Portaria Ibram nº 974, de 31 de janeiro de 2022

Dispõe sobre a concessão, aplicação e comprovação de suprimento de fundos no âmbito do
Instituto Brasileiro de Museus – Ibram e suas unidades Museológicas. 

O PRESIDENTE DO INSTITUTO BRASILEIRO DE MUSEUS - IBRAM, no uso das atribuições que lhe confere o art. 20, incisos II e IV, do Anexo I do Decreto nº 6.845, de 7 de maio de 2009, em conformidade com as disposições contidas na Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964, Lei Complementar nº 101, de 4 de maio de 2000, Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986, Decreto nº 5.355, de 25 de janeiro de 2005, alterada pelo Decreto nº 6.370, de 1º de fevereiro de 2008, na Portaria MP nº 41, de 04 de março de 2005, nas orientações emanadas do Manual do SIAFI – transação CONMANMF código 02.11.21 e o constante dos autos do processo nº 01415.008439/2017-28, resolve:

Art. 1º Esta Portaria estabelece o Regime Especial de Execução para concessão, aplicação  e comprovação de suprimento de fundos, no âmbito do Instituto Brasileiro de Museus – IBRAM e Unidades Museológicas, com a utilização e operacionalização do Cartão de Pagamentos do Governo Federal - CPCG, as quais obedecerão às disposições contidas nesta Portaria.

Parágrafo único. Considera-se suprimento de fundos, o adiantamento de numerário concedido e aplicado por meio do Regime Especial de Execução de que trata esta Portaria.

Art. 2º A entrega do numerário em favor do suprido será feita mediante Cartão de Pagamento do Governo Federal (CPCG).

§ 1º Aos Ordenadores de Despesas das respectivas unidades gestoras ligadas ao IBRAM compete ordenar despesas relativas à concessão do CPCG, bem como controlar o fluxo processual e atendimento dos limites de crédito fixados pelos tipos de gastos e o uso do referido cartão por parte dos supridos.

§ 2º  O suprimento de fundos será precedido de nota de empenho na dotação própria às despesas a realizar.

Art. 3º Em casos excepcionais, o Ordenador de Despesas poderá autorizar pagamento de despesas, por intermédio do Cartão de Pagamento do Governo Federal (CPCG), que não possam subordinar-se ao processo normal de licitação em face das peculiaridades, por meio  de suprimento de fundos.

Art. 4º  É vedada a execução de despesas por meio do CPCG:

I - com materiais permanentes;

II - com materiais ou serviços para os quais exista cobertura contratual;

III - com materiais comuns, usuais e frequentes;

IV - com gêneros alimentícios;

 V - com água e gás de cozinha;

VI - com tarifas públicas;

VII - para formação de estoque de material de consumo e material de expediente;

VIII - com utensílios e materiais de cozinha;

IX - com material de limpeza;

X - com estacionamento de veículos, exceto os oficiais utilizados em serviços;

XI - com materiais ou serviços supérfluos, assim entendidos aqueles que não forem absolutamente necessários ao bom desenvolvimento das atividades administrativas;

XII - com materiais existentes nos estoques do almoxarifado.

§ 1º Para fins do disposto neste artigo, o suprimento de fundos especial, deverá conter justificativa acerca da emergência ou da impossibilidade de submissão ao regular processo licitatório.

§ 2º A realização de despesas não incluídas nos incisos do "caput" deverá ser justificada pelo suprido e previamente autorizada por ato administrativo fundamentado da autoridade competente.

Art. 5º Ao Ordenador de Despesas compete, antes da concessão do suprimento de fundos especial, habilitar-se perante a Agência do Banco do Brasil para o Setor Público, situada na sede da respectiva Unidade da Federação.

§ 1º Para a habilitação é necessário o preenchimento de Proposta de Adesão e Cadastro de Centro de Custo e Cadastro do portador, disponíveis no sítio eletrônico do Banco do Brasil.

§ 2º A concessão do suprimento de fundos especial para uso do CPGF será efetuada mediante o preenchimento do formulário Proposta de Concessão de Suprimento de Fundo (PCSF), nos termos do anexo a esta Portaria.

Art. 6º As concessões de suprimento de fundos ficam autorizadas, respeitando o limite de R$ 1.000,00 (mil) reais por Unidade Administrativa.

Parágrafo único. Excepcionalmente, o ordenador de despesas poderá autorizar valores superiores, observados os limites estabelecidos no artigo 23 da Lei 8.666, de 1993.

Art. 7º É vedado o fracionamento de despesas nas aquisições de materiais e serviços, por uma mesma Unidade Gestora, no mesmo exercício financeiro, cujo valor total supere os limites estabelecidos no art. 24 da Lei 8.666, de 1993.

Art. 8º Não poderá ser concedido suprimento de fundos especial a servidor:

I - responsável por dois suprimentos;

II - que não esteja em efetivo exercício;

III - ordenador de despesas;

IV - gestor financeiro;

V - que seja próprio demandante da aquisição/contratação de serviço, exceto em viagem a serviço;

VI - responsável pelo almoxarifado; e

VII - declarado em alcance ou que esteja respondendo a sindicância ou processo administrativo disciplinar.

Parágrafo único. Para os fins do disposto no inciso VII do "caput", considera-se servidor declarado em alcance aquele que não prestou contas no prazo regulamentar ou que teve suas contas recusadas ou impugnadas em virtude de desvio, desfalque, falta ou má aplicação dos recursos recebidos.

Art. 9º Nenhum suprimento de fundos poderá ser concedido para aplicação em período superior a 90 (noventa) dias, a contar da data de emissão da nota de empenho.

§ 1º Em casos excepcionais e devidamente fundamentados pelo ordenador de despesas, o suprimento de fundos poderá ser concedido com prazo superior ao referido neste artigo.

Art. 10. Evitar-se-á a concessão de suprimento de fundos com prazo de aplicação após o exercício financeiro correspondente.

Parágrafo único. Sendo absolutamente necessária a medida, o detentor de suprimento de fundos deverá fornecer à unidade de controle o saldo em seu poder no dia 31 de dezembro, cuja aplicação não ultrapassará o décimo dia do mês de janeiro do exercício seguinte e sua comprovação não excederá o décimo quinto dia do mesmo mês.

Art. 11. Fica a cargo do suprido a abertura do processo administrativo específico no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, para cada concessão de suprimento de fundos especial, que deverá ser instruído com os seguintes documentos:

I - pedido formal do interessado, contendo: nome, CPF, cargo e função do servidor, valor pretendido e justificativa sobre a necessidade de utilização do CPGF;

II - justificativa para a concessão;

III - declaração do suprido de que não se enquadra nas situações impeditivas contidas neste normativo e de estar ciente da legislação aplicável à concessão de suprimento de fundos, em especial, dos dispositivos que regulam a sua finalidade, aplicação, prazos e utilização e prestação de contas;

IV - ato de concessão que consiste na autorização do Ordenador de Despesas, indicando o período de aplicação e a data limite para prestação de contas;

V - nota de empenho da despesa;

VI - demonstrativo de receitas e despesas;

VII - documentação da prestação de contas do suprimento de fundos especial;  e

VIII - manifestação, quando for o caso, acerca da pertinência da despesa.

Parágrafo único. Os dados e informações indicados nos incisos I a III constarão do formulário  Proposta de Concessão de Suprimento de Fundo (PCSF), nos termos do anexo a esta Portaria, gerado no sistema SEI.

Art. 12. Do ato de concessão de suprimento de fundos deverão constar:

I - a data da concessão;

II - a natureza da despesa;

III - o programa de trabalho;

IV - a finalidade;

V - o nome completo, cargo ou função do suprido;

VI - o valor do suprimento, em algarismos e por extenso, em moeda corrente;

VII - o período de aplicação; e

VIII - o prazo de comprovação.

Parágrafo único. O ato de concessão deverá ser publicado no Boletim de Serviço Eletrônico do IBRAM.

Art. 13. A realização de despesas deverá obedecer rigorosamente às especificações estabelecidas no ato de concessão, respeitada a natureza da despesa, o valor fixado pelo ordenador de despesa e os prazos de aplicação e comprovação constantes da autorização de suprimento de fundos especial.

Parágrafo único. Na aplicação do suprimento de fundos especial, deve o suprido observar os preços e as condições mais vantajosas para o Instituto Brasileiro de Museus e respectivas  Unidades Museológicas.

Art. 14. Ao usuário do CPCG é reconhecida a condição de preposto da autoridade que o conceder e, a esta, a de responsável pela aplicação, quando acatada a prestação de contas.

Art. 15. O CPCG, emitido com autorização do Ordenador de Despesas e assinado pelo portador nele identificado, será de uso pessoal e intransferível, e ficará sob total responsabilidade do usuário.

Art. 16. A prestação de contas deverá ser instruída com os seguintes documentos:

I - comprovantes originais das despesas realizadas, com data de emissão dentro do prazo de aplicação, devidamente justificada e atestadas;

II - comprovantes eletrônicos originais das transações, emitidos por ocasião de cada utilização do Cartão de pagamento do Governo Federal;

III - demonstrativo das despesas emitido pela operadora do CPCG; e

IV - anulação do saldo do empenho não utilizado, se for o caso.

§ 1º Os comprovantes das despesas realizadas não poderão conter rasuras, acréscimos ou emendas, e serão emitidos por quem prestou o serviço ou forneceu o material, constando necessariamente:

I - emissão em nome do IBRAM;

II - discriminação clara do objeto, não se admitindo a generalização ou abreviaturas que impossibilitem a identificação das despesas efetivamente realizadas;

III - local e data da emissão;

IV - no recibo de pagamento a autônomo, a assinatura do prestador do serviço, o endereço e o número do registro de identificação nacional e do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF);

V - quitação (autenticação) da nota fiscal ou, na hipótese em que for emitido recibo, nele deverá constar o serviço prestado e/ou material adquirido, a assinatura e o nome legível do emitente/fornecedor ou de seu representante legal e seu endereço completo; e

VI - atestação de que os serviços foram prestados ou de que o material foi recebido, efetuada por servidor que não o suprido ou o ordenador de despesas.

§ 2º A atestação mencionada no inciso VI do § 1º deverá conter data e assinatura, seguidas de nome legível e cargo ou função do servidor.

§ 3º Exigir-se-á documentação fiscal dos pagamentos com suprimento de fundos, quando a operação estiver sujeita a tributação.

§ 4º O processo de comprovação deverá ser autuado e instruído no SEI.

Art. 17. O prazo da prestação de contas do suprimento de fundos especial é de 30 (trinta) dias, contado a partir do término do prazo de aplicação, não podendo ultrapassar o último dia útil do mês de dezembro do exercício financeiro em que foi concedido, exceto quando autorizado na forma do parágrafo único do art. 10.

§ 1º A análise e a aprovação das prestações de contas serão efetivadas pelos Ordenadores  de Despesas, no âmbito do processo de concessão do suprimento de fundos especial, a partir da análise dos documentos previstos no art. 16.

§ 2º Para a análise da prestação de contas, os Ordenadores de Despesas poderão solicitar manifestação técnica das unidades administrativas do IBRAM.

§ 3º A qualquer tempo, quando exigido pelo Ordenadores de Despesas, o usuário do CPCG deverá apresentar toda e qualquer informação que se fizer necessária, referente a sua utilização.

Art. 18. De posse dos documentos fiscais, o suprido deverá acessar o Sistema de Cartão de Pagamento (SCP), pelo Portal de Compras do Governo Federal (COMPRAS.GOV.BR) e, conforme as instruções ali contidas, realizar o detalhamento da aplicação do suprimento de fundos concedido em seu nome, imprimir os documentos conclusivos e anexá-los ao processo de prestação de contas.

Art. 19. Não serão admitidas:

I - despesas em desconformidade com a finalidade da concessão ou com a presente instrução;

II - prestação de contas por meio de e-mail e/ou fac-símile;

III - documentos comprobatórios de despesas em cópia; e

IV - ausência de quaisquer documentos elencados no art. 16.

Art. 20. O valor do suprimento de fundos a ser comprovado não poderá ultrapassar o quantitativo recebido.

Art. 21. As restituições por aplicação indevida serão feitas à conta única do Tesouro Nacional, mediante depósito bancário identificado, constituindo-se em anulação de despesa, ou receita orçamentária, se recolhidas após o encerramento do exercício.

Parágrafo único. As restituições de que trata este artigo deverão ser efetuadas pelo suprido até o prazo limite de comprovação.

Art. 22. Os suprimentos de fundos concedidos serão considerados despesas efetivas, registrando-se a responsabilidade ao servidor suprido, cuja baixa será procedida após a aprovação das contas prestadas.

Art. 23. O controle dos prazos para prestação de contas pelos supridos, para efeito de baixa na responsabilidade, será feito:

I -  na Sede, pela Coordenação de Recursos, Logísticos e Licitações - CRLL;

II - nos escritórios de representação regionais, pelos respectivos setores de licitações; e

III - nas Unidades Museológicas Gestoras, pelo serviço responsável pela contabilidade.

Art. 24. O Ordenador de Despesas deverá, expressamente, aprovar ou impugnar as contas prestadas pelo suprido, no prazo de 30 (trinta) dias, a contar da data da comprovação.

Art. 25. Aprovada a prestação de contas, a baixa da responsabilidade do detentor do suprimento de fundos deverá ser efetivada no prazo de 10 (dez) dias:

I - na Sede, pela Coordenação de Orçamento, Finanças e Contabilidade - COFIC; e

II - demais unidades gestoras, pela respectiva área de contabilidade.

Art. 26. É vedada a concessão de suprimento de fundos a colaboradores sem vínculo empregatício com o Instituto Brasileiro de Museus – IBRAM e Unidades Museológicas.

Art. 27.  No caso do agente responsável por suprimento de fundos não prestar contas de sua aplicação no prazo fixado, ou se o ordenador de despesas impugnar as contas prestadas, deverá este adotar as medidas administrativas cabíveis, para o ressarcimento, pelo suprido, dos valores devidos ao Instituto Brasileiro de Museus – IBRAM, ou requerer ao órgão jurídico pertinente as medidas judiciais e extrajudiciais cabíveis, com vistas à obtenção do ressarcimento do débito apurado, inclusive o protesto, se for o caso, na forma do § 2º, art. 6º da Instrução Normativa - TCU nº 71, de 28 de novembro de 2012, alterada pela IN nº 76, de 2016 - TCU, de 23/11/2016.

Art. 28. De acordo o parágrafo único do Art. 10, da IN/SRF nº 1.234, de 11/01/2012, os pagamentos efetuados por meio de suprimento de fundos à pessoa jurídica, por prestação de serviço ou aquisição de material de consumo, são isentos de retenção na fonte do imposto de renda e das contribuições de que trata o artigo 64 da Lei n° 9.430, de 27 de dezembro de 1996.

Art. 29. Nos serviços contratados de Pessoa Física – autônomos, o suprido deverá reter 11% do pagamento a título de Tributos Previdenciários, devidamente destacados no Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA), emitido.

Parágrafo único. Para fins de recolhimento pela Área de Execução Orçamentária e Financeira da Unidade, até o dia 20 (vinte) do mês subsequente à data de emissão do RPA, deverá o suprido informar, até o dia 5 de cada mês, os valores retidos no mês anterior.

Art. 30. Fica revogada a Portaria nº 330, de 21 de setembro de 2017, publicada no Boletim Administrativo Eletrônico do IBRAM nº 489, Edição Semanal, de 25/09/2017.

Art. 31. Esta Portaria entra em vigor em 3 de março de 2022.

Pedro Machado Mastrobouno

Brasília, 1º de fevereiro de 2022.

Este texto não substitui o publicado no BSE de 1º de fevereiro de 2022 (clique aqui)

ANEXO I

(FORMULÁRIO SEI) PROPOSTA DE CONCESSÃO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS

(Este documento tem como finalidade informar ao Ordenador de Despesas a necessidade da unidade em realizar uma despesa por meio de concessão de Suprimento de Fundos – SF. É a informação do Suprido, acerca da identificação das partes, do cumprimento dos requisitos, bem como que não se trata de algum caso de vedação e/ou impedimento)

IDENTIFICAÇÃO DO PROPONENTE

(Neste campo são preenchidas as informações para identificação do Proponente)

IDENTIFICAÇÃO DO SUPRIDO

(Neste campo são preenchidas as informações para identificação do Suprido)

DESCRIÇÃO DO OBJETO - MATERIAL OU SERVIÇO

(Neste campo o Suprido identifica, qualifica e quantifica o objeto a ser adquirido (material) ou contratado (serviço). A especificação deve ser clara e suficiente a se identificar a demanda)

FINALIDADE OU JUSTIFICATIVA

(Neste campo o Suprido deve indicar a finalidade e/ou justificativa para a aquisição ou contratação)

IDENTIFICAÇÃO DA DESPESA

(Neste campo o Suprido deve identificar a despesa a ser realizada)

REQUISITOS

(Neste campo devem ser esclarecidos e justificados o cumprimento dos requisitos para a concessão do SF, nos termos da legislação)

São requisitos para a concessão do Suprimento de Fundos, nos termos do Decreto nº 93.872/1986, do Decreto nº 5.355, de 25 de janeiro de 2005, do Decreto nº 6.370, de 1º de fevereiro de 2008, da Portaria MP nº 41, de 07 de março de 2005, e da Portaria IBRAM nº 974, de 31 de janeiro de 2022:

a) Excepcionalidade: (Justificativa)
b) Impossibilidade de submissão ao processo normal de contratação (Dispensa/Inexigibilidade/Cotação eletrônica/Pregão): (Justificativa)
c) Enquadramento em algum dos seguintes casos: (assinalar)

(  ) para atender despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor, em cada caso, não ultrapassar o limite da Portaria IBRAM nº 974, de 31 de janeiro de 2022 (R$ 1.000,00 mil reais).

DECLARAÇÕES

(Neste campo devem ser declarados as situações que possam impossibilitar a concessão do SF, relativas às vedações e aos impedimentos)

APLICAÇÃO E PRESTAÇÃO DE CONTAS

Em conformidade com o art. 9º da Portaria IBRAM nº 974, de 31 de janeiro de 2022, nenhum suprimento de fundos poderá ser concedido para a aplicação em período superior a 90 (noventa) dias, a contar da data da emissão da nota de empenho. Da mesma maneira, conforme art. 17, é de 30 (trinta) dias, contados do término do prazo da aplicação, o prazo para a prestação de contas.

FRACIONAMENTO DE DESPESAS

A concessão do Suprimento de Fundos está condicionada à verificação quanto à ocorrência de fracionamento de despesas, nos termos do art. 7º da Portaria IBRAM nº 974, de 31 de janeiro de 2022.

VANTAJOSIDADE

Devem ser informadas as razões de escolha do fornecedor, bem como devem ser observadas as os preços e condições mais vantajosas à Administração, conforme parágrafo único do art. 13 da Portaria IBRAM nº 974, de 31 de janeiro de 2022.

O Suprido e o Proponente declaram estar cientes da legislação aplicável à concessão de suprimento de fundos, em especial aos dispositivos que regulam sua finalidade, prazos de utilização e de prestação de contas, bem como do normativo interno que estabelece diretrizes para a concessão e utilização de suprimento de fundos.

O presente documento segue assinado pelo Suprido.

Local, __ de _______ 20__.

____________________

Assinatura do Suprido

Para continuidade do procedimento, este processo deve ser encaminhado ao Ordenador de Despesa competente, acompanhado de toda a documentação comprobatória (relatórios, fotos, orçamentos, planilhas e etc.).

ANEXO II

(FORMULÁRIO SEI) SOLICITAÇÃO DE DESPESAS POR SUPRIMENTO DE FUNDOS

(Este documento tem como finalidade iniciar o processo de concessão de Suprimento de Fundos – SF. É a requisição do Proponente ao suprido, para que este providencie a emissão/recarga do Cartão de Pagamento do Governo Federal – CPGF)

Solicitante/Proponente

(Neste campo o Proponente identifica a origem da demanda, que poderá ser do próprio Proponente ou a pedido de algum Setor/Área específica do Museu.)

DESCRIÇÃO DO OBJETO – MATERIAL OU SERVIÇO

(Neste campo o Proponente identifica, qualifica e quantifica o objeto a ser adquirido (material) ou contratado (serviço). A especificação deve ser clara e suficiente a se identificar a demanda.)

FINALIDADE E JUSTIFICATIVA

(Neste campo o Proponente deve indicar a finalidade e/ou justificativa para a aquisição ou contratação.)

 Requisitos

(Neste campo devem ser esclarecidos e justificados o cumprimento dos requisitos para a concessão do SF, nos termos da legislação.)

São requisitos para a concessão do Suprimento de Fundos, nos termos do Decreto nº 93.872/1986, Decreto nº 5.355, de 25 de janeiro de 2005, e Decreto nº 6.370, de 1º de fevereiro de 2008, combinado com a Portaria MP nº 41, de 07 de março de 2005 e suas alterações e Portaria IBRAM nº 974, de 31 de janeiro de 2022:

a) Excepcionalidade: (Justificativa)

b) Impossibilidade de submissão ao processo normal de contratação (Dispensa/Inexigibilidade/Cotação eletrônica/Pregão): (Justificativa)

c) Enquadramento em algum dos seguintes casos: (assinalar)

(  ) para atender despesas eventuais, inclusive em viagens e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento;  

(  ) quando a despesa deva ser feita em caráter sigiloso, conforme se classificar em regulamento; e

(  ) para atender despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor, em cada caso, não ultrapassar limite Portaria IBRAM nº 974, de 31 de janeiro de 2022.

O presente documento segue assinado pelo Proponente, e pelo Solicitante se for o caso, sendo que, para a continuidade do procedimento, os autos devem ser encaminhados à unidade de lotação do Suprido.

(assinatura do Proponente e do Solicitante, se for o caso)

ANEXO III

(FORMULÁRIO SEI) PRESTAÇÃO DE CONTAS DE SUPRIMENTO DE FUNDOS

Processo nº

IDENTIFICAÇÃO DO SUPRIDO

DADOS DO EMPENHO

  FORMA DE UTILIZAÇÃO

  O presente documento segue assinado pelo Suprido.

Local, __ de _______ 20__.

____________________

Assinatura do Suprido

Para continuidade do procedimento e aprovação das contas, este processo deve ser encaminhado ao Ordenador de Despesa competente.