Passo a passo para os fornecedores dos programas Pró-DH e Viver
Fornecedor: informe-se aqui sobre como fazer o Credenciamento e obter a senha de acesso do Sistema de Informação e Gestão - SIG que é utilizado para os procedimentos de recebimento de Ordens de Fornecimento, registro da entrega de mercadorias e solicitação de pagamento. Veja no desenho abaixo o resumo do passo a passo que está detalhado nesta página.
ETAPA 1 - FORNECEDOR SOLICITA ACESSO (SENHA) PARA USO DO SIG
POR QUE RAZÃO E COMO FAZER NO SIG O CREDENCIAMENTO DA PESSOA FÍSICA RESPONSÁVEL PELA EMPRESA OU DE SEU PROCURADOR LEGAL ?
O Credenciamento nada mais é do que a solicitação de senha para a empresa utilizar o sistema SIG. Ele é fundamental para a empresa, pois todos os pagamentos são efetuados com base nas informações que o fornecedor insere no sistema SIG.
Com a leitura das informações abaixo basta acessar o SIG, preencher os dados pessoais solicitados e apertar o botão "Enviar Solicitação". NÃO É NECESSÁRIO ANEXAR DOCUMENTOS.
IMPORTANTE: O cadastro da empresa (pessoa jurídica CNPJ) é realizado pelo próprio Ministério. O credenciamento aqui explicado é o de uma pessoa física que terá senha do sistema SIG para efetuar todas as transações necessárias ao recebimento dos pagamentos devidos à empresa.
Para solicitar o credenciamento, acesse a página inicial do SIG e clique no botão vermelho "Solicitar Credenciamento".
Informe o número de CPF e clique em “Continuar” (o campo "Módulos" deverá estar na opção "Equipagem").
IMPORTANTE: O CPF deve ser do responsável pela empresa ou de seu procurador legal junto ao sistema SIG. É permitido o credenciamento de mais de uma pessoa para utilizar o SIG em nome da empresa. Recomenda-se que sejam aquelas pessoas responsáveis pelas atividades de faturamento e que mantenha contato próximo com área responsável pelas entregas das mercadorias.
Ao concluir esse preenchimento é exibida a tela a seguir:
Na seta número 1 - Nos campos "Dados Pessoais da Autoridade/Dirigente Máxima(o) ou Representante" e "Contato" preencha os dados complementares nome completo, sexo, telefone e e-mail.
Na seta número 2 - No campo "Acesso ao Sistema" somente clique na opção "Não" (não altere a informação mostrada no campo Público Alvo do Programa). A opção "Não" considera a pessoa cadastrada como sendo um usuário interno do Ministério, uma vez que o processo de pagamento começa no SIG com os dados e documentos que a empresa insere e termina com a análise interna dos técnicos de cada unidade do Ministério que emitiu a Ordem de Fornecimento das mercadorias.
Ao clicar na opção "Não" será exibida a tela complementar a seguir:
Na seta número 3 - No campo “UF” informe o estado em que está a pessoa física cadastrada e logo em seguida informe o respectivo município. No campo "Tipo do Órgão/Instituição" escolha a opção "Outros". A seguir, no campo "Órgão/Instituição" digite OUTROS. No campo "Função/Cargo" escolha e clique em OUTROS e o campo se abrirá e nele deve ser digitado OUTROS. Deixe em branco o campo "Observações".
Na seta número 4 - No campo "Termo de Uso" clique em "Visualizar Termo" e leia as condições para obtenção e manutenção da senha de acesso ao sistema SIG. Após a leitura, clique em "Confirmo a leitura".
Na seta número 5 - Para finalizar a solicitação de Credenciamento clique em "Enviar Solicitação".
IMPORTANTE: Logo após o envio da solicitação é necessário enviar um e-mail para equipagem@mdh.gov.br a fim de que o Ministério analise o credenciamento e libere a senha de acesso ao sistema SIG. A senha será enviada pelo próprio SIG para o e-mail cadastrado. No primeiro acesso, altere a senha conforme abaixo.
ETAPA 2 - MINISTÉRIO ELABORA PEDIDO DE MERCADORIAS NO SIG
COMO O MINISTÉRIO EFETUA O PEDIDO DE MERCADORIAS AO FORNECEDOR ?
O início de qualquer pedido de mercadoria efetuado pelo Ministério aos fornecedores se dá com a emissão de Ordem de Fornecimento – OF no sistema SIG.
A OF é numerada por contrato e contém:
- o tipo de bem que está sendo pedido
- a quantidade de destinatários (instituições) que vão receber esses bens
- a quantidade de bens que deverão ser despachados (que poderá ser diferente da quantidade de destinatários quando mais de um bem for entregue no mesmo destino)
- os dados completos de cada destinatário, com o nome da instituição, seu CNPJ, o município onde está localizada, o endereço da entrega e dados das pessoas de contato no destino.
Veja mais detalhes sobre a OF na etapa a seguir.
ETAPA 3 - FORNECEDOR RECEBE PEDIDO DE MERCADORIAS POR E-MAIL DO SIG
COMO EFETUAR A CORRETA LEITURA DOS DADOS CONTIDOS NA ORDEM DE FORNECIMENTO - OF ?
Uma vez que o Ministério necessite do fornecimento da mercadoria que foi contratada, será emitida uma Ordem de Fornecimento – OF no SIG e essa informação chegará ao fornecedor por e-mail enviado automaticamente pelo sistema para os endereços eletrônicos da empresa (pessoa jurídica) que foram apresentados ao Ministério por ocasião da assinatura do contrato.
O CNPJ do destinatário da mercadoria é o dado mais importante que o fornecedor receberá na OF, pois para o passo seguinte precisará digitar no SIG o CNPJ de cada destinatário e “associar os bens para entrega” a cada um deles (veja como fazer essa associação nas explicações contidas Etapa 5 desta página).
Essa associação é a vinculação do número de série de cada bem a cada um dos seus destinatários. O número de série também pode ser substituído por outro número de identificação utilizado pelo fabricante para marcar cada bem produzido.
Abaixo vê-se um exemplo de OF enviada por e-mail pelo SIG.
Na seta número 1 - A OF apresenta em sua parte inicial um resumo contendo, dentre outros dados: seu número, área do Ministério que a elaborou e o tipo de mercadoria que está sendo pedida (no exemplo acima nº 667/CT/Ar- condicionado portátil, sendo que a sigla CT significa Conselho Tutelar); informa a quantidade de destinatários (instituições) onde haverá entregas; e a quantidade de mercadorias solicitadas (esse número pode ser maior que o de destinatários na hipótese em que será entregue mais de uma mercadoria no mesmo destinatário).
Nas setas números 2, 3 e 4 - Logo após o resumo, a OF começa a apresentar as informações de cada destinatário (instituição). Exibe o nome da instituição, o seu CNPJ, o município, endereço da entrega, os dados de contato das pessoas no destino e a quantidade de mercadorias a ser entregue no local.
ETAPA 4 - FORNECEDOR CONSULTA SEU ESTOQUE E EFETUA FATURAMENTO DAS MERCADORIAS
QUAIS OS CUIDADOS QUE O FORNECEDOR DEVE TOMAR PARA CUMPRIR A ORDEM DE FORNECIMENTO - OF E FATURAR DE FORMA CORRETA AS MERCADORIAS QUE SERÃO ENTREGUES ?
Quando receber a OF, o fornecedor deverá ter disponibilidade em seu estoque ou por encomendas que deverá providenciar junto a outros fornecedores, de toda a quantidade solicitada para entrega e dentro do prazo previsto no contrato assinado com o Ministério.
Contudo, havendo a real necessidade, devidamente comprovada e justificados os motivos, o prazo poderá ser prorrogado após análise da Administração. O pedido de prorrogação do prazo de entrega deverá ser encaminhado ao Ministério por escrito e no mínimo com 10 (dez) dias úteis antes do seu vencimento.
IMPORTANTE: Para receber o pagamento que será efetuado pelo Ministério o fornecedor necessita inserir no SIG as imagens separadas da Nota Fiscal de cada destinatário e do Termo de Entrega assinado e datado pelo destinatário (ex: um termo de entrega para 5 computadores, desde que o destinatário seja o mesmo; ou um termo de entrega para um computador desde que o destinatário tenha a receber apenas um). Para agilizar o pagamento, recomenda-se, que a transportadora seja orientada a enviar essas imagens o mais breve possível para o fornecedor (por exemplo, tiradas do próprio celular do motorista/entregador da mercadoria), antes mesmo do envio desses documentos físicos
IMPORTANTE: O faturamento deve ser efetuado individualmente por destinatário, evitando-se que um faturamento que contenha vários destinatários seja enviado para pagamento pelo Ministério somente após o fornecedor ter recebido o último termo assinado e datado.
IMPORTANTE: Nas situações nas quais houver recusa do recebimento da mercadoria, antes da transportadora retornar sem efetuar a sua entrega deve-se manter contato com o Ministério pelos telefones que estão identificados no termo de entrega.
ETAPA 5 - FORNECEDOR DESPACHA MERCADORIAS E REGISTRA NO SIG
EM QUE MOMENTO O FORNECEDOR DEVE COMEÇAR A INSERIR NO SIG OS DADOS DO FATURAMENTO ?
Assim que as mercadorias forem despachadas, o fornecedor deve adotar os seguintes procedimentos no sistema SIG:
Acessar o SIG, passar o mouse na opção “Principal” (Seta 1). Será aberto o menu “Fornecedor”. Escolher a opção “Associar bens para entrega” (seta 2 ).
IMPORTANTE: O menu "Indicar local de entrega" será utilizado, exclusivamente, pelos fornecedores de veículos.
Será exibida a tela abaixo. Nela, deve-se digitar o número da OF recebida (seta 1) e aguardar que o SIG retorne a OF com a sigla do programa e o tipo de mercadoria (ex: 668/CT/Computador). Normalmente o SIG retornará os dados de apenas uma OF. Caso retorne mais de uma, conferir na OF a sigla correta e clique sobre ela. Logo em seguida clique no botão "Pesquisar" (seta 2).
Serão exibidos registros em quantidade de linhas igual ao total de bens da OF (por esse motivo, um destinatário que, por exemplo, receberá 2 computadores terá o seu CNPJ repetido 2 vezes = 2 registros/linhas (repare que no exemplo abaixo o total de registros é 4 e a quantidade de linhas também é 4, sendo que duas delas repetem o mesmo CNPJ).
Nos campos “NUMERO DA NOTA FISCAL”, “NUMERO DE SERIE” e “VALOR DA NOTA FISCAL” (setas 3, 4 e 5) preencher as respectivas informações. Para o campo número de série poderá ser informado outro identificador utilizado pelo fabricante na identificação do bem.
IMPORTANTE: após o preenchimento clique no botão “Salvar” e em seguida clique no botão “Tramitar”. Uma vez gravada no SIG essa associação dos bens, a situação de cada destinatário (instituição) passará a ser exibida no sistema como “EM PROCESSO DE ENTREGA”.
ETAPA 6 - FORNECEDOR CONFIRMA NO SIG A ENTREGA DAS MERCADORIAS PELA TRANSPORTADORA
QUAIS SÃO AS ÚLTIMAS PROVIDÊNCIAS DO FORNECEDOR NO SIG PARA O ENVIO DO PEDIDO DE PAGAMENTO ?
Assim que as mercadorias tiverem a confirmação de entrega e recebimento pelo destinatário (Termo de Entrega datado e assinado), o fornecedor deve adotar os seguintes procedimentos no sistema SIG:
IMPORTANTE: Somente será possível fazer a inserção da Nota Fiscal e do Termo de Entrega para as mercadorias que tiverem sido associadas, seguindo as orientações da Etapa 5 acima.
Acessar o SIG, passar o mouse na opção “Principal” (Seta 1). Será aberto o menu “Fornecedor”. Escolher a opção “Enviar documentação de entrega”(seta 2).
IMPORTANTE: O menu "Indicar local de entrega" será utilizado, exclusivamente, pelos fornecedores de veículos.
Será exibida a tela abaixo. Nela, deve-se digitar o número da OF recebida (seta 1) e aguardar que o SIG retorne a OF com a sigla do programa e o tipo de mercadoria (ex: 668/CT/Computador). Normalmente o SIG retornará os dados de apenas uma OF. Caso retorne mais de uma, conferir na OF a sigla correta e clique sobre ela. Logo em seguida clique no botão "Pesquisar" (seta 2).
Serão exibidos todos os municípios daquela Ordem de Fornecimento, contendo o nome da instituição, o nome de seu representante, o município onde se localiza e a quantidade de mercadoria que foram para ela despachadas. De posse das Notas Fiscais e dos Termos de Entrega datados e assinados (imagens enviadas pela transportadora ou os próprios documentos físicos digitalizados) o fornecedor deverá fazer a sua inserção município por município clicando na seta 3 acima, que exibirá a tela a seguir:
A tela exibe várias informações (os dados do município, de seu representante, da validação da autorização de retirada e, no canto direito, o estado atual do processo). O fornecedor necessita apenas fazer a inserção (UPLOAD) do arquivo do Termo de Entrega (seta 1 acima), deve digitar a data efetiva da entrega (seta 2 acima) que nele está constando, e a inserção (UPLOAD) do arquivo da Nota Fiscal (seta 3 acima).
IMPORTANTE: Desconsidere os campos "Número da autorização" e "Data/Hora da autorização", eles não devem ser preenchidos. Os campos de validação da autorização para retirada são de uso exclusivo para os fornecedores de veículos.
Após o preenchimento clique no botão “Salvar” e com isso o Ministério visualizará os documentos e poderá fazer a análise interna para pagamento.
ETAPA 7 - ANÁLISE DO MINISTÉRIO SOBRE O PEDIDO DE PAGAMENTO
O QUE O MINISTÉRIO ANALISA NO SIG PARA LIBERAR O PAGAMENTO DO FORNECEDOR ?
Os técnicos da unidade do Ministério que emitiu a Ordem de Fornecimento - OF solicitando as mercadorias farão o download da Nota Fiscal e do Termo de Entrega de cada destinatário. Será feita a conferência de:
- na Nota Fiscal o valor e destinatário;
- no Termo de Entrega se há assinatura com CPF e descrição da função/cargo do recebedor, bem como se a data é a mesma que o fornecedor digitou no campo apropriado no SIG conforme Etapa 6 acima.
IMPORTANTE: Caso a análise identifique alguma pendência na Nota Fiscal e/ou Termo de Entrega o SIG enviará e-mail para o fornecedor informando a pendência e o sistema SIG exibirá para aquele município a situação de “AGUARDANDO DOCUMENTAÇÃO DO FORNECEDOR”.
Não havendo pendência na Nota Fiscal e/ou Termo de Entrega o técnico lançará essa informação no SIG que passará a exibir a situação para aquele município como "BEM APTO PARA PAGAMENTO". O fornecedor poderá consultar essa informação acessando o SIG.