PORTARIA LNA Nº 126, DE 29 DE DEZEMBRO DE 2021.

PORTARIA LNA Nº 126, DE 29 DE DEZEMBRO DE 2021.

Aprova o Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD do Laboratório Nacional de Astrofísica - LNA.

O DIRETOR DO LABORATÓRIO NACIONAL DE ASTROFÍSICA – LNA, DO MINISTÉRIO DA CIÊNCIA, TECNOLOGIA E INOVAÇÕES - MCTI, no uso das atribuições que lhes são conferidas pela Portaria nº 602, de 17 de fevereiro de 2020, e considerando o disposto no Decreto nº 10.148 de 02 de dezembro 2019 e a Recomendação nº 6 para a constituição do Código de Classificação de Documentos - CPAD do Arquivo Nacional - AN, resolve:

Art. 1º Aprovar o Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD do Laboratório Nacional de Astrofísica - LNA, na forma do Anexo, desta Portaria.

Art. 2º Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ANEXO

REGIMENTO INTERNO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS –  CPAD DO LABORATÓRIO NACIONAL DE ASTROFÍSICA – LNA

CAPÍTULO I
DA NATUREZA E DA FINALIDADE
Art. 1º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD terá seus membros designados pelo Diretor do Laboratório Nacional de Astrofísica- LNA, conforme determina o Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2020, tendo suas atribuições e competências regidas por este Regimento Interno, e tem por finalidade:

I – coordenar e orientar o processo de análise, avaliação, seleção e estabelecimento dos prazos de guarda e a destinação dos documentos produzidos e recebidos no âmbito do Laboratório Nacional de Astrofísica- LNA, tendo em vista sua identificação para guarda permanente ou sua eliminação quando destituídos de valor, de acordo com o Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, Decreto nº 1.148, de 2 de dezembro de 2019, Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020 e as Resoluções nº 40 do CONARQ, de 9 de dezembro de 2014 e sua atualização, de nº 44, de 14 de fevereiro de 2020;
II – instituir procedimentos para a transferência e recolhimento, bem como aplicar os procedimentos para eliminação de documentos de arquivo, conforme legislação e normas em vigor;
III – recomendar treinamento em serviço e cursos de capacitação e reciclagem na sua área de competência em articulação com o setor responsável pelos arquivos do órgão ou entidade; 

IV – articular-se com as demais Unidades Administrativas - UAs; e

V – propor à autoridade a qual estiver subordinada alterações a esse Regimento Interno, bem como à instituição de Subcomissões de Avaliação de Documentos - SCADs.

CAPÍTULO II
DA ORGANIZAÇÃO, COMPOSIÇÃO, FUNCIONAMENTO E DELIBERAÇÃO
Seção I
Da organização
Art. 2º A CPAD ficará hierarquicamente subordinada ao Diretor.

Art. 3º As SCADs, implantadas nas UAs, são hierarquicamente subordinadas à CPAD no que se refere à política de avaliação de documentos arquivísticos.

Art. 4º A CPAD é composta por:
I – Presidente;
II – Secretário;
III – Membros efetivos; e
IV – Colaboradores eventuais.
§ 1º A presidência da CPAD será de servidor do órgão, para mandato de 2 (dois) anos, permitida a recondução por igual período.

§ 2º Os secretários deverão ser membros efetivos da CPAD, indicado pelo presidente.
§ 3º São considerados colaboradores eventuais, para efeitos deste Regimento, profissionais
ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação (arquivista, engenheiro,
estatístico, astrônomo e outros) ou servidor responsável pelo acervo documental, convidado
especificamente para prestar esclarecimento sobre determinado objeto de análise da CPAD.

§ 4º A CPAD, após reunião deliberativa, encaminhará ao Diretor o pedido de substituição, devidamente justificado, de qualquer membro efetivo.

§ 5º As SCADs replicarão a mesma estrutura organizacional da CPAD, em seu âmbito de  atuação.

Seção II
Do funcionamento e Deliberação
Art. 5º As reuniões ocorrerão:
I – ordinariamente, no mínimo semestralmente, conforme calendário preestabelecido pelo presidente da CPAD; e

II – extraordinariamente, por convocação do presidente ou de um terço dos membros da CPAD, com antecedência mínima de 2 (dois) dias.

§ 1º Na convocação constará a pauta dos assuntos a serem tratados, e a indicação do local, data e horário da reunião.

§ 2º Qualquer matéria urgente ou de alta relevância poderá, a critério do presidente, ser colocada em discussão, ainda que não conste na pauta de convocação.

Art. 6º As reuniões ordinárias e extraordinárias serão instaladas e iniciadas com a maioria absoluta dos seus membros, incluindo o presidente da CPAD.

§ 1º O membro que não puder comparecer a uma reunião deverá comunicar ao Secretário da CPAD.

Art. 7º A CPAD deliberará por maioria simples dos votos dos membros presentes à reunião.

§ 1º Em caso de empate, caberá ao presidente o voto de qualidade.
§ 2º As deliberações da CPAD, definidas em registros de reunião, serão enviadas ao Diretor, para conhecimento e formalização, quando for o caso, com abrangência para toda a instituição.

CAPÍTULO III
DA COMPETÊNCIA
Art. 8º Compete a CPAD:

I – elaborar o Código de Classificação de Documentos – CCD, e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos – TTDD, relativos às atividades-fim;

II – promover a atualização do CCD e TTDD relativos às atividades-fim, quando necessário, revendo descritores, prazos de guarda e destinação final;

III – aplicar e orientar o uso do CCD e da TTDD, tanto os relativos às atividades-meio da administração pública federal quanto os relativos às suas atividades-fim;

IV – elaborar, excepcionalmente, Plano de Destinação de Documentos – PDD, quando os conjuntos documentais não constarem no CCD e na TTDD relativo às atividades-meio e/ou quando da inexistência de CCD e de TTDD relativo às atividades-fim, conforme orientação do Arquivo Nacional – AN;

V – orientar a formação de Grupos de Trabalho nas UAs, os quais serão responsáveis pela análise, avaliação e seleção dos conjuntos de documentos produzidos e acumulados, em conformidade com o disposto nos instrumentos técnicos de gestão aprovados pelo AN;

VI – providenciar, quando for o caso, as datas de aprovação das contas pelo Tribunal de Contas da União - TCU, quando o conjunto documental assim o exigir;

VII – orientar, acompanhar, analisar e aprovar as Listagens de Eliminação de Documentos – LEDs, elaboradas pelos servidores responsáveis pela seleção;

VIII – dar ciência aos Coordenadores das UAs sobre as LEDs aprovada pela CPAD, e solicitar que a mesma seja encaminhada para autorização de eliminação, pelo Diretor;

IX – analisar e aprovar os Editais de Ciência de Eliminação, bem como os demais documentos que vierem a ser exigidos;

X – contatar a equipe técnica do AN para esclarecimentos de dúvidas, sempre que necessário, bem como disseminar as orientações técnicas do AN, em resposta às demandas apresentadas;
XI – recomendar treinamento em serviço e cursos de capacitação e reciclagem na sua área de competência em articulação com o setor responsável pelos arquivos;

XII – articular-se com as demais UAs; e
XIII – emitir normas e diretrizes inerentes às atividades sob sua responsabilidade.
CAPÍTULO IV
DAS ATRIBUIÇÕES
Seção I
Do Presidente
Art. 9º Ao presidente compete dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da CPAD e, especificamente:

I – fazer cumprir este Regimento, e propor soluções sobre questões omissas;
II – convocar e coordenar as reuniões ordinárias e extraordinárias;
III – definir a pauta das reuniões;
IV – convidar, a seu critério ou por indicação dos membros da CPAD, autoridades e/ou técnicos, para as reuniões, em caráter consultivo, como colaborador eventual;

V – representar a CPAD junto às UAs ou fora delas ou designar quem o faça;
VI – delegar atribuições aos demais membros, com aval da Coordenação das UAs e/ou da Diretoria, dependendo do escopo da atividade a ser desenvolvida;

VII – designar membros como secretários da CPAD;

VIII – solicitar a substituição de membros da CPAD, obedecendo ao previsto no § 4º do

Art. 4º;

IX – encaminhar ao Diretor a LED e demais documentos para assinatura, autorizando a eliminação;

X – encaminhar ao Diretor o CCD e a TTDD relativas às atividades-fim, bem como o Plano de Destinação de Documentos – PDD, quando for o caso, para autorização de eliminação pelo Arquivo Nacional - AN; e

XI – publicar no Boletim de Comunicação Administrativa - BCA o relatório anual de atividades da CPAD.

Seção II
Do Secretário
Art. 10. Ao secretário compete:
I – elaborar as convocações e submetê-las à apreciação do presidente da CPAD;
II – organizar o local das reuniões e a infraestrutura necessária;
III – redigir os registros de todas as reuniões;
IV – elaborar as correspondências e expedi-las;
V – encaminhar as solicitações do presidente;
VI – organizar e manter atualizados os arquivos da CPAD;
VII – atender às solicitações dos membros; e
VIII – exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho da Secretaria da

CPAD.

Seção III
Dos Membros Efetivos
Art. 11. Aos membros efetivos da CPAD compete:
I – participar das reuniões da CPAD, contribuindo nas discussões e deliberações relativas aos assuntos constantes em pauta;

II – zelar e cumprir com os objetivos, atribuições e todas as deliberações da CPAD;
III – zelar pela implantação das ações da CPAD;
IV – participar, quando designados, de ações que envolvam a avaliação de documentos;
V – manter-se atualizado quanto à legislação e às normas vigentes;
VI – elaborar notas técnicas, estudos e pareceres quando solicitados pelo presidente; e
VII – exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho das atividades de análise, seleção e eliminação de documentos.

CAPÍTULO V
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 12. A proposta de alteração deste Regimento deverá ser elaborada em reunião ordinária da CPAD, e constar, obrigatoriamente, na pauta de convocação, que terá eficácia a partir de nova publicação.

Art. 13. Este Regimento Interno entrará em vigor a partir da data de sua publicação.

Wagner José Corradi Barbosa

Diretor