Tendo em vista as medidas emergenciais para o funcionamento dos órgãos e entidades públicas, em decorrência da pandemia do novo coronavírus (COVID-19), que incluem restrições de circulação das pessoas nas cidades, recomendações para isolamento domiciliar, teletrabalho, revezamento, e consequentemente a diminuição da força de trabalho presencial, e tendo em vista o disposto nas Instruções Normativas SEDGG-SGP nº 19, 20 e 21, publicadas em março de 2020, os órgãos e entidades da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional , deverão observar as seguintes recomendações para o trâmite de documentos e processos entre si:

1. Utilizar o Barramento de Serviços do PEN para o trâmite de processos entre os órgãos. O Barramento permite que um órgão envie eletronicamente processos para outro, independentemente da tecnologia adotada.

a. Em caso de restrição fundamentada para o envio do processo por meio do Barramento de Serviços do PEN , os órgãos e entidades deverão abrir novo processo, contendo somente o documento que necessita ser enviado, para que seja possível o envio. Importante destacar que a funcionalidade que permite o envio avulso de documentos encontra-se ainda em desenvolvimento e estará disponível em breve. Tal funcionalidade é a prioridade máxima da equipe que está evoluindo o Barramento;

2. Os órgãos e entidades que ainda não possuem o Barramento de Serviços do PEN em produção e utilizam o Sistema de Eletrônico de Informações (SEI) como solução de processo eletrônico, ou outra solução que possua peticionamento, deverão disponibilizar o peticionamento eletrônico em local de destaque em seu Portal institucional e suspender a exigência de comprovação documental para aprovação do cadastro. A medida vale enquanto perdurarem as restrições decorrentes do coronavírus (COVID-19);

3. Os órgãos e entidades que ainda não possuem nenhuma solução de processo eletrônico ou peticionamento eletrônico , deverão disponibilizar, em local de destaque em seu Portal institucional , os contatos dos responsáveis da unidade de protocolo (telefones e e-mails) para recepção dos documentos, envio das respostas e orientações adicionais;

4. Todos deverão preencher o formulário de diagnóstico de uso do Barramento para avaliação das necessidades mais imediatas de apoio técnico por parte do Órgão Central, bem como dos órgãos e entidades que já possuem o Barramento implantado e que eventualmente podem oferecer apoio aos demais em um arranjo colaborativo e em rede;

5. Aos órgãos e entidades:

a. que encontram-se em estágio avançado de implantação do Barramento deverão proceder a imediata implantação em produção. Em caso de necessidade de apoio técnico (TIC, gestão documental e dúvidas gerais), favor entrar em contato através do telefone 2020-8627 ;

b. que encontram-se em estágio inicial de implantação do Barramento deverão proceder com as orientações de operação de suas unidades de protocolo descritas nos itens 2 e 3, além do preenchimento do diagnóstico, item 4, para que seja possível o contato pela equipe do Órgão Central a fim de acelerar a implantação do Barramento de forma prioritária .

6. Todos os órgãos e entidades da Administração Pública federal deverão se cadastrar no portal do Barramento do PEN, através do formulário de Gestor de Protocolo, disponível aqui . Preencha o formulário, anexe o documento comprobatório (basta uma autodeclaração de punho ou impressa - digitalizada ou foto de celular), anexe a foto do seu RG ou CPF, e clique em "Solicitar";

a. Aos que já possuem cadastro no Portal do Barramento, é necessária a atualização dos dados existentes e a complementação de novos campos já disponíveis no cadastro. É importante salientar que a atualização dos dados visa auxiliar todos os gestores no contato célere para a resolução de problemas de envio de documentos e processos. Clique aqui para atualizar agora acessando o seu cadastro.

7. Aos órgãos e entidades que utilizam o SEI , é imprescindível a ampla divulgação do módulo de consulta de processos , de modo a facilitar o amplo acesso externo aos processos e documentos em tramitação em que não haja restrição de acesso legal devidamente fundamentada. Abaixo seguem os exemplos da utilização dessa boa prática no portal do Ministério da Economia:

Imagem 1 - Página do SEI no Portal do Ministério da Economia e destaque do atalho para a página de consulta de processos

Imagem 2 - Página de pesquisa pública do SEI

Barramento de Serviços do PEN

É uma infraestrutura centralizada que permite que um órgão envie processos ou documentos administrativos digitais para outro de maneira segura e com confiabilidade de entrega. Tal infraestrutura permite o trâmite eletrônico independentemente da tecnologia adotada.
Para saber mais, acesse o Portal do Processo Eletrônico Nacional (PEN) .