Jornada de Implantação do PEN
É fundamental que a organização institua um time dedicado à implantação das soluções do PEN. A quantidade de profissionais envolvidos nesse trabalho dependerá, entre outras coisas, do tamanho da organização, da capilaridade e quantidade de processos de trabalho a serem implantados e do cronograma de execução do plano de implantação.
Além disso, a seleção dos servidores que formarão o time deverá levar em consideração a capacidade técnica de cada profissional.
Um time com composição multidisciplinar é um fator chave de sucesso. Dentre os conhecimentos estratégicos desejáveis que aos membros do time de implantação, cabe destacar os relacionados à gestão documental, tecnologia da informação e comunicação, comunicação social, gestão de projetos e processos. Para evitar descontinuidade ou desvio de força de trabalho, é importante ainda que o time seja composto em sua maioria por servidores de carreira.
O objetivo principal do time é implantar as soluções do PEN e garantir que elas estejam funcionando no órgão. Para isso é importante que os servidores participem das capacitações para aprofundar conhecimento e conheçam casos de sucesso e outras iniciativas em andamento para que sejam estabelecidas redes de colaboração.
Finalizado projeto, o time pode ser desmobilizado e o trabalho entregue às áreas que farão a sustentação negocial e tecnológica da solução.
Fique Esperto!
Não corra riscos! Selecionar servidores que não possuem as habilidades ou experiência necessárias para atuarem na implantação do PEN pode comprometer o projeto, por não serem capazes de realizar o trabalho de maneira eficiente resultando resultar em entregas de baixa qualidade, erros frequentes e retrabalho.
Quem fez, fez como?
Universidade Federal Fluminense - Comissão de Implantação do SEI na UFF
Universidade de Brasília - UnB Digital: Comissão de Implantação do SEI na UnB
Prefeitura Municipal de Salinas (MG) - Comissão de Implantação do SEI Salinas
Como escalar meu time?
Recomenda-se que o time tenha pelo menos os seguintes perfis:
a) Gestor de implantação: Conduzirá a implantação, como líder da equipe;
b) Profissional de negócio: Responderá pelo acompanhamento e esclarecimento sobre as regras de negócio e gestão documental. Preferencialmente um profissional que tenha conhecimentos na área de gestão documental, como um arquivista;
c) Profissional técnico: Responderá pelo acompanhamento e esclarecimento sobre questões de Tecnologia da Informação e Comunicação, relacionadas à infraestrutura e a própria aplicação;
d) Profissional de processos: Responderá pelo mapeamento e otimização de processos de negócio envolvidos;
e) Profissional de comunicação: Responderá pela estratégia de comunicação da organização com seus servidores e público externo, interessado na instituição.
e) Ponto focal: Dará apoio aos usuários em cada área envolvida. Será responsável por disseminar as informações em suas unidades e darão o primeiro suporte ao usuário.
Os perfis são uma sugestão e alguns dos papeis podem ser desempenhados pelo mesmo profissional.