Modelo de plano de comunicação

Como fazer um planejamento de comunicação para a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI!) e soluções do Processo Eletrônico Nacional (PEN). Conheça a sugestão de plano de comunicação da Jornada de implantação das soluções do PEN.

Publicado em 07/11/2023 10h26 Atualizado em 05/04/2024 15h03

A comunicação é uma etapa importante na implantação das soluções do Processo Eletrônico Nacional (PEN) e, em especial, do Sistema Eletrônico e Informações (SEI!). Nossa sugestão é planejar a comunicação em duas frentes:

Comunicação interna
Responsável por disseminar adoção do sistema para servidores e colaboradores da organização

A divulgação interna deve fazer parte do Plano de Comunicação e é uma etapa muito importante dentro da fase de implantação das soluções do Processo Eletrônico Nacional como o Sistema Eletrônico de Informações -SEI!, pois o sistema promove uma mudança de cultura e hábitos na rotina dos servidores que vão utilizar o sistema.

Antes de divulgar para o público externo, por meio de notícias e eventos, é importante envolver, informar, sensibilizar e motivar o público interno (gestores, servidores e colaboradores do órgão/entidade/instituição) para buscar apoio de todos nesse processo de implantação e adaptação.

Comunicação externa
Fase de divulgação da mudança para a sociedade e parceiros externos

A divulgação externa deve estar prevista no Plano de Comunicação e é o momento de divulgar a mudança para a sociedade e para os parceiros e usuários externos que também terão acesso aos sistemas e soluções do Processo Eletrônico Nacional.

Podem fazer parte da divulgação externa:

Publicação de release para a imprensa;
Notícias no site institucional e nas redes sociais;
Eventos ou webinários de lançamento;
Publicação de informações sobre o sistema e links de acesso para usuários internos e externos com demais orientações no portal institucional.

Uma boa campanha de comunicação garantirá que a mudança seja bem recebida por todos. Para ajudar as equipes responsáveis por essa etapa, separamos algumas orientações e sugestões para iniciar um planejamento de comunicação.

Podem fazer parte da divulgação externa:

Publicação de release para a imprensa;
Notícias no site institucional e nas redes sociais;
Eventos ou webinários de lançamento;
Publicação de informações sobre o sistema e links de acesso para usuários internos e externos com demais orientações no portal institucional.

ARTES E BANNERS

Disponibilizamos também modelos de banners (editáveis) em diferentes formatos. Baixe aqui as artes, fontes e os elementos visuais com as logos do SEI e do MGI para compor novas artes que vão auxiliar a divulgação do SEI no seu órgão/entidade.

MODELO DE PLANO DE COMUNICAÇÃO

Sugestão com etapas e ações que podem ser adotadas para planejar a comunicação interna e externa:

	Como	Exemplo
Objetivo	Liste os principais objetivos da comunicação interna. Eles devem ser específicos, mensuráveis e alinhados aos objetivos gerais da empresa	O objetivo é apresentar o novo sistema ou solução, com suas vantagens e ferramentas, para os servidores, colaboradores, funcionários e cidadãos, por meio de campanhas de comunicação interna e externa.
Público-Alvo	Identifique os diferentes grupos de colaboradores que serão alcançados pela comunicação interna e externa	Comunicação Interna: Servidores, funcionários, colaboradores, estagiários que serão impactados com a implantação da nova solução. Comunicação externa: Servidores de outros órgãos ou entidades, cidadãos e empresas que serão impactados com a mudança.
Mensagens-chave	Enumere as mensagens-chave que você deseja transmitir aos colaboradores para atingir os objetivos definidos.	“Conheça o Sistema Eletrônico de Informações, SEI!” “O que é o SEI, vantagens e benefícios para quem vai utilizar o sistema?” “O que muda/mudou com o SEI” “Capacite-se: conheça os cursos e treinamentos do SEI!”
Canais de comunicação	Liste os canais de comunicação que serão utilizados para transmitir as mensagens. Isso pode incluir e-mails, intranet, murais, reuniões, etc.	Intranet (por meio de notícias, vídeos, banners digitais, pop-up; podcast); E-mail institucional (newsletter, e-mail mkt); Mídia Indoor como: televisões nos elevadores, corredores e cartazes em murais dentro da instituição. Nesse caso, dar preferência sempre a comunicados digitais, pois o SEI traz essa proposta de economia de papel com o uso do sistema eletrônico Listas de transmissão, grupos e comunidades fechadas e internas das equipes em chats no Microsoft Teams ou aplicativos de bate-papo; Fundo de tela dos computadores dos servidores ligados na rede da instituição; Incluir a campanha em reuniões, palestras, eventos internos e capacitações;
Cronograma	Defina um cronograma simples com as datas em que cada ação de comunicação será realizada. Isso pode ser dividido em semanas ou meses.	O cronograma de divulgações deve estar alinhado ao cronograma de implantação para que os comunicados e ações atinjam os objetivos esperados em cada fase e com cada público-alvo definido. Semana 1 Comunicação interna antes da implantação. Apresentação do sistema ao público interno com notícia na intranet, banner e envio de e-mail. Semana 2 Comunicação interna sobre capacitação. Envio de notícia na intranet e e-mail, mensagem nos grupos internos com as datas e horários de capacitação e quem deve fazer. Semana 3 Comunicação interna sobre a virada de chave (Aviso sobre data que o sistema começará a ser utilizado). Envio de comunicado, banner, pop-up, mensagem na intranet, portal, grupos e por e-mail para o público interno e externo que será afetado diretamente com a mudança. Semana 4: Comunicação externa: Notícia no portal, release para a imprensa (se for o caso) e divulgação em portais parceiros sobre o novo sistema, benefícios, vantagens, funcionamento, acesso, etc.
Conteúdo e formato	Indique o tipo de conteúdo e formato que será utilizado em cada canal. Por exemplo, se será um e-mail com texto ou um pôster visual.	Identidade Visual Disponibilizamos a logo padrão do SEI com a identidade visual do projeto para inclusão do nome do órgão/entidade/instituição em vários formatos. Exemplos de assuntos que podem ser abordados em diferentes fases da campanha: FASE 1 - Sensibilização, capacitação e mobilização do público interno Abordar: O que é o SEI, vantagens e benefícios para quem vai utilizar o sistema? Objetivo: Informar possíveis mudanças que podem ocorrer no acesso ao sistema; login e senha; capacitação (datas e formato); além de alinhar os objetivos e expectativas. As campanhas ajudam a reduzir a resistência à mudança de cultura e hábitos que podem existir, principalmente na implantação do SEI, que rompe com o uso do papel e substitui pelos processos eletrônicos que serão criados, gerados e enviados pelo SEI. FASE 2 – Virada de chave (Lançamento/dia de implantação) Abordar: Lançamento ou início do funcionamento do sistema. Dia D para que todos estejam preparados para utilizar o SEI, sem surpresas. FASE 3 - Consolidação e multiplicação É hora de comunicar para o público externo repetindo informações da fase 1, mas agora para o cidadão e usuários externos do SEI. Falar o que é e para que serve o novo sistema, benefícios para a gestão, para o serviço público e para o cidadão e orientações de como utilizar. Aqui entram divulgações em meios de comunicação abertos ao público como o Portal Institucional com uma página interna com link de acesso para o sistema tanto para o público interno, quanto para o público externo; e divulgações nas redes sociais, por exemplo. FASE 4 - Foco na mudança! Primeiros resultados Abordar: Depoimentos dos primeiros servidores e colaboradores a participar da capacitação ou dos usuários de setores que sofreram mais impacto como gestores de protocolo; líderes participaram do processo de implantação da solução. Comunicação mais interna, de engajamento e fortalecimento do uso do SEI.
Responsáveis	Atribua responsabilidades claras para cada ação de comunicação, especificando quem será o responsável por executá-la	Exemplo: Assessoria de comunicação: Plano de comunicação/ campanhas Comunicação Interna: Conteúdos e envio dos e-mails Departamento de RH: capacitação dos multiplicadores e demais servidores
Ações de comunicação	Liste as ações específicas que serão realizadas, associando cada ação ao objetivo correspondente, público-alvo, mensagem-chave e canal de comunicação.	Divida a campanha em fases pré-implantação/ Virada de chave / pós-implantação para guiar a produção de conteúdo e direcionar ao público certo, no momento adequado.
Avaliação/indicadores	Estabeleça indicadores-chave de desempenho simples para medir o sucesso das ações	Taxa de abertura de e-mails Participação nas capacitações on-line e presenciais Participação no evento de lançamento ou enquetes
Riscos relacionados	Comunique sempre que possível, no momento certo e para o público certo para evitar ruídos, notícias falsas, desmotivação e desalinhamento estratégico.	Toda mudança de rotina e cultura organizacional pode enfrentar resistência natural ao novo e desconhecido. No caso do sistema SEI, que transforma uma mudança de cultura do uso do papel para o processo e documento no meio eletrônico, não é diferente. Para amenizar possíveis resistências, mantenha a equipe bem informada e alinhada às mudanças que devem ocorrer no trabalho, principalmente nos setores mais impactados, e busque entender as dúvidas, medos e expectativas. O engajamento da equipe é essencial para o sucesso da implantação.