Jornada de Implantação do PEN
A instituição de um marco legal para nortear a implantação das soluções do Processo Eletrônico Nacional (PEN) é ponto fundamental do processo de modernização da gestão administrativa nas diversas esferas administrativas, por motivos diversos:
O primeiro e mais óbvio deles, é a Segurança Jurídica. Um marco legal claro e objetivo, como uma Portaria ou um Decreto Municipal instituindo o SEI como sistema oficial de gestão de documentos e processos eletrônicos no âmbito gerenciado, proporciona segurança jurídica para os órgãos governamentais que o adotam, reduzindo a incerteza quanto à legalidade do processo eletrônico e estabelecendo, ainda, os procedimentos para a prática do processo administrativo.
Além disso, é uma grande oportunidade de se aprimorar a frente de Transparência e Prestação de Contas. Ao publicizar a adoção do PEN, os cidadãos, órgãos de controle e demais partes interessadas têm acesso à informação sobre a implementação, o que aumenta a transparência e possibilita uma melhor prestação de contas por parte das autoridades públicas.
Um benefício não tão comumente explorado, mas que pode ser gerado com a institucionalização, é o Ganho de Eficiência Operacional, já que um marco legal bem estruturado pode ser usado para eliminar ambiguidades e conflitos, simplificando procedimentos administrativos e contribuindo para uma gestão pública mais eficiente e ágil.
Fique Esperto!
Deixar a formalização de lado é um péssimo negócio! Pensando em termos de segurança jurídica, renunciar à elaboração de um normativo pode resultar em questionamentos à legitimidade da adoção das soluções do PEN, favorecer a ocorrência de litígios e embargos por mera recusa do formato em que os atos foram praticados.
Além disso, algo que não foi fixado como norma pode ser descartado sem grandes dificuldades, o que é impossível de se fazer com iniciativas devidamente formalizadas.
E ainda, procedimentos não fixados em norma também são muito mais difíceis de se uniformizar. Prejuízo na certa!
Quem fez, fez como?
A Anatel disponibiliza um modelo muito bem estruturado para a confecção de normativos internos. É importante avaliar o que deste modelo se aplica ou não a sua realidade, dado serem aspectos que podem ser demasiado específicos para o contexto de órgãos em implantação. Acesse o modelo
- Veja o Decreto Municipal da Prefeitura de São Paulo: Decreto nº 55.838 de 15 de janeiro de 2015
- E a Portaria que define os parâmetros de uso do SEI no Governo do Distrito Federal: Portaria nº 03, de 05 de janeiro de 2022
O que deve ter um normativo para a institucionalização do PEN?
Recomenda-se que um normativo para regulamentar a adesão ao SEI e aos demais produtos do PEN aborde, além de outros aspectos que o órgão venha a considerar relevante:
O cadastro e a parametrização no sistema, incluindo:
> o cadastro e parametrização de Órgãos e unidades
> os perfis de acesso
> os cadastros de usuários, atualização de dados e permissão de acesso
A gestão do processo eletrônico, incluindo:
> a produção de documentos no SEI;
> a Assinatura Eletrônica
> o recebimento, digitalização e cadastro de documento e processo externo
> a conversão de processos em papel para eletrônico
> os Níveis de Acesso
> o Envio e recebimento de Processos (Tramitação)
> a conclusão do processo
Idealmente, o normativo deve abordar ainda questões de segurança da informação, perfis de acesso às demais soluções do PEN, estrutura de canal de suporte e de tomada de decisão referente a questões não previstas.
Referências normativas
- Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015
- Portaria Interministerial n° 1.677, de 07 de outubro de 2015
- Visite nossa página de legislação no Portal do PEN para mais sobre o tema!