6.1. Canal de comunicação

Nesta seção é apresentada a sistemática de organização dos documentos, canais de comunicação e principais ferramentas a serem utilizadas pela CFAC a fim de garantir a documentação e continuidade da fiscalização e monitoramento dos contratos de concessão mesmo diante das diversas alterações de membros da equipe que ocorrem ao longo da vigência de cada contrato de concessão. 

1. Canal de comunicação 

O gestor do contrato é o ponto focal para interlocução com a concessionária, devendo este ser apresentado pela DAFI (por ofício e em reunião) sempre que houver troca de gestor. 

Toda a comunicação formal a ser realizada com a concessionária deve ser feita pelo gestor do contrato havendo as seguintes formas de envio: 

• Ofício assinado pelo gestor do contrato, encaminhado por e-mail por dentro do processo SEI, copiando-se o e-mail da CFAC do contrato 

• E-mail emitido pela caixa SEI da DAFI

• E-mail emitido pela caixa da CFAC do contrato, o qual, dependendo da relevância deve também ser inserido no processo SEI 

Para comunicações informais, o e-mail a ser utilizado para as comunicações com o concessionário, seja por qualquer membro da CFAC deve ser o e-mail da CFAC do contrato, conforme apresentado na tabela abaixo: 

Estes e-mails serão utilizados pelos gestores titular e suplente de cada contrato. 

Caso, eventualmente, o gestor do contrato ou fiscais façam comunicações por e-mail com a concessionária utilizando seus e-mails pessoais, o endereço da CFAC do contrato deve ser necessariamente copiado. 

A CFAC, sob supervisão do gestor do contrato, deverá manter atualizados os contatos dos representantes da concessionária em arquivo de contatos disponibilizado no escritório virtual da DAFI

OBS IMPORTANTE: Em todos os casos de envio de documentos à concessionária, por qualquer meio, deve-se solicitar o comprovante de recebimento. Se encaminhado via protocolo, deve ser solicitado o envio com “aviso de recebimento”, se for por e-mail, solicitar resposta com confirmação de recebimento.