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Aplicações utilizadas em reuniões remotas, dicas e boas práticas de segurança
Dando continuidade as ações de conscientização sobre “uso consciente”, abordaremos o uso da área de ferramentas utilizadas em reuniões remotas.
Uma reunião remota ou virtual é um encontro online feito por intermédio da internet, com pessoas que trabalham em uma mesma empresa, clientes ou parceiros, que podem estar em qualquer lugar do mundo, desde que conectados por um dispositivo eletrônico como computador, tablet ou smartphone.
Com o advento da pandemia da COVID 19, o uso das ferramentas de reunião remota aumentou e elas continuam sendo muito utilizadas especialmente no ambiente do LNCC estas ferramentas apoiam as ações do PGD (Programa de Gestão de Desempenho), onde alguns colaboradores atuam em trabalho remoto.
Neste contexto as reuniões remotas permitem que um grupo de coladores se reúnam virtualmente para: tomar decisões; resolver problemas em conjunto; planejar projetos; fazer dinâmicas de integração e qualquer outro tipo de atividade que até pouco tempo deveria ser feita presencialmente.
Dicas gerais para reuniões remotas:
Algumas boas práticas são essenciais para garantir o maior aproveitamento possível das reuniões remotas. Veja quais são elas:
- Verifique se o assunto de fato pede uma reunião: com a facilidade de marcar reuniões remotas, alguns encontros que poderiam ser resolvidos com um e-mail ou telefonema acabaram virando reuniões desnecessárias. Por isso, tenha certeza de que a reunião realmente é necessária.
- Marque reuniões mais curtas: pense a respeito do tema da reunião e veja em quanto tempo o assunto pode ser resolvido. Quanto mais rápida a reunião, mais produtiva ela tende a ser, pois não há tempo para “enrolação”.
- Evite encontros fora do horário comercial: marcar reuniões antes ou após o expediente, assim como comprometer o horário de almoço, pode gerar frustração e acabar com qualquer possibilidade de uma reunião realmente eficiente.
- Envie o convite já com um contexto do que será abordado: ao enviar o convite, já escreva um breve contexto do que se trata o encontro, mesmo que seja uma frase. Todos ficarão cientes do tema e estarão mais preparados para o dia da vídeo chamada.
- Convide apenas as pessoas realmente necessárias para o encontro: pondere quais são as pessoas de fato necessárias para a realização da videoconferência e quais podem apenas receber uma ata da reunião por e-mail.
- Esteja presente e evite distrações: nada mais desagradável do que estar em uma reunião e perceber que os demais participantes não estão mais prestando atenção. Faça o possível para estar presente durante os minutos da reunião. Isso contribuirá para a produtividade e o engajamento de todos.
Faça uma ata da reunião remota
A ata de reunião remota é um registro escrito das decisões, acordos, discussões e tarefas realizadas durante a reunião.
Ela serve como referência futura para os membros da equipe, garantindo a clareza e a transparência das decisões tomadas.
Criar e compartilhar a ata de reunião também é importante para garantir que todos os participantes estejam alinhados sobre o que foi discutido e o que precisa ser feito a seguir.
Ela pode ser compartilhada não só com aqueles que estavam presentes, mas também com demais pessoas que precisam ficar a par do assunto, como líderes.
Um exemplo de ata de reunião deve incluir: o tema da reunião, a data e horário da realização da reunião; a lista dos participantes; os tópicos discutidos e os próximos passos.
Dicas práticas de segurança em reuniões remotas:
- Use senhas: sempre que possível, proteja suas reuniões com senhas, para que apenas as pessoas autorizadas possam participar.
- Controle de acesso: utilize a função de "sala de espera", para aprovar manualmente os participantes antes de permitir que entrem na reunião.
- Atualize seu software: certifique-se de que está utilizando a versão mais recente do software de videoconferência, pois as atualizações frequentemente incluem correções de segurança.
- Compartilhamento seguro: limite o compartilhamento de tela e arquivos apenas para os participantes autorizados e evite compartilhar informações sensíveis.
- Conscientização sobre phishing: Esteja atento a e-mails ou mensagens suspeitas que possam conter links maliciosos ou solicitações de informações confidenciais.
- Atualize suas configurações de privacidade: Familiarize-se com as configurações de privacidade da plataforma que você está utilizando e ajuste-as de acordo com suas necessidades.
- Encerramento seguro das reuniões: Ao encerrar a reunião, certifique-se de que todos os participantes saíram antes de encerrar a chamada para evitar acesso não autorizado.
- Tenha sempre cuidado com a câmera e o microfone: verifique se a câmera está bem-posicionada durante a vídeo chamada e se o microfone está aberto quando você está falando.
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