Portaria Ibram nº 1143, de 30 de março de 2022

PORTARIA IBRAM Nº 1143, DE 30 DE MARÇO DE 2022

Institui a Política de Gestão de Riscos – PGR, o Comitê e o Núcleo de Governança, Gestão de Riscos e Controles, no âmbito do Instituto Brasileiro de Museus – Ibram, e dá outras providências

O PRESIDENTE DO INSTITUTO BRASILEIRO DE MUSEUS –​ Ibram, em conformidade com a atribuição que lhe confere o inciso IV do art. 20 do Anexo I ao Decreto nº 6.845, de 7 de maio de 2009, e o disposto no art. 17 da Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 01, de 10 de maio de 2016, resolve:

Art. 1º Instituir a Política de Gestão de Riscos – PGR, no âmbito do Instituto Brasileiro de Museus – Ibram.

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 2º  Para fins desta Portaria, considera-se:

I - processo: conjunto de ações e atividades inter-relacionadas, executadas para alcançar produto, resultado ou serviço predefinido;

II - governança: combinação de processos e estruturas implantadas pela alta administração da organização, para informar, dirigir, administrar, avaliar e monitorar atividades organizacionais, com o intuito de alcançar os objetivos e prestar contas dessas atividades para a sociedade;

III - objetivo organizacional: situação que se deseja alcançar de forma a se evidenciar êxito no cumprimento da missão e no atingimento da visão de futuro da organização;

IV - meta: alvo ou propósito com que se define um objetivo a ser alcançado;

V - risco: possibilidade de ocorrência de um evento que tenha impacto no atingimento dos objetivos da organização;

VI - risco inerente: risco a que uma organização está exposta ao não considerar quaisquer medidas de controle que possam reduzir a probabilidade de sua ocorrência ou seu impacto;

VII - risco residual: risco a que uma organização está exposta após a implementação de medidas de controle para o tratamento do risco;

VIII - gestão de riscos: arquitetura, princípios, objetivos, estrutura, competências e processo necessários para se gerenciar riscos eficazmente;

IX - gerenciamento de risco: processo para identificar, avaliar, administrar e controlar potenciais eventos ou situações e fornecer segurança razoável no alcance dos objetivos organizacionais;

X - controle interno da gestão: conjunto de regras, procedimentos, diretrizes, protocolos, rotinas de sistemas informatizados, conferências e trâmites de documentos e informações, entre outros, operacionalizados de forma integrada, destinados a enfrentar os riscos e fornecer segurança razoável de que os objetivos organizacionais serão alcançados;

XI - medida de controle: medida aplicada pela organização para tratar os riscos, aumentando a probabilidade de que os objetivos e as metas organizacionais estabelecidos sejam alcançados; e

XII - apetite a risco: nível de risco que uma organização está disposta a aceitar.

CAPÍTULO II

DOS PRINCÍPIOS

Art. 3º A gestão de riscos do Ibram observará os seguintes princípios:

I - agregar valor e proteger o ambiente interno do Ibram;

II - ser parte integrante dos processos organizacionais;

III - subsidiar a tomada de decisões;

IV - abordar explicitamente a incerteza;

V - ser sistemática, estruturada e oportuna;

VI - ser baseada nas melhores informações disponíveis;

VII - considerar fatores humanos e culturais;

VIII - ser transparente e inclusiva;

IX - ser dinâmica, iterativa e capaz de reagir a mudanças;

X - apoiar a melhoria contínua do Ibram; e

XI - estar integrada às oportunidades e à inovação.

CAPÍTULO III

DOS OBJETIVOS

Art. 4º A gestão de riscos tem por objetivos:

I - aumentar a probabilidade de atingimento dos objetivos do Ibram;

II - fomentar uma gestão proativa;

III - atentar para a necessidade de se identificar e tratar riscos em todo o Ibram;

IV - facilitar a identificação de oportunidades e ameaças;

V - prezar pelas conformidades legais e normativas dos processos organizacionais;

VI - melhorar a prestação de contas à sociedade;

VII - melhorar a governança;

VIII - estabelecer uma base confiável para a tomada de decisão, de planejamento e de avaliação;

IX - melhorar o controle interno da gestão;

X - alocar e utilizar eficazmente os recursos para o tratamento de riscos;

XI - melhorar a eficácia e a eficiência operacional;

XII - melhorar a prevenção de perdas e a gestão de incidentes;

XIII - minimizar perdas;

XIV - melhorar a aprendizagem organizacional; e

XV - aumentar a capacidade da organização de se adaptar a mudanças.

Parágrafo único. A gestão de riscos estará integrada aos processos de planejamento estratégico, à gestão e à cultura organizacional do Ibram.

Art. 5º O gerenciamento de riscos será implementado de forma gradual em todas as áreas do Ibram, sendo priorizados os processos organizacionais que impactam diretamente no atingimento dos objetivos estratégicos definidos no planejamento estratégico do Ibram.

Parágrafo único. Os ocupantes de cargo do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores – DAS, de nível 4 ou superior e equivalentes, poderão implementar o processo de gerenciamento de riscos em seus processos organizacionais, independentemente de priorização prévia, desde que a implementação esteja de acordo com a PGR.

CAPÍTULO IV

DA OPERACIONALIZAÇÃO

Art. 6º A operacionalização da gestão de riscos deverá ser descrita pela metodologia de gestão de riscos do Ibram, que deverá contemplar, no mínimo, as seguintes etapas:

I - entendimento do contexto: etapa em que são identificados os objetivos relacionados ao processo organizacional e definidos os contextos externos e internos a serem levados em consideração no gerenciamento de riscos;

II - identificação de riscos: etapa em que são identificados possíveis riscos para objetivos associados aos processos organizacionais;

III - análise de riscos: etapa em que são identificadas as possíveis causas e consequências do risco;

IV - avaliação de riscos: etapa em que são estimados os níveis dos riscos identificados;

V - priorização de riscos: etapa em que são definidos quais riscos terão suas respostas priorizadas, levando em consideração os níveis calculados na etapa anterior;

VI - definição de respostas aos riscos: etapa em que são definidas as respostas aos riscos, de forma a adequar seus níveis ao apetite estabelecido para os processos organizacionais, além da escolha das medidas de controle associadas a essas respostas; e

VII - comunicação e monitoramento: etapa que ocorre durante todo o processo de gerenciamento de riscos, responsável pela integração de todas as instâncias envolvidas, bem como pelo monitoramento contínuo da própria gestão de riscos, com vistas à sua melhoria.

Parágrafo único. A metodologia de gestão de riscos deverá contemplar critérios predefinidos de avaliação, de forma a permitir a comparabilidade entre os riscos.

CAPÍTULO V

DAS COMPETÊNCIAS

Seção I

Do Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controles 

Art. 7º Fica instituído o Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controles, que terá a seguinte composição:

I - Presidente do Ibram;

II - Chefe da Assessoria de Relações Institucionais – ASREL;

III - Auditor Interno – AUDIN;

IV - Procurador-Chefe – PROFER;

V - Diretor do Departamento de Processos Museais – DPMUS;

VI - Diretor do Departamento de Planejamento e Gestão Interna – DPGI;

VII - Diretor do Departamento de Difusão, Fomento e Economia dos Museus – DDFEM; e

VIII - Coordenador-Geral de Sistemas de Informação Museal – CGSIM.

§ 1º O Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controles será presidido pelo Presidente do Ibram e, na sua ausência, pelo Chefe da ASREL.

§ 2º A Assessoria de Relações Institucionais exercerá o papel de Secretaria-Executiva do Comitê, auxiliando na supervisão e no monitoramento da Política de Gestão de Riscos.

§ 3º O Comitê poderá convocar representantes das unidades do Ibram para participar das reuniões.

§ 4º O Comitê reunir-se-á, com quórum mínimo da maioria dos seus membros, uma vez por semestre e, extraordinariamente, por convocação do Presidente ou da maioria dos seus membros.

§ 5º As deliberações do Comitê serão tomadas por maioria simples, presentes, necessariamente, o Presidente ou o Secretário-Executivo. 

§ 6º As reuniões do Comitê ocorrerão preferencialmente por videoconferência ou, necessariamente, quando o seu Presidente e seu Secretário-Executivo estiverem fora das dependências da sede do Ibram, em Brasília.

§ 7º As convocações para reuniões especificarão o horário de início e o horário limite de término da reunião. 

§ 8º  Na hipótese de a duração máxima da reunião ser superior a duas horas, será especificado um período máximo de duas horas no qual poderão ocorrer as votações.

§ 9º A participação no Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controles será considerada serviço público relevante, não remunerado.

§ 10. É vedada a criação de subcolegiados por ato do Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controles.

§ 11. É vedada a divulgação de discussões em curso sem a prévia anuência do Presidente.

Art. 8º Compete ao Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controles:

I - promover práticas e princípios de conduta e padrões de comportamentos;

II - institucionalizar estruturas adequadas de governança, gestão de riscos e controles internos;

III - promover o desenvolvimento contínuo dos agentes públicos e incentivar a adoção de boas práticas de governança, de avaliação, de gestão de riscos e de controles internos;

IV - garantir a aderência às regulamentações, leis, códigos, normas e padrões, com vistas à condução das políticas e à prestação de serviços de interesse público;

V - promover a integração dos agentes responsáveis pela governança, pela gestão de riscos e pelos controles internos;

VI - promover a adoção de práticas que institucionalizem a responsabilidade dos agentes públicos na prestação de contas, na transparência e na efetividade das informações;

VII - aprovar políticas, diretrizes, metodologias e mecanismos para comunicação e institucionalização da gestão de riscos e dos controles internos;

VIII - supervisionar o mapeamento e avaliação dos riscos que podem comprometer a prestação de serviços de interesse público;

IX - liderar e supervisionar a institucionalização da gestão de riscos e dos controles internos, oferecendo suporte necessário para sua efetiva implementação no órgão ou entidade;

X - estabelecer limites de exposição a riscos globais do órgão ou entidade, bem com os limites de alçada ao nível de unidade, política pública ou atividade;

XI - aprovar e supervisionar método de priorização de temas e macroprocessos para gerenciamento de riscos e implementação dos controles internos da gestão;

XII - emitir recomendação para o aprimoramento da governança, da gestão de riscos e dos controles internos; e

XIII - monitorar as recomendações e orientações deliberadas pelo Comitê, por meio de relatórios e reuniões periódicas, conforme metodologia a ser definida pelo Núcleo de Governança, Gestão de Riscos e Controles.

Parágrafo único. A responsabilidade pelo estabelecimento da estratégia e da estrutura de gestão de riscos, no âmbito do Ibram, é do Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controles, sem prejuízo das responsabilidades do Presidente do Ibram e das instâncias de supervisão nos seus respectivos âmbitos de atuação.

Seção II

Do Núcleo de Governança, Gestão de Riscos e Controles

Art. 9º Fica instituído o Núcleo de Governança, Gestão de Riscos e Controles, que será composto por 1 um representante e 1 um suplente, dos seguintes órgãos do Ibram:

I - Gabinete da Presidência;

II - Assessoria de Relações Institucionais – ASREL;

III - Auditoria Interna – AUDIN;

IV - Departamento de Processos Museais – DPMUS;

V - Departamento de Planejamento e Gestão Interna – DPGI;

VI - Departamento de Difusão, Fomento e Economia dos Museus – DDFEM; e

VII - Coordenação-Geral de Sistemas de Informação Museal – CGSIM.

§ 1º Os representantes, titular e suplente, serão indicados pela chefia do respectivo Departamento ou Coordenação, e designados em ato próprio, pelo Presidente do Ibram.

§ 2º A Assessoria de Relações Institucionais exercerá o papel de Secretaria-Executiva do Núcleo, coordenando os trabalhos e prestando apoio administrativo.

§ 3º O Núcleo poderá convocar para participar de suas reuniões membros de unidades organizacionais que detenham informações importantes, ou cuja participação seja relevante.

§ 4º As reuniões do Núcleo ocorrerão preferencialmente por videoconferência ou, necessariamente, quando 3 (três) ou mais de seus integrantes estiverem fora das dependências da sede do Ibram, em Brasília.

§ 5º O Núcleo reunir-se-á, com quórum mínimo da maioria dos seus membros, uma vez por semestre e, extraordinariamente, por convocação do Secretário-Executivo ou da maioria dos seus membros.

§ 6º As deliberações do Núcleo serão tomadas por maioria simples, presentes, necessariamente, o Secretário-Executivo. 

§ 7º A participação no Núcleo de Governança, Gestão de Riscos e Controles será considerada serviço público relevante, não remunerado.

§ 8º As convocações para reuniões especificarão o horário de início e o horário limite de término da reunião. 

§ 9º  Na hipótese de a duração máxima da reunião ser superior a duas horas, será especificado um período máximo de duas horas no qual poderão ocorrer as votações.

§ 10. A participação no Núcleo de Governança, Gestão de Riscos e Controles será considerada serviço público relevante, não remunerado.

§ 11. É vedada a criação de subcolegiados por ato do Núcleo de Governança, Gestão de Riscos e Controles.

§ 12. É vedada a divulgação de discussões em curso sem a prévia anuência do Presidente.

Art. 10. Compete ao Núcleo de Governança, Gestão de Riscos e Controles:

I - auxiliar no funcionamento das estruturas da gestão de riscos, observadas as estratégias aprovadas pelo Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controles;

II - propor ao Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controles políticas, diretrizes, metodologias e mecanismos de comunicação, avaliação e monitoramento para a gestão de riscos;

III - incentivar e apoiar atividades de capacitação em gestão de riscos para os agentes públicos no exercício do cargo, função ou emprego, conforme cursos ofertados em esfera federal;

IV - dar conhecimento ao Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controles de riscos que podem comprometer o alcance dos objetivos estratégicos e a prestação de serviços de interesse público;

V - reportar informações sobre gestão de riscos para subsidiar a tomada de decisões e assegurar que estejam disponíveis em todos os níveis;

VI - auxiliar os gestores na formulação e no aperfeiçoamento permanente das diretrizes de controle no âmbito da gestão pública;

VII - auxiliar as unidades organizacionais do Ibram na identificação e mapeamento de riscos das áreas específicas;

VIII - propor a metodologia de gestão de riscos e suas revisões;

IX - definir os requisitos funcionais necessários à ferramenta de tecnologia de suporte ao processo de gerenciamento de riscos;

X - dar suporte à identificação, análise e avaliação dos riscos dos processos organizacionais selecionados para a implementação da gestão de riscos;

XI - requisitar aos responsáveis pelo gerenciamento de riscos dos processos organizacionais as informações necessárias para a consolidação dos dados e a elaboração dos relatórios gerenciais; e

XII - praticar outros atos de natureza técnica e administrativa necessários ao exercício de suas responsabilidades.

Parágrafo único. O Núcleo de Governança, Gestão de Riscos e Controles será o canal de comunicação de necessidades, informações e demandas de gestão de riscos do Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controles.

Art. 11. Compete aos responsáveis pelo gerenciamento de riscos representantes de cada Departamento e Unidades Gestoras do Ibram:

I - identificar, analisar e avaliar os riscos dos processos sob sua responsabilidade, em conformidade ao que define a PGR;

II - propor respostas e respectivas medidas de controle a serem implementadas nos processos organizacionais sob sua responsabilidade;

III - monitorar a evolução dos níveis de riscos e a efetividade das medidas de controles implementadas nos processos organizacionais sob sua responsabilidade;

IV - informar o Núcleo de Governança, Gestão de Riscos e Controles sobre mudanças significativas nos processos organizacionais sob sua responsabilidade;

V - responder às requisições do Núcleo de Governança, Gestão de Riscos e Controles; e

VI - disponibilizar as informações adequadas quanto à gestão dos riscos dos processos sob sua responsabilidade a todos os níveis do Ibram e demais partes interessadas.

Parágrafo único. Os responsáveis pelo gerenciamento de riscos dos processos organizacionais devem ter alçada suficiente para orientar e acompanhar as etapas de identificação, análise, avaliação e implementação das respostas aos riscos.

Art. 12. Compete a todos os servidores do Ibram o monitoramento da evolução dos níveis de riscos e da efetividade das medidas de controles implementadas nos processos organizacionais em que estiverem envolvidos ou que tiverem conhecimento.

Parágrafo único. No monitoramento de que trata o caput deste artigo, caso sejam identificadas mudanças ou fragilidades nos processos organizacionais, o servidor deverá reportar imediatamente o fato ao responsável pelo gerenciamento de riscos do processo em questão.

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 13. O Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controles, o Núcleo de Governança, Gestão de Riscos e Controles e os responsáveis pelo gerenciamento de riscos dos processos organizacionais deverão compartilhar informações entre si, em fluxo contínuo.

Art. 14. As iniciativas relacionadas à gestão de riscos existentes no Ibram anteriormente à publicação desta Portaria, deverão ser gradualmente alinhadas à metodologia de gestão de riscos aprovada pelo Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controles.

§ 1º A metodologia de gestão de riscos deverá ser revisada periodicamente, a critério do Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controles.

§ 2º O alinhamento de que trata o caput deste artigo deve ser feito no prazo máximo de 24 (vinte e quatro) meses, após a aprovação da metodologia de gestão de riscos.

Art. 15. Os casos omissos serão resolvidos pelo Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controles.

Art. 16. Ficam revogadas as Portarias n° 182, de 13 de maio de 2019; n° 313, de 17 de setembro de 2019; e n° 244, de 23 de julho de 2020.

Art. 17. Esta Portaria entra em vigor em 2 de maio de 2022.

Pedro Machado Mastrobuono

Presidente

Brasília, 30 de março de 2022

Este texto não substitui o publicado no DOU de 31 de março de 2022 (clique aqui)