4-Estrutura e processo de negocio

O sucesso da implantação dos produtos do PEN depende de um planejamento bem elaborado de cada uma das etapas da jornada.  

Você verá, em uma das próximas etapas, que sugerimos - inclusive - a elaboração de um Plano de Implantação. Mas neste momento, nosso foco é um ponto que não pode ser ignorado quando se trata da implantação de soluções para gerenciamento de documentos e processos administrativos: a forma como os processos de trabalho serão representados nas ferramentas.  

Pode parecer redundante, e são - de fato - palavras idênticas. Mas, neste caso, há diferença: são os “processos de trabalho” e os “processos administrativos”. A implantação do SEI e das demais soluções do PEN resultam justamente na transformação de processos de trabalho que antes eram realizados manual ou artesanalmente e de processos administrativos que antes eram produzidos em suporte “papel”. Mas como funciona essa relação entre eles?

Com relação aos processos de trabalho, o SEI não trabalha com fluxos rígidos e confia aos servidores a missão de indicar quais os próximos passos do processo. É essa flexibilidade que garante um histórico de implantações bem-sucedidas da solução em órgãos e entidades com cenários diversos. No entanto, é necessário que os servidores da instituição enxerguem suas atividades no sistema, sendo fundamental a realização de um levantamento dos processos de trabalho executados nas unidades do órgão.

Para incorporar ao SEI as atividades que os setores realizavam em papel, não é imprescindível um mapeamento metodológico de processos, mas a aplicação de uma modelagem focada na melhoria contínua, como o Business Process Management (BPM), é bem-vinda. De toda forma, ao menos um rol de processos de trabalho deve ser montado e incorporado ao sistema durante a implantação e outras atividades podem ser adicionadas pelo administrador ao longo do tempo.  

A implantação das ferramentas do PEN trazem uma oportunidade de a instituição analisar e propor melhorias aos seus processos de trabalho, com auxílio de novas tecnologias.

Ao se falar em processos de trabalho é importante ressaltar que nem todos eles ocorrem nos sistemas informatizados. Um exemplo disso é o processo de digitalização de documentos, que depende de equipamentos adequados e mão de obra dedicada, onde todo o fluxo acontece fora do sistema e somente ao final o documento digitalizado será incorporado ao SEI.

Foque na digitalização dos processos que estão tramitando no órgão e que passarão a tramitar no SEI a partir da data de entrada em produção. Digitalizar os processos que já estão arquivados traz um grande volume de trabalho e pouca efetividade para a instituição, e recomenda-se que a iniciativa seja tratada como um projeto à parte.

Estruturas Organizacionais

Outro ponto de atenção para uma implantação de sucesso das ferramentas do PEN é o levantamento das estruturas organizacionais com foco nos sistemas.

Ainda nesse exemplo, por uma questão de dimensão do órgão, a equipe de implantação pode entender que não é necessário representar na ferramenta as unidades de menor nível hierárquico, cadastrando os servidores em unidades superiores, sem que isso cause prejuízo aos processos de trabalho. 

Como começar

Os seguintes itens do checklist abaixo poderão ser utilizados como parâmetro para buscar a melhoria e aumentar a agilidade dos processos que estão em fase de levantamento:

1. eliminação de atividades relacionadas ao papel, como: recepção, registro, trâmite, carimbo, cópia;

2. eliminação de trâmites em níveis hierárquicos desnecessários e de expedientes de mero encaminhamento;

3. recepção e envio eletrônico de documentos de atores externos;

4. redistribuição da força de trabalho com a virtualização do trabalho;

5. acompanhamento online pelos interessados no processo;

6. eliminação de outros sistemas e mecanismos de controle, como a utilização de vários sistemas departamentais ou planilhas para controlar o andamento de processos

Quem fez, fez como? 

Universidade Federal de Uberlândia (UFU)
A UFU criou um curso para “desenvolver competências nos servidores para que eles possam mapear os processos e inseri-los no SEI.”
Conheça o programa do curso ao clicar aqui.
 
Assembleia Legislativa de Santa Catarina
A Alesc publicou uma instrução normativa para estabelece os procedimentos e os parâmetros do processo de digitalização para o Sistema Eletrônico de Informações (SEI).  
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001, DE 28 DE MAIO DE 2021 (www.alesc.sc.gov.br)

Universidade Federal de São Carlos
A UFSCar produziu um manual para digitalização de processos impresso. Conheça o material clicando aqui no Manual de Digitalização de Processos Impressos para Unidades UFSCar — Portal SEI UFSCar.

Fique esperto!

Não incluir no planejamento da implantação o levantamento adequado dos processos de trabalho e não se atentar à melhor forma de representar sua organização nas ferramentas do PEN podem ocasionar, dentre outras dificuldades:

• Escolha incorreta do Tipo de Processo pelos usuários no ato de criação de novos processos, por não enxergarem seus processos de trabalho nas opções disponíveis;
• Levantamentos imprecisos sobre os tipos de processos mais demandados pelo órgão;
• Classificação documental incorreta dos processos, podendo impactar o prazo de guarda e destinação final desses processos;
• Alto número de acionamentos para suporte no início da produção de usuários solicitando o cadastro dos tipos de processos de suas unidades;
• Necessidade de reorganização, durante a produção, da estrutura de unidades administrativas do órgão, por dificuldades no trâmite e instrução dos processos de trabalho.