Incra/RS firma parceria com FURG para recuperação de documentos atingidos pela enchente

O Incra/RS repassou, no dia 12 deste mês, R$ 174 mil à Universidade Federal do Rio Grande (FURG) por meio de Termo de Execução Descentralizada (TED) para recuperação e organização do acervo de documentos da regional atingidos pela enchente no estado.

O valor foi descentralizado pelo Arquivo Nacional / Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI), que tem entre suas atribuições a preservação do patrimônio documental essencial às operações governamentais e a garantia do direito à memória.

A iniciativa reforça medidas da Superintendência Regional da autarquia no enfrentamento aos problemas causados pela enchente de maio. Entre as consequências previstas neste caso estão melhorias de armazenamento e acondicionamento dos documentos, ganhos nos padrões de arquivamento e de destinação dos itens e restauro do acervo, ajudando a preservar os direitos dos públicos do Incra.

Conforme o Plano de Trabalho, a primeira de cinco metas será realizar o diagnóstico das perdas. “Cerca de 30% dos nossos arquivos foram atingidos. A água chegou a meio metro de altura dentro do prédio. Há documentos que não se consegue ler”, relata o chefe da Divisão de Administração, Dionísio Weschenfelder.

As 3.273 caixas de arquivo estavam em quatro espaços, dos quais um não foi afetado. Na parte alagada havia cadastro de imóveis rurais, processos de créditos, documentos dos servidores, peças técnicas do setor fundiário, registros de imprensa, entre outros papéis.

A próxima tarefa dos técnicos do TED será a eliminação dos itens passíveis de serem descartados - segundo a legislação pertinente -, e recuperação do que for possível. As técnicas empregadas dependerão da situação dos materiais encontrados.

A última fase da parceria prevê a elaboração de manuais e de diretrizes para a política documental do Incra com o objetivo de mitigar riscos e prevenir danos em futuros desastres.

“Estamos organizando um grupo com um representante de cada setor da Superintendência para atuar junto com a FURG no levantamento e identificação dos documentos afetados, classificação e reorganização”, registra o assistente técnico da Divisão de Administração, Claiton Gomes Andrade. Ele destaca que a ação está alinhada à proposta do Serviço de Gestão de Documentos do Incra de remodelar a organização documental do instituto em nível nacional.

A união entre Incra e FURG formalizada no período cumpriu procedimentos simplificados por conta do baixo valor e da Medida Provisória nº 1221/2024, de 17 de maio de 2024, que instituiu estado de calamidade pública no Rio Grande do Sul. O projeto começou a ser delineado após vistoria de técnicos do Arquivo Nacional na Superintendência do Incra/RS, realizada em 20 de agosto de 2024.

O trabalho do TED deve iniciar ainda em novembro de 2024 e perdurar ao longo de um ano. Parte das tarefas será realizada por estudantes da universidade como oportunidade de aperfeiçoamento durante a formação profissional.

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