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MIDR elimina documentos sem valor e abre espaço físico para novos armazenamentos
Material coletado no MIDR foi levado para uma cooperativa de reciclagem. (Foto: Márcio Pinheiro/MIDR)
Brasília (DF) – Para tornar mais eficiente a gestão documental, imprescindível em qualquer instituição pública, recomenda-se eliminar documentos que cumpriram o prazo de guarda e não possuem valor secundário. A primeira ação com esse objetivo no Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional (MIDR) ocorreu nessa quarta-feira (2) e foi conduzida pela Divisão de Documentação e Informação (DDI) do MIDR em parceria com a Universidade de Brasília (UnB) - TED 3/2021 de Gestão Documental.
De acordo com as Listagens de Eliminação de Documentos nº 1 e 2, aprovadas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do MIDR (CPAD-MIDR) e registradas em Ata da reunião ocorrida em 12/08/2024, esse processo foi realizado de forma criteriosa e seguindo os procedimentos estabelecidos pelo Arquivo Nacional (AN) e pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).
A eliminação dos conjuntos documentais foi autorizada pelo Ministro de Estado da Integração e do Desenvolvimento Regional substituto, conforme consta no Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº 1/2024, publicado no Diário Oficial da União, edição 168, seção 3 de 30/8/2024. Esse processo envolveu a CPAD e o Arquivo Central do MIDR e foi conduzido com transparência e responsabilidade institucional.
A quantidade de documentos eliminados foi significativa. Ao todo, foram 767 metros lineares, aproximadamente 5.000 caixas de arquivos, totalizando cerca de 19 toneladas de papel. Este descarte inclui apenas documentos relacionados às atividades-meio do MIDR.
É importante destacar que os materiais coletados para descarte foram destinados à cooperativa de reciclagem “Vencendo Obstáculos". Antes disso, porém, passaram por um processo de fragmentação para tornar as informações dos documentos inacessíveis, garantindo a privacidade e segurança das informações.
A eliminação de documentos conduzida pela DDI reflete o compromisso da área de gestão de documentos do MIDR com a eficiência administrativa e a adequação às normativas vigentes. Com o descarte, ocorreu liberação de espaço físico e os documentos que estão armazenados nos locais de trabalho poderão ser transferidos para o Arquivo Central do MIDR.
Vale destacar que o descarte regular de documentos desprovidos de valor histórico, administrativo, legal e fiscal, e a consequente redução no tamanho do acervo sob custódia da DDI geram economia de recursos e maior efetividade na prestação de serviços, contribuindo para o cumprimento do direito constitucional de acesso à informação, regulamentado pela Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação – LAI).
Todos os documentos comprobatórios – tais como listagens de eliminação, ata de aprovação, edital de Ciência de Eliminação publicação no Diário Oficial da União – constam no processo SEI 59000.011394/2024-50.