Dicas

- Defina as bases e objetivos de Governança, adaptados à realidade estrutural de sua Ouvidoria: ciente das funções e capacidades de seus colaboradores, bem como da estrutura física inerente a cada Ouvidoria e dos recursos e equipamentos disponíveis, estude a melhor forma de administrar a distribuição de funções internas em seu órgão, definindo responsabilidades e atividades para cada setor, o que permitirá alcançar as metas e objetivos traçados.   

- Desenvolvimento dos agentes/colaboradores: É de fundamental importância que os agentes (servidores e colaboradores) de sua Ouvidoria estejam motivados a adquirir novos conhecimentos, que contribuam para a constante melhoria dos serviços de Ouvidoria, cabendo ao gestor eficiente a busca por cursos, palestras e outras capacitações que serão apresentados aos agentes de Ouvidoria. 

- Índices e Resultados: Estabelecidas as metas e, tendo já vislumbrado os objetivos a serem alcançados, utilize métodos de apuração de reconhecida eficácia ou desenvolva, com apoio de equipe técnica competente, suas ferramentas de análise de resultados, bem como indicadores que reflitam, com segurança, o real desempenho de sua Ouvidoria. Os indicadores deverão estar atrelados aos dados mais importantes que denotem a real eficácia de uma Ouvidoria: rapidez na triagem e tramitação de demandas, incluindo o monitoramento constante de cumprimento, por parte dos interlocutores, dos prazos de resposta das manifestações, bem como os índices de satisfação dos solicitantes. 

- Emissão de Relatórios: Administre a redação e divulgação de relatórios periódicos, parciais e consolidados, que reflitam, com eficiência e detalhamentos acessíveis, os índices e resultados, para que seja possível desenvolver estratégias de ajustes de condutas e novos procedimentos, para um constante aperfeiçoamento dos serviços e ações de sua Ouvidoria. 

- Comunicação eficiente entre interlocutores: Uma Ouvidoria bem estruturada deverá ser capaz de se comunicar, com celeridade e respeito, com todos os órgãos e setores demandados. Para tanto, é fundamental que os agentes de Ouvidoria conheçam o funcionamento básico de seus interlocutores, bem como alguns detalhes de suas funções ligadas à execução dos serviços ofertados à população, que serão pauta das demandas da população.   

- Revisão de procedimentos e estratégias: Periodicamente, poderão ser apresentados os resultados das ações desenvolvidas por sua Ouvidoria, para seus próprios colaboradores, criando a oportunidade de ouvir todos os agentes ligados ao seu trabalho, criando ações e estratégias para o alinhamento de condutas e atividades. 

- Projetos de integração entre o público e Ouvidoria: Visando à conscientização da sociedade sobre os projetos e ações da Ouvidoria, poderão ser planejadas atividades públicas, de divulgação do trabalho proposto, ainda a ser executado, ou que visem divulgar os resultados já obtidos. 

POSSÍVEL SUGESTÃO DE ATIVIDADE: O QUE VOCÊ ACHOU DESSAS DICAS? COM BASE EM SUAS ATIVIDADES, EM SUAS EXPERIÊNCIAS JUNTO À SUA OUVIDORIA, APRESENTE AO GRUPO SUAS SUGESTÕES, QUE POSSAM ACRESECENTAR BOAS IDEAIS A ESTE DEBATE