Boas práticas

Para garantir melhor aproveitamento dos recursos do sistema e o alcance dos resultados pretendidos, são aconselháveis algumas práticas:

• Padronizar procedimentos: por ser uma solução flexível, o SEI proporciona formas variadas de utilização de suas funcionalidades, assim como permite a adaptação a diferentes realidades. Por isso, é importante que os órgãos fazendários padronizem os processos de trabalho em cada unidade. A instituição de normas e procedimentos proporciona segurança da informação e a organização do trabalho. Padronizações no âmbito das unidades facilitam a utilização de recursos que o sistema oferece, tais como pesquisa e medição de desempenho dos processos.
• Acesso como regra e o sigilo como exceção: a transparência é um instrumento de controle social que proporciona meios para garantir a correta atuação do Estado. O SEI adota a filosofia da transparência administrativa, ainda que permita atribuir restrição de acesso a processos e documentos em casos específicos. O sistema tem como princípio a transparência do fluxo de informações e o trabalho colaborativo. O ideal é que se facilite e priorize a publicidade como forma de garantir o funcionamento eficiente do sistema, lembrando que informações alcançadas pela Lei de Acesso à Informação não devem ser inseridas no sistema.
• Respeitar as etapas do processo e o fluxo de informações: o SEI proporciona instrumentos para medição e monitoramento dos processos. Também proporciona meios de manter um processo ou conjuntos de processos em permanente acompanhamento, sem que isso interfira nos fluxos de atividades e andamentos. Por isso, é importante cumprir cada etapa de maneira eficiente para a correta medição de desempenho dos processos, assim como deve ser feito uso de funcionalidades de pesquisa e acompanhamento para consulta a informações. Um exemplo de boa prática é a conclusão do processo ou seu envio para outra unidade tão logo as atividades pertinentes na unidade sejam finalizadas, sem mantê-lo desnecessariamente aberto na unidade atual.
• Dar preferência ao editor do SEI: embora o sistema permita importar alguns formatos de arquivo (Documento Externo), os documentos formais do órgão devem ser redigidos no próprio sistema (Documento Interno). É possível a customização de tipos documentais em obediência aos padrões e formatação estabelecidos por instrumentos, tais como o Manual de Redação da Presidência da República. Os tipos documentais também podem ser personalizados de acordo com a realidade das unidades fazendárias. Outras vantagens do uso de Documentos Internos são seus formatos padronizados e automatizados (data, numeração, endereço da unidade, processo de referência e número SEI), além da possibilidade dos documentos que exigirem publicação oficial serem publicados diretamente no SEI em veículo de publicação interno (Boletim de Serviço, por exemplo) ou externo (portal de internet ou intranet).

Fonte: adaptado de <https://softwarepublico.gov.br/social/sei/manuais/manual-do-usuario/visao-geral/>.