PORTARIA Nº 1.144, DE 1º DE ABRIL DE 2021

PORTARIA Nº 1.144, DE 1º DE ABRIL DE 2021

Regulamenta a Gestão de Portfólio no âmbito do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos.

A MINISTRA DE ESTADO DA MULHER, DA FAMÍLIA E DOS DIREITOS HUMANOS, no uso das atribuições que lhe confere o art. 87, parágrafo único, incisos I e II, da Constituição, resolve:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Regulamentar a Gestão de Portfólio no âmbito do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos.

Parágrafo único. São diretrizes da Gestão de Portfólio:

I - a otimização de recursos do órgão pelo desenvolvimento somente da carteira prioritária aprovada; e

II - a revisão periódica e a adequação do Portfólio Estratégico, quando ocorrerem mudanças na estratégia ou no orçamento do Ministério.

Art. 2º São objetivos da Gestão de Portfólio:

I - alinhar a execução das iniciativas ao Planejamento Estratégico Institucional; e

II - buscar a maximização de valor do Portfólio Estratégico por meio da melhor combinação de componentes.

Art. 3º Para os efeitos desta Portaria, conceitua-se como:

I - iniciativa: a ação estratégica, o projeto ou o programa necessário para preencher lacunas de desempenho existentes e atingir os objetivos estratégicos;

II - projeto: o esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo;

III - programa: o grupo de iniciativas relacionadas e gerenciadas de modo coordenado, visando a obtenção de benefícios que não estariam disponíveis se fossem gerenciadas individualmente;

IV - portfólio: o conjunto de componentes (iniciativas) agrupados a fim de facilitar e possibilitar o gerenciamento mais eficaz e o uso eficiente dos recursos disponíveis visando o efetivo alcance dos objetivos estratégicos;

V - objetivo estratégico: a afirmativa que expressa um desafio que o Ministério deverá superar para alcançar com sucesso sua visão de futuro; e

VI - Gestão de Portfólio: o processo que identifica, seleciona, prioriza e balanceia a carteira ótima de iniciativas destinadas a alcançar os objetivos estratégicos organizacionais.

Art. 4º A Gestão de Portfólio compreenderá as seguintes fases:

I - identificação: envolve o registro das informações de cada iniciativa pelas áreas proponentes;

II - seleção: trata da decisão a respeito dos componentes que serão candidatos a compor o portfólio com base nas informações provenientes dos documentos preenchidos na fase de Identificação à luz dos critérios de seleção estabelecidos;

III - categorização: envolve a análise das informações obtidas na fase de identificação e a separação das iniciativas em conjuntos, a fim de permitir a comparação entre iniciativas semelhantes, de acordo com as seguintes categorias:

a) mandatório: conjunto que abriga as iniciativas obrigatórias, originadas a partir de uma determinação legal ou de órgão de controle;

b) negócio: conjunto que reúne iniciativas relacionadas à atividade-fim do Ministério; e

c) sustentação: conjunto que reúne iniciativas voltadas às melhorias na gestão do Ministério ou na manutenção e aprimoramento de sua infraestrutura física e tecnológica;

IV - priorização: refere-se à ordenação das iniciativas novas e em execução, dentro das categorias, conforme pontuação obtida nos critérios técnicos;

V - balanceamento: consiste na análise estratégica da proposta de priorização, tendo em vista os recursos disponíveis e cujo resultado poderá indicar a necessidade de novas iniciativas para o alcance da estratégia; e

VI - aprovação: consiste na decisão de manter ou alterar a ordem de prioridade das iniciativas e autorizar a alocação formal de recursos para sua execução.

CAPÍTULO II

COMPETÊNCIAS

Art. 5º Compete à Ministra de Estado:

I - estabelecer diretrizes para a Gestão de Portfólio;

II - propor alterações à proposta de priorização para adequá-la aos critérios de mérito e oportunidade; e

III - aprovar o Portfólio Estratégico do Ministério.

Art. 6º Compete ao Comitê Interno de Governança, Riscos e Controles:

I - analisar proposta de priorização enviada pela Secretaria-Executiva e balancear o portfólio conforme disponibilidade orçamentária; e

II - encaminhar o Portfólio Estratégico para aprovação da Ministra de Estado.

Art. 7º Compete à Secretaria-Executiva:

I - atribuir pontuação às iniciativas, com base nos critérios estabelecidos;

II - elaborar proposta de portfólio, de acordo com a priorização das iniciativas em ordem decrescente de pontuação, de maneira que seja apresentada a melhor composição de carteira para o alcance dos objetivos estratégicos; e

III - revisar o portfólio com a periodicidade adequada ou quando houver alterações na estratégia ou no orçamento do Ministério.

Art. 8º Compete à Diretoria de Projetos, Parcerias e Integração Institucional:

I - instituir e manter atualizada a Metodologia de Gestão de Portfólio do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos;

II - analisar os documentos de proposição de iniciativas e verificar sua aderência metodológica;

III - definir critérios técnicos para seleção e priorização das iniciativas; e

IV - analisar as características das iniciativas e separá-las de acordo com as categorias.

Art. 9º Compete à Diretoria de Planejamento e Gestão Estratégica verificar o alinhamento das iniciativas à estratégia do Ministério.

Art. 10. Compete à Subsecretaria de Orçamento e Administração, por intermédio da Coordenação-Geral de Tecnologia da Informação, avaliar o alinhamento ao Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação e a capacidade de execução de iniciativas que contemplem entregas relacionadas à Tecnologia da Informação e Comunicação.

Art. 11. Compete à área proponente preencher os documentos de proposição de iniciativas, contando com a assessoria da Diretoria de Projetos, Parcerias e Integração Institucional e da Diretoria de Planejamento e Gestão Estratégica, no que couber.

CAPÍTULO III

PROCESSO

Art. 12. O processo de Gestão de Portfólio do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos será implementado por meio das seguintes atividades:

I - identificação da iniciativa: a área proponente, com a autorização formal de sua autoridade máxima, preencherá os documentos de proposição de iniciativas e os encaminhará para a Diretoria de Projetos, Parcerias e Integração Institucional para avaliação inicial;

II - seleção das iniciativas: as iniciativas serão selecionadas pela Secretaria-Executiva, com o apoio da Diretoria de Projetos, Parcerias e Integração Institucional e da Diretoria de Planejamento e Gestão Estratégica, para compor a carteira do Ministério, de acordo com critérios preestabelecidos;

III - categorização das iniciativas: as iniciativas serão agrupadas pela Diretoria de Projetos, Parcerias e Integração Institucional e categorizadas de acordo com o inciso III do art. 4º;

IV - priorização das iniciativas:

a) a Secretaria-Executiva, com o apoio da Diretoria de Projetos, Parcerias e Integração Institucional, da Diretoria de Planejamento e Gestão Estratégica e da Coordenação-Geral de Tecnologia da Informação, nos casos previstos no art. 10, analisará as informações das iniciativas sob a ótica das categorias e dos objetivos estratégicos e atribuirá pontuação, conforme os critérios preestabelecidos;

b) as iniciativas serão classificadas em ordem decrescente de pontuação; e

c) o resultado dessa etapa será a proposta de portfólio, baseada nos critérios técnicos do modelo;

V - balanceamento do portfólio: o Comitê Interno de Governança, Riscos e Controles analisará a proposta de portfólio enviada pela Secretaria-Executiva e sugerirá o Portfólio Estratégico composto pela carteira ótima de iniciativas, indicando a prioridade com que os recursos deverão ser alocados; e

VI - aprovação do Portfólio Estratégico: o Comitê Interno de Governança, Riscos e Controles submeterá a proposta de Portfólio Estratégico devidamente balanceado à aprovação da Ministra de Estado, que poderá realizar ajustes com base nos critérios de mérito e oportunidade antes de aprová-lo.

Parágrafo único. O prazo para a execução das atividades previstas na fase de seleção, categorização e priorização será de 30 (trinta) dias.

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 13. As iniciativas em execução na data de entrada em vigor deste instrumento normativo estarão dispensadas do cumprimento da fase de identificação, entretanto deverão ser submetidas às demais fases para composição do Portfólio Estratégico do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos.

Art. 14. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

DAMARES REGINA ALVES