Orientações Gerais

Algumas orientações são fundamentais para auxiliar a digitalização dos processos e documentos, possibilitando a plena utilização do SEI!. A princípio, é preciso entender que os processos em meio físico que necessitam ser incluídos no Sistema para tramitação e análise deverão ser digitalizados e registrados pelas Unidades e setores que os detêm no momento da tramitação, mantendo-se o NUP (Número Único do Protocolo) original do processo em papel.

A partir daí, a prioridade da digitalização será para os processos ativos, à medida que surgir a necessidade de tramitação. Processos já encerrados poderão ser digitalizados a qualquer momento, desde que obedeçam os critérios estabelecidos pela Coordenação de Documentação e Informação.

A digitalização e a inserção de documentos no SEI! poderão ser efetuadas por qualquer usuário que possua acesso ao Sistema com essa permissão, independentemente do seu vínculo funcional.

Salvo na hipótese de indício fundado de irregularidade, fica dispensada a autenticação dos documentos digitalizados. O Decreto 8.539/15, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo, diz, em seu art. 6º, que “a autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da assinatura, nos processos administrativos eletrônicos, poderão ser obtidas por meio de certificado digital”. Em seguida, diz que isso “não ‘impede’ a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem identificação por meio de nome de usuário e senha”.

Os processos tratados e digitalizados receberão, obrigatoriamente, um Termo de Encerramento de Processo Físico e posterior Termo de Abertura de Processo Eletrônico, sendo este aberto e assinado eletronicamente no próprio SEI!. O Termo de Encerramento de Processo Físico deverá constar como último documento do processo em papel, e entrará normalmente no conjunto da digitalização dos volumes e suas partes. Já o Termo de Abertura do Processo Eletrônico será o primeiro documento do processo no sistema, inserido sequencialmente após os arquivos digitalizados. Os modelos de ambos os documentos serão disponibilizados no SEI!.

Após esse procedimento, a tramitação e a juntada de novos documentos ocorrerão exclusivamente pelo SEI!. O processo físico deverá ser encaminhado ao Arquivo Central do Iphan (CODIN/COPEDOC/DAF) para cumprimento da Legislação Arquivística. 

Demais esclarecimentos poderão ser obtidos junto à Coordenação de Documentação e Informação, área gestora e responsável pelo Sistema Eletrônico de Informações. Acesse também as Perguntas Frequentes e tire suas dúvidas.

Digitalização de Documentos

A digitalização de documentos deverá seguir alguns padrões, que têm a função de uniformizar os processos, organizando e facilitando o acesso à toda a documentação institucional. 

Além disso, os processos a serem digitalizados deverão passar por análise rigorosa de sua estrutura física, com a retirada de sujidades e objetos como clipes, grampos e fitas adesivas ou qualquer outro elemento que possa comprometer o funcionamento das impressoras.

Assim, esse procedimento deverá ser realizado com utilização da funcionalidade dúplex (2 lados, livro); limitada a 50 folhas ou 100 páginas frente e verso, por arquivo, em formato PDF. Os documentos maiores devem ser fragmentados em mais de um arquivo, de modo a ficarem nomeados de acordo com a ordem de volume e parte. 

A nomenclatura dos arquivos deve seguir a sigla Vol (com inicial maiúscula), a numeração sequencial dos volumes do processo original, a palavra Parte (com inicial maiúscula) e a numeração sequencial das partes de cada volume, sendo todos os elementos separados por sinal de underline, sem utilização de espaços ou outros caracteres especiais. 

Exemplo: Um processo de 400 folhas terá 8 arquivos, nomeados de Vol_1_Parte_1 a Vol_1_Parte_4 e Vol_2_Parte_1 a Vol_2_Parte_4.

Como os volumes originais podem conter em torno de 200 folhas por volume, a quantidade de páginas do arquivo da última parte de cada volume poderá variar para mais ou para menos. Deve-se evitar, portanto, a fragmentação em uma quinta parte (nos casos em que o volume contiver mais de 200 folhas) ou a junção de folhas do próximo volume (nos casos em que o volume contiver menos de 200 folhas).

A resolução mínima dos arquivos digitais deve ser de 300 dpi e feita, preferencialmente, em padrão monocromático (preto e branco). Outros padrões de cor deverão ser usados só quando a digitalização monocromática comprometer a compreensão do conteúdo, como em gráficos estatísticos e símbolos de material cartográfico.

Também é necessário lembrar que, durante a digitalização, deverá ser utilizada a funcionalidade de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), nativa das impressoras contratadas. 

Atenção! Caso já tenham sido digitalizados processos em sua unidade ou setor, sem observância dos critérios aqui definidos, algumas providências deverão ser tomadas. 

Se não tiver sido aplicada a funcionalidade Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), a digitalização deverá ser refeita, pois o uso de OCR é imprescindível para as futuras buscas textuais no arquivo.

Como é difícil verificar a resolução utilizada no ato da digitalização de um processo, é necessário analisar a qualidade gráfica do arquivo apresentada na tela em zoom 100%. Caso não esteja minimamente aceitável para boa leitura e compreensão do texto, nova digitalização deverá ser feita com resolução mínima de 300 dpi.

Não há necessidade de repetir o processo caso a digitalização tiver sido feita em padrões diferentes do monocromático (em cores ou escalas de cinza). Se o arquivo digital tiver sido produzido com mais de 50 folhas (100 páginas frente e verso), ele deverá ser fragmentado em arquivos de tamanho adequado, utilizando algum software de edição básica de arquivos em formato PDF. Os computadores do Iphan, por padrão, possuem esse tipo de software instalado.

Armazenamento de Documentos

Todos os arquivos gerados, de processos ou de documentos isolados, deverão ser armazenados em pastas no servidor de arquivos da Sede do Iphan, da Superintendência ou da Unidade Especial, considerados como os locais adequados a esse tipo de guarda eletrônica. Em hipótese alguma, o armazenamento primário destes arquivos deverá se dar nos computadores dos usuários.

Ao se criar uma pasta de arquivos (diretório) no servidor de arquivos, deve-se utilizar o NUP (Número Único de Protocolo) como nome da pasta, seguido, se possível, do assunto/descrição do processo ou documento. Essa atitude facilita posterior atribuição dos arquivos aos respectivos processos no SEI!. 

É necessário observar que, como o nome de pastas não aceita o sinal de barra, o NUP deverá ser adaptado, com substituição de todos os caracteres especiais por pontos. 

Exemplo: os arquivos referentes ao processo 01450.123456/2016-01, de aquisição de material de consumo, ficarão salvos na pasta nomeada 01450.123456.2016.01.Aquisição de material de consumo.