Departamento de Proteção ao Patrimônio Afro-brasileiro Realiza Oficina para Qualificar Serviços

Os funcionários da Fundação Cultural Palmares (FCP) passa, este mês, pela oficina Qualificação dos Procedimentos e Processos da FCP. Promovida pelo Departamento de Proteção ao Patrimônio Afro-brasileiro (DPA/FCP), a iniciativa propõe formas de qualificar os procedimentos burocráticos e os serviços abertos com o objetivo de dar agilidade, por exemplo, à emissão das Certidões de Autodefinição Quilombola e aos processos relacionados a elas.

Conceição Barbosa, chefe de gabinete da FCP, enfatiza a importância de que os métodos estejam sempre de acordo com a legislação e com os regimentos cabíveis. “Faz parte da nossa missão institucional cumprir sempre com os critérios legalmente dispostos”, diz. De acordo com ela, quando trabalhados adequadamente, os procedimentos dão fluidez a processos que ficariam praticamente parados durante anos.

Valéria Cunha Gonçalves Monteiro, coordenadora de Preservação do Patrimônio Afro-brasileiro, do DPA, afirma que o setor gerencia um volume elevado de informações, razão pela qual é necessária a constante atualização dos procedimentos por meio dos quais elas são trabalhadas. Ela refere que o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é uma atualização concreta do modo de lidar com a documentação e que todos os envolvidos precisam se adequar ao seu funcionamento.

Cristian Farias Martins, coordenador substituto de Proteção do Patrimônio Afro-brasileiro, conduz a oficina que não tem prazo para terminar. As atividades seguirão até que o novo modelo de trabalho não apresente mais desafios. “Estamos nos obrigando a, por meio do SEI, implementar uma gestão diferenciada de processos. Para isso é importante também a interação de qualidade entre todos os servidores e colaboradores”, diz.

Por exemplo, as atuações de competência do DPA e da Procuradoria ficarão melhor alinhadas pois estarão subsidiando uma a outra em tempo real. Segundo os dois coordenadores, as medidas trarão benefícios internos e externos, pois, a transparência de informações, além de garantir a participação direta de todos os interessados em cada processo, garantirá a segurança de cada um deles possibilitando a correção imediata de possíveis erros técnicos e impedindo fraudes.

Métodos organizacionais – Nesta quinta-feira (1º), a pauta da oficina esteve em torno do mapeamento de conteúdo, dos métodos de solicitação (interna e externa), de encaminhamentos e de encerramento dos processos. Além disso, foi tratado o modo de organização do trabalho entre os setores e o a adequação ao cumprimento de critérios técnicos.

Um desafio identificado pela equipe foi o número de solicitações relacionadas a cada uma das comunidades certificadas, pois, existe o processo de certificação que é uma das exigências para que se dê a titulação definitiva do território, e ainda outras questões relacionadas a mesma comunidade, conduzidos em outros processos. “Daí a necessidade de que estejam relacionados para dar maior dimensão daquela realidade”, explica Valéria.

O novo modelo de organização dos arquivos no sistema, permitirá a mais fácil localização das peças correspondentes, contribuindo para que decisões importantes sejam tomadas imediatamente e com maiores chances de acerto, sempre que for o caso.