Acervo acadêmico digital
O acervo acadêmico é o conjunto de documentos produzidos e recebidos pelas IES referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos.
As IES e suas mantenedoras são responsáveis pela guarda e gestão desse conjunto de documentos, para que seus estudantes e egressos possam ter acesso a comprovantes de sua vida acadêmica quando precisarem, tais como, segunda via de diplomas, histórico escolar, planos de curso com ementas de disciplinas cursadas, entre outros.
O MEC regulamenta e promove ações para que todas as IES do sistema federal de ensino superior adotem o acervo acadêmico digital e para a conversão dos seus acervos acadêmicos do meio físico para o meio digital.
A conversão do acervo acadêmico em meio físico para o meio digital não é mera digitalização de documentos. O processo deve utilizar métodos que garantam a integridade e a autenticidade de todas as informações contidas nos documentos originais e deve ser controlado por Sistema Especializado de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos que possua, minimamente, as seguintes características:
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capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital.
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forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital.
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método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação.
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utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.
Prazos para conversão dos acervos acadêmicos
Os prazos vigentes para a conversão do acervo acadêmico pelas IES são:
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19/5/2023: para que todos os documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes matriculados em cursos superiores ofertados a partir de 18/5/2022 fossem convertidos para o meio digital;
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19/5/2024: para que todos os documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes formados de 1º/1/2016 a 17/05/2022 fossem convertidos para o meio digital;
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19/5/2025: para que todos os documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes formados de 1º/1/2001 a 31/12/2015 sejam convertidos para o meio digital.
Os documentos anteriores a 2001 deverão ser digitalizados pelas IES conforme demanda da parte interessada.
A Portaria MEC nº 613, de 18 e agosto de 2022 e a Portaria MEC nº 360, de 18 de maio de 2022 reúnem mais informações sobre as especificações técnicas do processo de conversão do acervo acadêmico do meio físico para o meio digital e prazos.
A responsabilidade pela guarda e gestão do acervo acadêmico, mesmo após a extinção da IES permanece com a sua mantenedora, na pessoa do representante legal. No Cadastro e-MEC é possível encontrar informações sobre IES extintas e seus representantes legais.
Em casos excepcionais, quando há comprovada impossibilidade de guarda e de gestão do acervo pelos representantes legais da mantenedora de uma IES privada descredenciada, o MEC edita um ato autorizativo para transferência do acervo da IES descredenciada a uma instituição federal de ensino superior (IFES), que fica responsável por sua guarda e gestão.
Consulte a lista de IFES que atualmente estão responsáveis por acervos de IES privadas extintas que não foram capazes de garantir a guarda e a gestão de seus acervos acadêmicos.
Relação atualizada de acervos transferidos a IFES a partir de IES extintas.