FAQ

Publicado em 02/07/2020 16h49 Atualizado em 08/11/2023 11h30

Aqui buscaremos responder às perguntas mais frequentes referentes ao Almoxarifado Virtual Nacional - AVN - encaminhadas à Central de Compras. Caso sua dúvida não esteja respondida aqui, ou é necessário um maior detalhamento, encaminhe um e-mail para almoxarifadovirtual@economia.gov.br.

O PROJETO

1. O que é o AVN?

O AVN é uma contratação baseada em três alicerces: serviço, sistema e fornecimento. Trata-se da contratação de um serviço, executando por meio de um sistema informatizado para o fornecimento de materiais de consumo administrativo.

2. Quem pode participar do AVN?

Todos integrantes da Administração podem participar. Não importando de qual esfera ou poder seja integrante.

3. Empresas Públicas também podem participar do AVN?

O Termo de Referência não impõe qualquer impedimento a Empresas Públicas participarem do AVN, contudo, a Ata e o contrato se baseiam na Lei nº 8.666/1993, Lei nº 10.520/2002 e respectivas regulamentações. Para a participação de Empresas Públicas, o Regimento Interno deverá autorizar e ser compatível com as regras de contratação da Ata em questão. Sugerimos que a área jurídica da entidade seja instada para aferir a compatibilidade da contratação com o Regimento Interno e a Lei nº 13.303/2016.

4. Como se dará o atendimento à APF direta?

Assim como ocorre no Almoxarifado Virtual em execução no Distrito Federal, todos os órgãos integrantes da Administração Pública Federal direta serão abarcados pelo AVN. A diferença é que o atendimento não será limitado a Brasília, ou seja, todas as unidades vinculadas ao órgão superior, integrantes da APF direta, localizadas em todo o país também serão incluídas no contrato a ser firmado e gerido pela Central de Compras. As demandas já foram levantadas, não havendo necessidade de qualquer ação por parte dos órgãos e suas vinculadas. Os órgãos superiores serão notificados antes do início do processo de implantação, com fornecimento de materiais de comunicação e capacitação.

5. Em que fase está a contratação do AVN?

Para acompanhamento das fases do processo licitatório, clique aqui.

6. Quando iniciará a execução do AVN?

A Central de Compras prevê a execução de um piloto do projeto ainda em 2020, com a expansão do modelo para outros estados até o fim do primeiro semestre de 2021.

7. Quando as entidades poderão firmar seus próprios contratos?

As entidades que registraram demanda na Intenção de Registro de Preços ou que aderiram à Ata de Registro de Preços poderão assinar seus contratos a partir do momento que a Central de Compras assegurar a boa execução do modelo por parte da contratada. Isso ocorrerá durante o primeiro semestre de 2021, em ondas de implantação ainda a serem definidas.

8. O que será licitado no AVN?

Como o AVN é um serviço, será licitada a taxa de ajuste a ser aplicada sobre o preço de Painel de Preços dos materiais que serão fornecidos (https://paineldeprecos.planejamento.gov.br/). Cada lote possuirá uma taxa inicial distinta:

Lote 1: regiões norte e sudeste: 37,74%
Lote 2: regiões centro-oeste, nordeste e sul: 36,82%

Para maiores informações a respeito da taxa de ajuste e precificação dos materiais, verifique os anexos I e VII do Termo de Referência.

9. Haverá um cadastro de reserva nessa licitação para o caso de a vencedora não cumprir com suas obrigações durante a vigência do contrato e ser necessário convocar outra empresa?

Sim, há previsão de cadastro reserva para a licitação do AVN.

10. Como se dará a participação de micro, pequenas e empresas de médio porte no AVN?

O AVN é um serviço que busca atender às demandas de material de consumo administrativo dos órgãos atendidos, via sistema informatizado. Ou seja, não se trata da compra de materiais, mas sim um serviço que envolve toda uma logística de fornecimento e armazenagem e a disponibilização de um sistema web que atenda a requisitos técnicos determinados pela Central de Compras.

É uma licitação de valor inicial de R$ 348 milhões, que poderá ser ainda maior quando outras entidades aderirem ao modelo após a assinatura da ata.

Tendo em vista a abrangência nacional da contratação, alguns fatores foram levados em consideração para a divisão dos lotes:

Número de servidores lotados em cada região;
Número de unidades administrativas em cada região;
Previsão de demanda dos órgãos;
Divisão igualitária da demanda entre as regiões;
Custos com frete e logística para atendimento;
Variação da taxa de ajuste por região;
Probabilidade de lotes desertos na licitação.

Além dessas questões, verificou-se a vantajosidade na relação entre o número de contratos a serem firmados e os custos administrativos com a fiscalização, gestão, ajustes de sistema e acompanhamento da execução. Um grande quantitativo de contratos eliminaria uma das principais características do AVN que é a economia processual e administrativa.

Realizada a Intenção de Registro de Preços, demandas de outras entidades foram acrescidas. Assim, realizou-se novo estudo quanto a alteração dos lotes. Utilizando os fatores já citados, a redistribuição dos lotes, bem como a criação de outros, não gerava benefícios à contratação. Com a criação de novos lotes, havia um ganho muito pequeno para algumas regiões e grandes perdas para outras. Quanto mais lotes se criava, menor se observava a economia do serviço.

É importante destacar também os prazos de atendimento dos pedidos originais e entregas corretivas, que são justos e exequíveis, entretanto demandam uma logística robusta para o seu atendimento, uma vez que as regiões que compõe cada lote estão geograficamente distantes. O prazo de entrega é uma das características mais importantes para a viabilidade do AVN.

Superadas essas questões, é admitida a subcontratação dos serviços, ou seja, o mercado regional ainda poderá participar do modelo por meio de integração à rede da empresa contratada para auxiliar no processo de fornecimento de materiais.

11. O AVN é uma aquisição de sistema ou ferramenta de TIC?

O AVN não é uma aquisição de sistema, ou qualquer outro tipo de solução em Tecnologias da Informação e Comunicação - TIC. O sistema fará parte do que a empresa contratada fornecerá, sendo de propriedade dela. Para maiores informações a respeito das especificações do sistema, verifique o anexo IV do Termo de Referência.

12. O AVN é um sistema estruturante?

O sistema utilizado no AVN não será um sistema estruturante e não possuirá, inicialmente, integração com outros sistemas utilizados pelo governo federal.

13. Quem poderá realizar ajustes no sistema?

A Central de Compras será a única autorizada a demandar mudanças no sistema da empresa contratada e todas dentro dos limites estabelecidos no Termo de Referência.

14. Quando que a minuta do contrato estará disponível?

A minuta do contrato estará disponível juntamente do edital da licitação. Todos os contratos que forem firmados em decorrência da Ata de Registro de Preços do AVN deverão ter o mesmo conteúdo.

15. Como o AVN se encaixa no Planejamento e Gerenciamento de Contratações - PGC - e no Plano Anual de Contratações - PAC?

O PGC reúne todas as contratações que o órgão ou entidade pretende realizar no ano seguinte. Sendo o AVN um serviço, ele deve ser preenchido conforme a estimativa de valor que será gasto com a contratação. O PGC pode ser estimado e depois na execução se ajusta. Já o PAC é sempre uma estimativa preliminar de valor, podendo ser baseado no quantitativo de pedidos registrado multiplicado pelo valor do pedido mínimo da região.

16. Os materiais fornecidos pelo AVN devem ser registrados no Sistema Integrado de Administração de Serviços - SIADS?

O AVN é um serviço e não um processo de aquisição de materiais, bem como os itens fornecidos não são permanentes. Assim, eles não darão entrada no almoxarifado do órgão nem no SIADS. Qualquer controle poderá ser realizado mediante relatórios que podem ser extraídos pelo no sistema informatizado.

17. Quanto à transparência, o quantitativo adquirido pelos órgãos e valores gastos serão de acesso universal?

Caberá a cada contratante promover a disponibilização dos seus dados de consumo. A Central de Compras está promovendo análise de como fará a publicidade dos dados referentes a seu contrato.

FUNCIONAMENTO DO SERVIÇO

01. Quais são as vigências do AVN?

Após o processo licitatório, a Ata de Registro de Preços terá uma vigência de 12 meses contados da data da assinatura. Já os contratos decorrentes dessa Ata terão vigência inicial de 30 meses.

02. Existe um número máximo de Solicitantes ou Aprovadores que podem ser cadastrados?

A contratante poderá registrar quantos usuários entender necessários para o funcionamento do AVN em sua entidade. Deverão existir, no mínimo, dois Aprovadores por contratante e dois Solicitantes por unidade administrativa, para que um possa atuar no caso de ausência do outro.

03. O que são as unidades administrativas?

Unidade administrativa é a menor parte do contratante que será atendida pelo AVN, ou seja, é o local que depende do fornecimento de materiais de consumo para o seu funcionamento (um órgão é composto por várias unidades administrativas). Organicamente, as unidades administrativas são secretarias, diretorias ou departamentos. Fisicamente, a unidade administrativa é o local onde os pedidos, depois de finalizados e aprovados, deverão ser entregues pela empresa contratada. Uma unidade administrativa é representada por seus Solicitantes.

04. Quando devo informar os locais de entrega?

Os locais de entrega deverão ser informados à empresa apenas no início da execução contratual. Antes da implantação, as entidades deverão encaminhar os dados de cadastro dos usuários e seus respectivos perfis e dos locais de entrega, incluindo endereço físico das unidades administrativas.

05. Quais locais podem ser registrados?

Qualquer endereço que tenha uma unidade administrativa pode ser cadastrado no AVN, seja em uma capital ou cidade do interior.

06. Como são entregues os pedidos?

Os pedidos criados pelos Solicitantes e avaliados pelos Aprovadores são encaminhados à empresa que utilizará sua logística para promover a entrega. Cada pedido é individual, assim como sua entrega. Assim, se duas áreas diferentes fizerem pedidos, cada pedido será entregue em caixas separadas e nos locais registrados, independentemente se estão na mesma localidade ou não, seja em endereços dentro do município ou em municípios ou estados diferentes.

07. Em qual ou quais situações a contratada poderá solicitar prorrogação do prazo de entrega?

Não existe possibilidade de prorrogação do prazo de entrega. Entretanto, o prazo será ajustado em caso fortuito ou força maior e se expressamente comprovado pela contratada de que a ocorrência não foi de sua responsabilidade.

08. Posso concentrar todas as entregas no almoxarifado, mesmo que tenha unidades em outros endereços?

A contratação do AVN é de um serviço que envolve toda a logística de entrega de pedidos, assim, cabe à contratada entregar os pedidos separados por unidade e nos diversos locais de entrega registrados. Fazer isso por conta própria seria uma redundância de gastos além de ir de encontro aos ideais do projeto, contudo, cada contratante poderá estipular a melhor sistemática de entregas conforme suas peculiaridades.

09. Os entregadores deixarão os pedidos na sala de cada unidade?

Por questões de segurança, os entregadores deixarão os pedidos em um local específico determinado pelos Aprovadores. A distribuição interna ocorrerá conforme regras estipuladas pela entidade.

10. As participantes da Intenção de Registro de Preços têm obrigatoriedade de firmar contrato?

Como determinado pelo art. 16 do Decreto nº 7.892/2013, a existência de preços registrados não obriga a administração a contratar, facultando-se a realização de licitação específica para a aquisição pretendida, assegurada preferência ao fornecedor registrado em igualdade de condições.

11. Qual o problema em indicar um quantitativo de pedidos menor que o realmente necessário?

A indicação de um quantitativo em desacordo com a realidade da contratante poderá causar problemas à execução contratual como um todo. Um quantitativo subestimado fará que a demanda da contratante não seja plenamente atendida, pois o valor contratual será limitado ao número de pedidos indicado. Ajustes serão possíveis apenas via Termo Aditivo, mas limitado a 25% do valor contratado.

12. Qual o problema em indicar um quantitativo de pedidos maior que o realmente necessário?

No caso de quantitativo superestimado, há chances da expectativa da empresa contratada seja frustrada, pois haverá a expectativa de receber um determinado valor referente à contratação, mas a execução será muito menor. Da mesma forma, investimentos podem ser realizados para se ajustar a uma determinada demanda que não se realizará. Esse tipo de situação poderá causar dificuldades numa eventual prorrogação contratual ou concordância na adesão à Ata de Registro de Preços por parte de outras entidades.

13. Minha entidade firmou contrato para execução do AVN, mas, mesmo assim podemos comprar esse tipo de material fora do AVN, via dispensa, por exemplo?

No caso das unidades que serão atendidas pelo contrato que será firmado e gerido pela Central de Compras, estas não poderão adquirir materiais de consumo administrativo por outro meio que não o AVN, contudo, cada contratante deverá encaminhar esse questionamento ao seu jurídico para verificação da possibilidade.

14. O valor mínimo é do pedido ou da entidade?

Cada pedido deverá ter um valor igual ou superior ao valor mínimo (R$ 300,00 para as regiões centro-oeste, sudeste e sul e R$ 500,00 para as regiões nordeste e norte). Não chegando a esses valores, o sistema impedirá que o pedido seja finalizado. Da mesma forma, não é possível que a unidade A faça um pedido de R$ 50,00, a B de R$ 100,00 e a C de R$ 150,00 (A + B + C = R$ 300,00), cada uma deverá atender o valor mínimo de R$ 300,00 (se estivermos tratando de uma unidade administrativa localizada nas regiões centro-oeste, sudeste ou sul).

15. Há algum valor mínimo mensal por contratante?

Não existe franquia ou valor mínimo na prestação de serviços, assim, se a entidade não fizer nenhum pedido no mês, nenhum valor será faturado. O AVN é um serviço por demanda: não havendo demanda, não há o que ser cobrado. Contudo, caso um pedido seja criado, o seu valor deverá ser igual ou superior ao valor mínimo do pedido conforme a região.

16. O que é a cesta inicial de itens?

Assim que a entidade firmar seu contrato, uma lista de itens estará disponível para aquisição imediata. Esses itens já estarão especificados e precificados. Os preços desses itens serão iguais a todas as contratantes do mesmo lote.

17. A cesta inicial possuirá itens sustentáveis?

A contratação trará na cesta inicial de itens produtos compostos por materiais reciclados e/ou de menor impacto ambiental, permitindo aos órgãos usuários uma maior variedade de itens.

18. Minha entidade é obrigada a adquirir todos os itens da cesta inicial?

Os itens estarão disponíveis à contratante, mas ela pode ou não os adquirir. Por exemplo, uma contratante possui canetas azuis em estoque no seu almoxarifado físico, dessa forma, ela pode suprimir o item caneta azul da sua prateleira de itens.

19. Qual o valor final dos itens da cesta inicial?

O valor final dos itens será sabido apenas ao final da licitação, uma vez que a taxa de ajuste é parte essencial para a precificação dos itens.

20. Que tipo de item pode ser incluído no AVN?

Por limitação do próprio objeto da contratação, podem ser incluídos no AVN apenas materiais de consumo administrativo (material de expediente e suprimentos de informática).

Como descrito no Termo de Referência, seguem as definições:

2.1.17. Material de Consumo: material de expediente e suprimentos de informática de uso da Administração;

2.1.18. Material de Expediente: todo o material consumido nas rotinas de trabalho da Administração não classificado como permanente ou personalizado;

[...]

2.1.29. Suprimentos de informática de uso da Administração: todo material inserido no conceito de processamento de dados, não classificado como permanente ou personalizado, consumido nas rotinas de trabalho;

Não existe uma listagem que defina quais itens são considerados de consumo administrativo. Um orientador é a listagem de itens do anexo II do Termo de Referência.

Contudo, itens permanentes, personalizados de qualquer forma ou fora do objeto da contratação não podem ser incluídos.

21. Será dada prioridade a produtos nacionais no AVN?

Não haverá delimitação de origem dos produtos fornecidos no AVN.

22. Quando cotada uma marca de produto, essa marca pode ser substituída por outras com a mesma qualidade e especificações ao longo da execução do contrato?

Para a inclusão de itens no AVN são indicadas marcas de referência, contudo, são as especificações mínimas que deverão ser atendidas pela contratada. Há a possibilidade de troca do item fornecido, desde que tenha expressa autorização da contratante.

23. Outros itens sustentáveis poderão ser incluídos posteriormente?

Sim, durante a execução dos serviços, novos itens sustentáveis poderão ser incluídos, conforme necessidade de cada contratante. O Termo de Referência dá prioridade para o fornecimento de insumos reciclados ou recicláveis e com critérios compatíveis com padrões de consumo social e ambientalmente sustentáveis.

24. Em qual momento novos itens podem ser incluídos no AVN?

A qualquer momento da execução contratual é possível incluir novos itens no AVN.

25. A inclusão de novos itens altera o valor da contratação?

O objeto da contratação do AVN é a prestação de um serviço, assim, a inclusão de novos itens na prateleira da contratante não altera o objeto contratado, logo, não é causa de alteração do valor contratual. A inclusão de novos itens não leva à necessidade de firmar um Termo Aditivo, pois o valor contratual (quantidade de pedidos) não é modificado.

26. Posso incluir apenas itens do Catálogo de Materiais - CATMAT - no AVN?

Como o AVN é um serviço e não aquisição de materiais, não há qualquer vinculação entre as especificações do CATMAT e os itens incluídos. A listagem do CATMAT pode ser usada para a busca da especificação de um item, mas não é obrigatório o seu uso.

27. Cartuchos, toners, ribobns e outros suprimentos de impressão podem ser incluídos no AVN?

Esses itens, por serem classificados como suprimentos de informática e não permanentes, podem ser incluídos no AVN. O Termo de Referência permite a inclusão de itens remanufaturados desde que a contratante autorize previamente.

28. Como se precifica um novo item incluído no AVN?

Todas as regras do processo de precificação de um item encontram-se detalhadas nos itens 15 e 16, bem como no Anexo IV, todos do Termo de Referência.

29. Quem pode incluir novos itens no AVN?

Cada contratante é responsável por precificar os novos itens que incluir em seu catálogo, não havendo vinculação de preço entre os contratos decorrentes da Ata de Registro de Preços. O sistema terá funcionalidade de verificar quais itens são fornecidos a outras contratantes.

30. Como ocorre a atualização do preço dos itens?

A atualização dos preços é anual e ocorrerá por meio da aplicação do Índice Nacional de Preços ao Consumidor Amplo - IPCA - acumulado no período. Maiores informações podem ser obtidas no item 28 do Termo de Referência.

FATURAMENTO

01. Qual valor deverá ser faturado?

A contratada faturará mensalmente o somatório do valor de todos os pedidos atestados no mês.

02. O empenho do AVN é material ou serviço?

Como o AVN é um serviço e não aquisição de materiais, a despesa deverá ser a de outros serviços de pessoa jurídica. No SIAFI já existe um subitem específico para o AVN - 339039-84.

03. O empenho deverá ser para o período de 30 meses?

Não, assim como em qualquer outra contratação de serviços continuados, os empenhos deverão ser anuais do próprio exercício financeiro.

04. Como a empresa contratada deverá faturar no AVN?

Por ser contratação de serviços, a empresa emitirá uma única fatura de serviços, assim como se dá em outros contratos de outsourcing, como de impressão, por exemplo. Não serão emitidas faturas separadas de frete ou de material.

05. Qual a Nota Fiscal deverá ser atestada para pagamento?

Para o transporte dos itens, a empresa contratada emitirá um Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFe - apenas para fins de conhecimento de transporte. A Nota Fiscal a ser atestada e paga será emitida ao fim do mês de execução no valor do somatório dos pedidos atestados no mês.

06. Quem atestará a entrega dos pedidos?

O fluxo de atestes do AVN mudou, agora o Solicitante deve apenas contestar o pedido que foi entregue com problemas. Se estiver tudo certo, ele não precisa fazer nada. O Aprovador que deverá atestar o pedido caso esteja tudo certo ou contestar em caso de falha que não foi registrada pelo Solicitante.

07. Considerando que a compra será centralizada em uma única cidade, como ficarão as arrecadações estaduais e municipais?

Tratando-se de prestação de serviços, o tributo Imposto Sobre Serviços - ISS - é de competência municipal e será devido no local do estabelecimento do prestador, conforme art. 3º da Lei Complementar nº 116, de 31 de julho de 2003.

08. Quem deve atestar a Nota Fiscal de pagamento?

No AVN existirão dois atestes: o primeiro é realizado pelo Solicitante, no sistema, como confirmação do recebimento do pedido. O segundo será realizado pela equipe da gestão contratual, na Nota Fiscal emitida pela contratada, para fins de pagamento.

09. Os pagamentos serão realizados pelo órgão gerenciador da Ata ou pelo órgão solicitante?

Os pagamentos serão realizados pelas contratantes. No contrato firmado e gerido pela Central de Compras, o pagamento das faturas é realizado pela própria Central. No caso dos partícipes da Ata ou dos que vierem a solicitar adesão, cada um fará a gestão e pagamento dos serviços contratados.

10. Quem fará a fiscalização das subcontratações?

Havendo a subcontratação, a empresa contratada deverá apresentar a listagem na assinatura da Ata de Registro de Preços, do Contrato ou durante a execução contratual. A fiscalização será realizada pela contratante, entretanto, em qualquer hipótese de subcontratação, permanece a responsabilidade integral da prestadora de serviços pela perfeita execução do serviço.