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Uso consciente do e-mail institucional
Este mês a campanha de conscientização em segurança da informação aborda o tema “Uso consciente” e visa apoiar aos colaboradores nas suas atividades diárias, apresentando alguns conceitos e dicas que podem ajudar a obter o melhor proveito possível dos recursos disponibilizados pela instituição.
Iniciaremos a campanha conversando sobre o e-mail institucional do LNCC. Ele é uma ferramenta que visa facilitar a comunicação do LNCC e dos seus colaboradores, atualmente sua utilização é imprescindível para o desenvolvimento das atividades cotidianas.
O que é o correio eletrônico institucional do LNCC?
Podemos entendê-lo, como qualquer e-mail com domínio “@lncc.br”. Ele pode ser utilizado pelos vários colaboradores vinculados a instituição como servidores, os pesquisadores, os bolsistas e demais pessoas que apoiam no funcionamento e na boa operação da nossa instituição
Estas contas são de uso exclusivo e gerenciadas de forma pessoal, ou seja, são intransferíveis. Todavia, no caso das contas de e-mail de setores, o uso pode ser compartilhado conforme a conveniência do responsável e gestor.
Quando e como usar e-mail institucional?
Devemos atentar que o e-mail institucional deve ser utilizado para toda e qualquer comunicação necessária para a realização das atividades internas e externas do LNCC. O e-mail institucional destina-se a assuntos laborais e não deve ser utilizado para outros fins.
O e-mail institucional facilita a identificação do remetente como membro da comunidade do LNCC, ou seja, não é recomendado o uso de e-mails pessoais para assuntos laborais.
O e-mail tem a função de permitir a comunicação de assuntos que não precisam ser resolvidos imediatamente, desta forma, evite enviar e-mail e logo em seguida solicitar por outro meio o retorno.
Dicas de uso do e-mail institucional
- Use somente para fins laborais;
- Evite o uso de sua conta pessoal, como as do “gmail”, para fins laborais.
- Quando da comunicação com outros órgãos e instituição utilize apenas o e-mail institucional;
- Não redirecione o e-mail institucional para uma conta pessoal;
- Cuidado no compartilhamento das contas setoriais;
- Não compartilhe sua senha, pois a conta é pessoal e intransferível;
- Envie, ou reencaminhe as mensagens de e-mail somente para as pessoas realmente envolvidas no assunto da mensagem;
- Confira se os anexos estão corretos em relação ao assunto.
Quando configurar resposta automática?
Quando um servidor, colaborador ou pesquisador tiver que se ausentar por um período, podemos configurar o envio de mensagens de resposta automática contendo informações de data prevista para retorno e se for possível, o procedimento para envio a outro endereço eletrônico durante sua ausência.
Gestão da Segurança da Informação
sgsi@lncc.br
Serviço de Comunicação Institucional
secin@lncc.br