PORTARIA IPHAN Nº 19, DE 30 DE MARÇO DE 2021

Alterada pela PORTARIA IPHAN Nº 20, DE 20 DE ABRIL DE 2021 

A PRESIDENTE DO INSTITUTO DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO E ARTÍSTICO NACIONAL, no uso das atribuições que lhe confere o inciso V do art. 26 do Anexo I do Decreto nº 9.238, de 15 de dezembro de 2017, tendo em vista o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, resolve:

Art. 1º Instituir, no âmbito do Instituto do Patrimônio Histórico Artístico e Nacional, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, que tem a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

Art. 2º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será composta por um servidor de cada uma das seguintes unidades:

I - Centro de Documentação do Patrimônio - CDP, do Departamento de Cooperação e Fomento - DECOF;
II - Departamento de Planejamento e Administração - DPA;
III - Departamento de Patrimônio Imaterial - DPI;
IV - Departamento de Patrimônio Material - DEPAM;
V - Procuradoria Federal - PF
VI - uma das Superintendências Estaduais.
VII - Departamento de Projetos Especiais - DPE. (Incluído pela PORTARIA IPHAN Nº 20, DE 20 DE ABRIL DE 2021)

§ 1º Cada membro da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e impedimentos.
§ 2º Os membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos serão designados, mediante Portaria, pela Presidência do Iphan dentre os servidores indicados, juntamente com seus suplentes, pelos dirigentes das unidades elencadas nos incisos do caput.
§ 3º O titular e o suplente servidores das Superintendências Estaduais não precisam ser, necessariamente, lotados na mesma Superintendência Estadual.
§ 4º O membro titular do CDP/DECOF será o Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
§ 5º A Secretaria da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será exercida por um dos servidores indicados nos incisos II a VI do caput.

Art. 3° À Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional - IPHAN compete:

I - elaborar os códigos de classificação de documentos e as tabelas de temporalidade e destinação de documentos, que são instrumentos técnicos de gestão relativos às atividades-fim de seus órgãos e entidades e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional;
II - aplicar e orientar o uso do código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio da administração pública federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional;
III - orientar as unidades e as subcomissões de avaliação de documentos quanto à análise, avaliação e seleção dos conjuntos de documentos produzidos e acumulados;
IV - observado o disposto nos incisos I e II, analisar as listagens de eliminação enviadas pelas unidades e subcomissões, manifestando-se em caso de necessidade de adequações;
V - submeter as listagens de eliminação de documentos analisadas para aprovação da Presidência do Iphan;
VI - cumprir os procedimentos estabelecidos para eliminação de documentos, nos termos da Resolução nº 40 de 2014, do Conselho Nacional de Arquivo - Conarq;
VII - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo.

Art. 4º O Presidente da Comissão poderá convocar colaboradores e especialistas para decisões sobre assuntos pertinentes aos trabalhos desta Comissão.

Art. 5º As Unidades Descentralizadas do IPHAN deverão constituir subcomissões permanentes de avaliação de documentos, com representantes indicados pelas respectivas chefias.

§1º As subcomissões deverão ser compostas por no mínimo dois servidores, sendo um da área técnica e um da área administrativa.
§2º Na medida do possível, a subcomissão deve ser composta por equipe multidisciplinar.
§3º Caso a unidade descentralizada conte com arquivista em seu quadro funcional, tal servidor integrará prioritariamente a subcomissão.

Art. 6º Às subcomissões caberá a realização do processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, e a submissão de listagem de eliminação de documentos à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do IPHAN.

§1º O Arquivo Central do IPHAN Seção Brasília é responsável por orientar tecnicamente as subcomissões nas atividades de classificação e avaliação de documentos de arquivo.
§2º A CPAD receberá as listagens de eliminação das subcomissões e, após análise, poderá aprová-las ou devolvê-las para adequações.§3º As listagens aprovadas serão submetidas à Presidência do Iphan.

Art. 7º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos reunir-se-á em caráter ordinário no mínimo semestralmente; e em caráter extraordinário sempre que convocada por seu Presidente ou por solicitação de um terço dos seus membros.

§1º O quórum de reunião da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos é de maioria absoluta de seus membros, e o quórum para a aprovação é o de maioria simples.
§2º Além do voto ordinário, o Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos terá o voto de qualidade em caso de empate.
§3º Os membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos que se encontrem no Distrito Federal reunir-se-ão presencialmente, e os membros que se encontrem em outros entes federativos participarão da reunião por meio de videoconferência.
§4º A unidade encarregada de prestar apoio administrativo à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será a equipe que compõe a Divisão de Tratamento Documental - DIVDOC, do Arquivo Central do IPHAN, Seção Brasília.
§5º Anualmente ou sempre que for oportuno, a Comissão elaborará relatórios de sua atuação e os encaminhará à Diretoria do Centro de Documentação do Patrimônio - CDP.

Art. 8º Fica revogada a Portaria IPHAN nº 20 de 24 de janeiro de 2012.

Art. 9º Esta Portaria entra em vigor em 3 de maio de 2021.

LARISSA PEIXOTO

Este conteúdo não substitui o publicado no DOU, de 21.01.2022