassado”.

Em caso de “pedido de cotação urgente”, o sistema deverá conter uma funcionalidade que permita tal escolha, o qual será sinalizado para os fornecedores credenciados, mediante justificativa da urgência pelo usuário contratante (Farmácia Central/Almoxarifado Central), em campo próprio. Nesse caso, o referido pedido não precisará respeitar as “janelas de pedido” e o prazo para envio das cotações, por parte dos fornecedores credenciados, será de 48 (quarenta e oito) horas. O sistema também deverá disponibilizar campo editável para o usuário contratante (Farmácia Central/Almoxarifado Central) inserir a quantidade de dias corridos para o prazo de entrega.

O sistema deve destacar o pedido de cotação de urgência em cor diferenciada e impedir que o Ordenador de Despesas a autorize em conjunto com pedidos ordinários.

Recebida a OC pelo fornecedor credenciado vencedor, o sistema deve possibilitar que o fornecedor indique o status da OC “em separação”.

O sistema deve ser capaz de capturar, de forma automática, os dados da nota fiscal eletrônica (item, quantidade, validade e número de lote) emitida pelo fornecedor credenciado vencedor para o CNPJ da contratante. A partir dessa etapa, os itens registrados na nota fiscal devem receber o status “aguardando recebimento”, automaticamente. No campo validade da nota fiscal, o sistema deverá alertar quando a regra de negócio referente à validade do item não for atendida, conforme constante da relação de itens de produtos.

Quando o material for entregue à contratante, o usuário contratante (Farmácia Central/Almoxarifado Central) procederá à conferência física dos itens e atestará o recebimento no sistema. Em caso excepcional de o fornecedor credenciado vencedor realizar a entrega de forma parcial, o sistema deverá alertar a incongruência e permitir que, mediante justificativa (campo de preenchimento obrigatório) em campo adequado, seja lançado o quantitativo de fato recebido, sem comprometer a informação inserida automaticamente da nota fiscal.

O sistema deve gerar automaticamente um código de barra/QR Code distinto por lote, gerar a respectiva etiqueta para impressão com o propósito de otimizar a gestão de estoque.

A partir desse momento, os itens já estarão no estoque da contratante, a nota fiscal será liberada para pagamento e a OC correspondente receberá o status “aguardando pagamento da Nota Fiscal” e será enviada automaticamente para o Ordenador de Despesas para autorização de pagamento. Em caso excepcional de o fornecedor credenciado vencedor realizar uma entrega parcial dos itens constantes da nota fiscal, o sistema não deverá permitir a liberação da referida nota para pagamento e os itens manterão o status de “aguardando recebimento”.

Após a autorização de pagamento da nota fiscal pelo Ordenador de Despesas da contratante, a OC será automaticamente enviada ao setor de pagamento da contratante.

O setor de pagamento da contratante, ao abrir o sistema, deverá visualizar as OC com as respectivas notas fiscais liberadas para pagamento (status “aguardando pagamento da Nota Fiscal”).

Uma vez realizado o pagamento no SIAFI, o sistema deverá permitir que o setor de pagamento da contratante preencha os números correspondentes aos documentos de pagamento como ordem bancária. A partir desse momento, a OC correspondente à referida nota fiscal receberá o status de “pagamento realizado”.

Quando a OC receber o status de “pagamento realizado”, o processo será enviado para conformidade da contratante, para finalização e arquivamento.

Gerenciamento de Estoque

O sistema deverá conter as seguintes funcionalidades mínimas para a gestão do estoque por produto, com cálculos automáticos:

estoque central;

estoques descentralizados;

estoque máximo e mínimo (tanto para farmácia central/almoxarifado central e farmácias satélites);

estoque de segurança;

lead time;

curva ABC;

PVPS (primeiro que vence primeiro que sai);

perfil de consumo;

classificação VEN (vital, essencial, não essencial);

nível de serviço (compara quantidade demandada/quantidade entregue);

movimentação de itens entre a farmácia central/almoxarifado central e farmácias satélites/ almoxarifados descentralizados;

histórico de movimentação.

A saída de produtos do estoque da farmácia central/almoxarifado central para as farmácias satélites /almoxarifados descentralizados será realizada por meio de pedido interno, devendo ser registrada por leitura de código de barras e inserção do CPF do responsável pela retirada dos itens e local de destino. A partir deste momento, os itens que saíram da farmácia/almoxarifado central para as farmácias satélites/almoxarifados descentralizados recebem status “aguardando recebimento do setor de destino”.

Assim que a farmácia satélite/almoxarifado descentralizado receber os itens (fisicamente), o usuário responsável abrirá o pedido realizado e atestará o seu recebimento no sistema. A partir deste momento, os itens recebidos passarão a constar no estoque da farmácia satélite/almoxarifado descentralizado.

A farmácia central/almoxarifado central, ao analisar seu estoque, deverá visualizar a quantidade total dos itens constantes da contratante, total de itens constantes da farmácia/estoque central e total de itens constantes das farmácias satélites/almoxarifados descentralizados. Em caso de necessidade de transferência de itens entre farmácias satélites/almoxarifados descentralizados, esta somente poderá ser realizada por meio de "pedido interno de transferência" via sistema, o qual somente poderá ser executado pela farmácia central/almoxarifado central.

A saída de itens do estoque das farmácias satélites/almoxarifados descentralizados somente ocorrerá com a identificação do CPF do paciente que receberá a medicação. O sistema deverá permitir a integração com o sistema de emissão de receitas médicas e de cobrança de contas hospitalares da contratante.

Na saída de produtos do estoque, seja da farmácia central/almoxarifado central ou das farmácias satélites/almoxarifados descentralizados, o sistema deverá notificar o usuário contratante quando ocorrer a dispensação de item com validade maior do que outro item existente com validade menor (PVPS).

O perfil de consumo deverá ser detectado automaticamente pelo sistema, tanto para a farmácia central/almoxarifado central quanto para as farmácias satélites/almoxarifados descentralizados. Com base neste perfil, ao verificar o estoque, o sistema deverá enviar para o usuário contratante (Farmácia Central/Almoxarifado Central) notificações a respeito da necessidade de aquisição de itens para a manutenção do estoque ideal (deve ser observada a sazonalidade para assim poder diferenciar, para cada item, o seu estoque mínimo, de segurança, ideal e máximo). Esta notificação deverá ser contínua até que o usuário contratante (Farmácia Central/Almoxarifado Central) realize a referida compra.

Em caso de ocorrências de modificações abruptas do perfil de consumo (como em endemias, pandemias ou casos de surtos, por exemplo, de dengue), o sistema deverá alertar o usuário da contratante (Farmácia Central/Almoxarifado Central) a ocorrência dessa mudança, e apontar o quantitativo ideal a ser adquirido, considerando o novo perfil, para manter o estoque ideal para um período determinado pela contratante.

O sistema deverá alertar o usuário contratante, em caso de produtos a vencer e que, possivelmente, não serão consumidos. O sistema deve permitir o envio de mensagens entre as instituições da contratante, na tentativa de doação ou troca dos materiais que vencerão.

De forma semelhante, quando uma instituição contratante não puder realizar uma aquisição, seja ela emergencial ou não, o sistema deverá permitir o envio de “pedido de itens” para outras instituições de mesma vinculação da contratante – conforme explicado no item 6.2.27 sobre a comunicação do sistema entre as entidades participantes do projeto Farmácia Virtual. Caso uma instituição de mesma vinculação da contratante se manifeste positivamente, a transferência de itens poderá ser realizada por meio de uma Guia de Transferência, gerada pelo sistema e autorizada pela autoridade competente (Ordenador de Despesa). Uma vez emitida a guia, os itens nela contidos receberão no sistema o status “aguardando recebimento” e sairão do estoque da instituição contratante doadora. No recebimento, a instituição contratante receptora deverá buscar o número da guia emitida, conferir fisicamente os itens e atestar o “recebimento” em seu sistema. A partir deste momento, os itens passarão a constar do estoque da instituição contratante receptora.

Relatórios gerenciais

O sistema deverá ser capaz de emitir relatórios automaticamente, com todos os dados existentes.

Apesar de o sistema ser implantado individualmente em cada instituição contratante, mantendo-se as respectivas autonomias administrativas – conforme explicado no item 6.2.27, o sistema deverá ser capaz de gerar relatórios unificados, ou seja, o Órgão Central poderá gerar relatórios envolvendo todas as entidades participantes do Projeto Farmácia Virtual; o Exército Brasileiro poderá gerar relatórios envolvendo todas as suas instituições contratantes; a Aeronáutica poderá gerar relatórios envolvendo todas as suas instituições contratantes; e o MJSP poderá gerar relatórios envolvendo todas as suas instituições contratantes.

De forma semelhante, o sistema deverá ser capaz de gerar relatórios para serem publicados nos sites das instituições contratantes, para a manutenção da transparência dos processos, respeitando-se as exigências da legislação vigente relacionada ao tema.

Prevê-se, também, que o sistema seja capaz de gerar relatórios analíticos em nível central e por instituição contratante.

O sistema deverá também gerar relatórios relacionados à performance dos fornecedores credenciados.

Demais informações sobre o objeto da contratação constam do Anexo I – Relação mínima dos itens contemplados pelo projeto Farmácia Virtual.

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