Jornada de Implantação do PEN
A implantação do SEI em uma organização é uma transformação em sua forma de trabalhar com seus expedientes administrativos. O sistema promove uma evolução na forma de gerenciar processos e documentos, materializando-os em um novo suporte, originando uma nova maneira de se realizar a gestão de documentos.
A gestão de documentos pode ser definida como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento, em fase corrente e intermediária, visando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente.” (Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, Art 2º)
Em princípio, para que seja possível realizar a gestão documental em um órgão público é imprescindível a elaboração de dois instrumentos: O Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTD).
Esses instrumentos são elaborados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), são basilares para a gestão documental em qualquer órgão público e nortearão todo o ciclo de vida dos documentos.
Criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD
A CPAD tem um papel fundamental na orientação e efetivação do processo de eliminação de documentos. Ela é responsável pela análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no âmbito de atuação do órgão, visando garantir o cumprimento da legislação e normas vigentes.
Recomenda-se a leitura das Recomendações para Constituição de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD). Embora seja voltado para o âmbito federal, esse instrumento apresenta importantes considerações sobre o assunto.
Elaboração dos instrumentos de gestão
- Plano de Classificação de Documentos (CCD)
O plano de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades.
A classificação é uma das principais funções do processo de gestão de documentos e objetiva agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida.
- Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD)
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem como objetivo definir prazos de guarda e destinação para os documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente –, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.
A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivístico, na medida em que define quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade.
Inclusão dos instrumentos de gestão de documentos no SEI
Como ponto de partida, recomenda-se a leitura das Recomendações para uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) nos órgãos e entidades do poder executivo federal, que - embora sejam voltadas para o âmbito federal - possuem importantes considerações sobre o uso do SEI de uma forma geral.
- Criação da Tabela de Assuntos
A tabela de assuntos é o local onde são cadastrados os assuntos arquivísticos presentes no Plano de Classificação de Documentos (CCD) e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTD).
Os assuntos presentes na tabela de assuntos podem, posteriormente, ser associados aos tipos de processos do SEI,no campo “sugestão de assunto”, para determinar os prazos de guarda e a destinação de cada processo.
Etapa de Produção
- Criação dos Tipos de Processos
Recomenda-se, vale repetir, que cada tipo de processo do SEI seja “associado” a um assunto da tabela de assuntos, por meio do campo “Sugestão de Assuntos”. Isso garante que cada processo criado no SEI já tenha uma classificação arquivística desde a produção. A ideia é evitar que o ônus de fazer essa indicação recaia sobre o usuário final, que não tem obrigação de ter conhecimento sobre o tema. Busca-se minimizar, com isso, o risco de classificação equivocada.
- Definição de Tipos de Documentos
Os tipos de documentos são criados no SEI para possibilitar sua inclusão nos processos gerados. Os documentos inseridos no SEI podem ser internos ou externos.
> Documentos internos
Os documentos internos são aqueles produzidos diretamente pelo editor de texto do SEI e devem ser assinados digitalmente. Estes documentos devem estar associados a modelos pré-definidos.
> Modelos de Documentos internos
Para possibilitar a criação de documentos no editor de textos do SEI é necessário que o Tipo de Documento correspondente esteja associado a um modelo. O modelo do documento determina quais seções irão compor o documento.
As seções são subdivisões do modelo de documento, dentre as quais algumas são de uso imprescindível - como o Corpo do Texto e a Assinatura, e outras são recomendadas - como o cabeçalho, o título do documento, o interessado - se houver - e o rodapé.
> Documentos externos
Os documentos externos são aqueles que, produzidos fora do SEI, precisam ser juntados ao processo digital. É importante que no momento da definição dos formatos de arquivos permitidos sejam considerados aspectos como o acesso a longo prazo, a preservação e a interoperabilidade. Para este último aspecto, um relevante ponto de partida pode ser o instrumento Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico – ePing.
- Definição das Unidade(s) de Protocolo
As unidades configuradas como “de protocolo” podem visualizar todos os documentos externos inseridos no SEI.
Como é comum o recebimento de documentos por diversos canais dentro de um mesmo órgão, a possibilidade de as unidades de protocolo pesquisarem e visualizarem todos os documentos externos cadastrados no SEI pode evitar que um mesmo documento seja cadastrado em duplicidade.
> ProtocoIização de documentos
A protocolização de documentos é uma das atividades dos setores de Protocolo. Com o advento das ferramentas digitais, é aconselhável que a entrada de documentos no órgão seja feita de forma digital.
Para conhecer o Protocolo GOV.BR, canal de atendimento para protocolização de documentos disponibilizado pelo PEN, clique aqui.
Etapas da Gestão Documental
Agora que já sabemos como a gestão documental se aplica ao SEI, vamos revisar as etapas:
1. Instituir uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD; e
2. Elaborar os instrumentos de gestão: Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTD);
3. Criar a Tabela de Assuntos onde serão incluídos no SEI os dados definidos pelos instrumentos de gestão de documentos;
4. Definir os Tipos de Documentos que podem ser criados;
5. Definir os Modelos de Documentos;
6. Definir os formatos de arquivos que podem ser utilizados;
7. Definir as unidades de protocolo;
8. Definir as unidades que podem realizar o arquivamento de documentos;
9. Criar os Localizadores de Documentos;
10. Criar os Tipos de Processos com os códigos de classificação de documentos já associados;
11. Criar os documentos digitais realizando a classificação já nesse momento;
12. Arquivar os documentos sempre que ocorrer a conclusão da ação administrativa;
13. Definir a ferramenta de protocolização que será disponibilizada para o público externo ao órgão;
14. Definir a ferramenta de transparência que será disponibilizada para o público externo ao órgão;
15. Definir a ferramenta de envio externo que será utilizada para realizar a expedição de documentos para fora do órgão.
Fique Esperto!
O SEI é um sistema voltado para a elaboração de documentos e existe uma série de normas e recomendações expedidas pela autoridade arquivística competente, que devem ser consideradas.
Não respeitar a legislação sobre o tema gera o risco de responsabilização administrativa, civil ou mesmo penal do órgão e de seus agentes públicos.
Não corra riscos! Não dar a devida atenção às normas e boas práticas da gestão de documentos pode acarretar sérios problemas como:
Geração de uma massa documental digital acumulada;
Dificuldade para recuperar os documentos e, consequentemente, dificuldade para obtenção das informações necessárias à tomada de decisões;
Perda de documentos;
Impossibilidade de identificar e aplicar prazos de guarda;
Impossibilidade de identificar a destinação final dos documentos, ou seja, os documentos não poderão ser eliminados e nem recolhidos para guarda permanente pela instituição arquivística da esfera de competência.
É importante observar que, caso seja feita a eliminação de documentos sem respeitar o fluxo definido na legislação em vigor, o órgão público e até mesmo os agentes públicos envolvidos poderão ser responsabilizados administrativamente, civilmente e até penalmente.
Quem fez, fez como?
Governo do Estado da Bahia
O Governo do Estado da Bahia preparou uma apresentação enfatizando a importância da Gestão Documental no uso do SEI.
Clique aqui para conhecer.
Arquivo Público (SP)
O Arquivo Público do Estado de São Paulo lançou uma cartilha para a implantação da gestão documental nos municípios. Neste documento, o APESP propõe modelos de plano de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo para as atividades meio e fim no âmbito municipal.
Acesse a cartilha clicando aqui.
Governo do Estado de Rondônia
O Governo do Estado de Rondônia também elaborou um instrumento chamado Carta de Serviços de Gestão Documental aplicada ao SEI.
Clique aqui para acessar.
Etapa de Tramitação
Trâmite interno
O trâmite de documentos entre as unidades de um órgão é algo muito comum. No SEI ele é realizado por meio do ícone “Enviar Processo” . Por se tratar de um ambiente eletrônico, um mesmo processo pode ficar aberto em diversas unidades, permitindo sejam realizadas várias ações ao mesmo tempo.
Envio externo (Expedição)
Em algumas ocasiões é necessário realizar a expedição de documentos para outros órgãos. Para esta finalidade, recomendamos o uso do Tramita GOV.BR. Para conhecer o Tramita GOV.BR, ferramenta de envio externo de processos disponibilizada pelo PEN, clique aqui.
Etapa de Uso
O uso é uma etapa da gestão de documentos que ocorre durante todas as fases do ciclo de vida dos documentos.
Se internamente os documentos são produzidos naturalmente como resultado do exercício de funções e atividades, para o público externo (sociedade) deve-se haver transparência para que os cidadãos possam exercer o controle social.
Para conhecer o Protocolo Integrado, portal que tem como objetivo promover a transparência ativa disponibilizando informações a respeito do trâmite dos documentos existentes nos mais diversos sistemas de processo administrativo eletrônico existentes, clique aqui.
O módulo de Pesquisa Pública é uma ferramenta que possibilita a transparência de processos e documentos dos órgãos que utilizam o SEI para seus processos administrativos, fornecendo informações sobre trâmite e disponibilizando, quando habilitado pelo órgão, acesso ao teor dos documentos.
Etapa de Arquivamento
Arquivamento “é a guarda do documento, avulso ou processo, cuja tramitação cessou, e se caracteriza pelo fim da ação administrativa que determinou a produção do documento.
O arquivamento ocorrerá diante das seguintes condições:
a) por deferimento ou indeferimento do pleito;
b) pela expressa desistência ou renúncia do interessado; ou
c) por decisão motivada de autoridade competente.” (Portaria Interministerial MJ/MPOG n° 1.677, de 07 de outubro de 2015)
- Definição das Unidade(s) de Arquivamento
As unidades configuradas como “de arquivamento” podem utilizar os localizadores de documentos para indicar a localização de vias físicas de documentos que foram digitalizados e inseridos no SEI. Quando do desarquivamento, também é possível registrar no SEI qual é o usuário que está de posse da via desarquivada.
- Criação de Localizadores de Documentos
Os localizadores de documentos são utilizados pelas unidades de arquivamento para informar a localização de vias físicas de documentos que foram digitalizados e inseridos no SEI. Ao realizar o arquivamento, são escolhidos os localizadores apropriados para determinar a localização física dos documentos.
Etapa de Avaliação
A avaliação é uma etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos.
Se, num primeiro momento, a avaliação - enquanto atividade mais intelectual - possibilita a elaboração da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, em um segundo momento, a aplicação desse instrumento de gestão possibilita a identificação da fase em que os documentos se encontram e a identificação de sua destinação final, seja ela a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente.
A avaliação supõe a identificação dos valores primário e secundário dos documentos: O valor primário relaciona-se às razões de sua própria produção, considerando seu uso para fins administrativos, legais e fiscais. O valor secundário diz respeito à potencialidade do documento como prova ou fonte de informação para a pesquisa.
Para que seja possível realizar a avaliação dos documentos existentes no SEI, por exemplo, é pré-requisito que os documentos sejam classificados, preferencialmente no momento da produção, por meio da associação dos códigos de classificação existentes na tabela de assuntos aos tipos de processos configurados.