Jornada de Implantação do PEN
Investir em capacitação é a melhor maneira de assegurar que o órgão esteja preparado para a adoção do PEN, seja no gerenciamento das soluções, quanto no seu uso na rotina de trabalho. Além disso, capacitações e treinamentos são essenciais para as organizações que precisam se adaptar às novas tecnologias da informação.
Veja alguns benefícios das ações de capacitação e treinamento:
Melhoria na qualidade do trabalho
Aumento da motivação e engajamento
Redução de erros e retrabalho
Melhoria na cultura organizacional
Melhoria da produtividade
Adaptação às mudanças
Para assegurar esses benefícios, é importante que todos os perfis envolvidos na implantação do PEN sejam considerados.
Tomando o SEI como exemplo, podemos pensar em capacitação para, pelo menos, 3 perfis:
- Usuário Básico: Esse é o perfil que utilizará o sistema para executar seus processos de trabalho, por meio de processos administrativos. É o usuário que necessita entender quais são as funcionalidades disponíveis no sistema para a execução de sua atividade e como elas operam e se aplicam no dia a dia. Nesse caso, é recomendado um curso geral sobre o sistema, como o curso SEI! Usar, ofertado pela Enap.
- Time de administração negocial do sistema: Esse perfil fará a administração negocial do sistema, ou seja, ficará responsável por atividades como a atribuição de perfis e cadastro de novos documentos. A atividade dessa equipe consiste em garantir que o sistema opere conforme as normas e regras relativas à gestão documental e demais orientações referentes aos processos administrativos. Nesse caso, é recomendado um curso específico sobre a gestão do sistema, como o curso SEI! Administrar, ofertado pela Enap.
- Time de administração tecnológica do sistema: Esse é o perfil que ficará responsável pela sustentação tecnológica da ferramenta. É composta por servidores com um perfil voltado à tecnologia da informação. O tamanho da equipe e os perfis selecionados dependerão do modelo de instalação do sistema: pode haver demanda para capacitar grande parte da equipe de TI, nos casos das instalações locais, ou, nos casos de contratação da Dataprev ou empresa estadual de processamento de dados para provimento dos serviços de TI, daqueles responsáveis por acompanhar a execução do contrato e monitorar a qualidade do serviço prestado. Em todo caso, será necessário conhecer a ferramenta, seu modelo de arquitetura e seus componentes. Essas informações estão disponíveis nas documentações técnicas de referência do SEI, armazenadas em repositórios específicos, cujo acesso será liberado após a formalização da adesão.
Outros cursos relacionados à gestão documental, gestão de projetos, mapeamento de processos e comunicação são altamente recomendáveis para a capacitação do Time de Implantação.
Fique esperto!
Deixar de capacitar e treinar os servidores de seu órgão pode gerar resistência na adoção do PEN. Os usuários podem se sentir despreparados para operar os sistemas e evitarem seu uso. Além disso, a falta de capacitação pode gerar erros e, consequentemente, retrabalho aumentando o dispêndio de tempo e recursos.
Conheça nossa trilha de capacitação com cursos da ENAP na modalidade EAD
> Sistema Eletrônico de Informações - SEI! USAR (Novo)
> Sistema Eletrônico de Informações - SEI! Administrar
> Praticando a Gestão de Processos com Foco em Inovação
> Dominando a Gestão de Projetos
> Introdução às Práticas Arquivísticas
> Elaboração de instrumentos de gestão de documentos arquivísticos relativos às atividades-fim
> Gestão e preservação de documentos digitais
> Comunicação Pública e Gestão de Relacionamento com Cidadão
Quem fez, fez como?
Governo do Estado da Bahia
O projeto SEI Bahia oferece cursos de capacitação na modalidade presencial e à distância utilizando a plataforma da ENAP.
Projeto SEI Recife
Conheça a iniciativa do município de Recife que propôs uma “Jornada de treinamento SEI!Recife” interativa com vídeos.
Clique na imagem baixo para fazer download da jornada em PDF.