PORTARIA Nº 401, DE 30 DE OUTUBRO DE 2023

PORTARIA Nº 401, DE 30 DE OUTUBRO DE 2023

Institui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD/MDHC, no âmbito do Ministério dos Direitos Humanos e da Cidadania.

A SECRETÁRIA-EXECUTIVA DO MINISTÉRIO DOS DIREITOS HUMANOS E DA CIDADANIA, no uso da competência que lhe foi delegada pelo art. 2, XII da Portaria nº 6, de 12 de janeiro de 2021, o constante no Decreto nº 11.341, de 1º de janeiro de 2023, e nos artigos 9º a 14 do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, resolve:

Art. 1º Fica instituída, no âmbito do Ministério dos Direitos Humanos e da Cidadania - MDHC, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD/MDHC, com o objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação para garantir a sua destinação final, nos termos da legislação vigente e das normas do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, com as seguintes competências:

I - elaborar e atualizar o código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos, que são instrumentos técnicos de gestão relativos às atividades-fim deste Ministério e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional;

II - aplicar, orientar e supervisionar a aplicação do código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio da administração pública federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional;

III - orientar as unidades administrativas deste Ministério, analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados pelo órgão, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor;

IV - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo;

V - observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do titular do órgão;

VI - estabelecer os prazos de guarda e destinação dos documentos relacionados a atividade-meio não constantes na tabela de temporalidade do Conselho Nacional de Arquivos - Conarq, submetendo aprovação do Arquivo Nacional; e

VII - estabelecer em norma interna seu funcionamento.

Art. 2º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será presidida por um servidor(a) arquivista ou pelo Chefe da Divisão de Gestão Documental.

Art. 3º Ao presidente caberá dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da Comissão de Permanente de Avaliação de Documentos, especialmente:

I - convocar os membros para as reuniões;

II - coordenar as reuniões e as ações da CPAD/MDHC;

III - definir as prioridades dos assuntos a serem analisados;

IV - distribuir responsabilidades e tarefas aos membros, para posterior apresentação e discussão em colegiado;

V - requisitar informações e diligências necessárias ao andamento dos trabalhos;

VI - mediar discussões, dando preferência ao consenso entre os membros presentes, tendo voto de qualidade em caso de empate nas votações;

VII - propor ações de capacitação necessárias aos membros para o desenvolvimento dos trabalhos;

VIII - designar membros para acompanhar o processo de eliminação física dos documentos; e

IX - convidar, quando necessário, representantes de setores do ministério que não sejam membros da comissão, de outros órgãos e entidades públicos ou privados e especialistas na matéria em discussão para participar das reuniões, sem direito a voto.

Art. 4º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será composta pelos servidores das seguintes unidades administrativas, designados por meio de Portaria, que será publicada no Boletim de Serviço do MDHC:

I - Gabinete do Ministro;

II - Assessoria Especial de Defesa da Democracia, Memória e Verdade;

III - Assessoria Especial de Educação e Cultura em Direitos Humanos;

IV - Secretaria-Executiva;

V - Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração;

VI - Secretaria Nacional dos Direitos da Pessoa Idosa;

VII - Secretaria Nacional de Promoção e Defesa dos Direitos Humanos;

VIII - Secretaria Nacional dos Direitos da Criança e do Adolescente;

IX - Secretaria Nacional dos Direitos da Pessoa com Deficiência; e

X - Secretaria Nacional dos Direitos das Pessoas LGBTQIA+.

§ 1º Cada membro da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e impedimentos.

§ 2º Os membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos serão indicados pelo titular das unidades e designados pela Secretária-Executiva do MDHC.

§ 3º A Secretaria-Executiva da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será exercida por um dos servidores a que se refere o Art. 4º.

§ 4º Identificada a necessidade de contar com a colaboração de outros servidores, visando o entendimento dos conjuntos documentais que estão sendo avaliados, a autoridade máxima da unidade será informada pela CPAD/MDHC e deverá indicar um servidor com perfil adequado ao solicitado, a fim de participar como membro temporário da Comissão.

Art. 5º A Comissão de Permanente de Avaliação de Documentos se reunirá em caráter ordinário, no mínimo, semestralmente e em caráter extraordinário sempre que convocada por seu Presidente ou por solicitação de um terço dos membros.

§ 1º O quórum de reunião da CPAD/MDHC é de maioria absoluta de seus membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.

§ 2º O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação terá o voto ordinário e o de qualidade em caso de empate.

§ 3º Os membros da Comissão de Permanente de Avaliação de Documentos que não se encontrarem no mesmo ente federativo da reunião, participarão da reunião por meio de videoconferência.

§ 4º O Regimento Interno será elaborado por seus titulares, no prazo de noventa dias após o ato de designação de seus membros, e submetido à aprovação da Secretária-Executiva do MDHC.

Art. 6º O apoio técnico e logístico necessário às atividades da CPAD/MDHC será dado pela Coordenação-Geral de Logística e Eventos por meio da Divisão de Gestão Documental.

Art. 7º A participação na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.

Art. 8º Fica revogada a Portaria nº 39, de 17 de janeiro de 2020, publicada no Diário Oficial da União n° 15, de 22 de janeiro de 2020, seção 1, páginas 50 e 51.

Art. 9º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

RITA CRISTINA DE OLIVEIRA