Adesões

Esta página apresenta as informações mais importantes para o processo de implantação do Almoxarifado Virtual Nacional nas unidades das entidades e demais órgãos que buscarem a adesão às Atas de Registro de Preços da Central de Compras.

De agosto de 2021 até dezembro de 2021, as Atas estiveram disponíveis para adesão. 

A contratante será responsável pela gestão, fiscalização e faturamento do próprio contrato. A precificação da cesta inicial e inclusão de novos itens pela contratante não depende de análise ou aprovação da Central de Compras. Os itens incluídos deverão respeitar a limitação do objeto da contratação. Da mesma forma, não existe descentralização de recursos para a Central de Compras. Por fim, a Instrução Normativa SEGES/ME nº 51/2021 recai apenas sobre os órgãos da administração pública federal direta.

ATENÇÃO: O CONTRATO DEVERÁ SER FIRMADO DURANTE A VIGÊNCIA DA ATA, NÃO APENAS A ADESÃO.

A licitação se deu em dois lotes distintos: o primeiro, para o atendimento das regiões norte e sudeste; e o segundo, para as regiões centro-oeste, nordeste e sul. A participante deverá verificar em quais regiões o serviço será executado.

A vencedora do lote 1 foi a empresa AUTOPEL AUTOMAÇÃO COMERCIAL E INFORMÁTICA LTDA. Com ela foi firmada a Ata de Registro de Preços nº 14/2020.

A vencedora do lote 2 foi a empresa BRS SUPRIMENTOS CORPORATIVOS S.A. Com ela foi firmada a Ata de Registro de Preços n° 15/2020.

Ambas Atas foram assinadas em 14 de dezembro de 2020, com vigência de 12 meses. É importante que se observe a vigência das Atas, pois se estiverem vencidas, não será mais possível solicitar adesão.

O Almoxarifado Virtual Nacional é um serviço, então deverão ser seguidas as mesmas regras internas desse tipo de contratação. Os principais documentos estão disponíveis no site da Central de Compras, conforme o lote: documentos do lote 1 e do lote 2.

A vigência inicial do contrato será de 30 meses, podendo ser prorrogado conforme a legislação vigente. Em respeito ao princípio da vinculação ao instrumento convocatório, é vedada alteração do conteúdo da minuta do contrato constante do Anexo III do Edital licitatório.

O sistema poderá ser acessado por usuários previamente cadastrados. Ao mesmo tempo, a empresa deverá saber quais os endereços dos locais para realizar as entregas. Para isso, deverá ser encaminhada uma planilha contendo essas informações. A Central de Compras criou um modelo que poderá ser utilizado pela contratante caso queira. Junto ao modelo, há um manual explicativo e uma planilha com exemplo dos erros mais comuns.

 Após o recebimento das informações, a contratada possui um prazo de cinco dia úteis para finalizar o cadastramento. Posteriormente, por determinação da contratante, serão encaminhados aos usuários cadastrados os e-mails de primeiro acesso com os dados de login e senha. É importante verificar se não há bloqueio de spam nas caixas de mensagem dos usuários.

O Almoxarifado Virtual Nacional possui uma relação inicial de itens, chamada cesta inicial. Todos esses itens já estão com a especificação dada pela Central de Compras. A relação constante do Anexo II do Termo de Referência era apenas exemplificativa e não deve ser considerada como a atual cesta inicial. É possível remover qualquer item da relação, pois não há obrigação de disponibilizar todos.

Em atualização do entendimento anterior da Central de Compras, cada contratante deverá precificar seus itens. É importante destacar que a precificação é responsabilidade da contratante e, de forma alguma, caberá à contratada definir os valores. Cada contrato possuirá seus próprios preços, não havendo interferência de um sobre o outro.

Para os itens da cesta inicial, a Central de Compras disponibilizou extrações do COMPRASNET para que a contratante pudesse precificar seus itens, contudo, tendo em vista a lapso temporal do vencimento das Atas, esses arquivos não serão mais disponibilizados. 

Veja um vídeo explicativo do processo de precificação.

Por ser um serviço, itens podem ser adicionados e retirados a qualquer momento da execução. No caso da inclusão, cada contratante deverá elaborar suas próprias planilhas utilizando o Painel de Preços do Ministério da Economia conforme as regras do Termo de Referência (itens 15 e 16 e Anexo VII). Para a precificação dos itens, necessariamente deverá ser utilizado o Painel de Preços, mesmo que a contratante tenha algum banco de preços próprio. As pesquisas sempre devem considerar as compras a nível nacional.

A Central de Compras sempre deixará disponível uma relação com as especificações e preços dos itens que são fornecidos em seu contrato. Caso queira ter acesso, basta clicar aqui.

Uma observação muito importante sobre o processo de inclusão de itens é que não é possível indicar a marca a ser fornecida, mas apenas uma referência. Caberá à contratada indicar a marca do item que será entregue, desde que ele tenha uma especificação igual ou superior à determinada, e a contratante deverá avaliar e aprovar ou não a marca apresentada.

Após o envio da planilha, a empresa avaliará a precificação e poderá argumentar. Os preços constantes da planilha podem ser contestados pela empresa fornecedora para que seja realizada uma revisão da pesquisa. Contudo, para tal, deverão ser trazidos argumentos que se baseiem exclusivamente na planilha, ou seja, para a revisão, a empresa deverá demonstrar que preços válidos não foram considerados ou, pelo contrário, preços inválidos foram considerados.

Definimos como preços válidos, todos aqueles que a especificação do item licitado é semelhante à especificação indicada pela contratante, seja nas características (corpo hexagonal é diferente de cilíndrico, ponta de metal é diferente de ponta de acrílico, etc), seja na sua unidade de fornecimento (unidade, cartela com 2 unidades, tubo com 50 unidades, pacote com 100 folhas, rolo de 3 metros, blister de 5 gramas, etc). Qualquer descompasso entre a especificação do item indicado pela contratante e a especificação do item constante da relação de compras da planilha tornará o preço inválido.

A única argumentação cabível será algo como: “para precificar o item clipe de papel 2/0, caixa com 50 unidades, foi considerada a compra do item clipe de papel 2/0, caixa com 25 unidades, que possui valor inferior. Em decorrência disso, o preço deverá ser desconsiderado”.

Em resumo, o processo consiste nas seguintes etapas:

• Elaborar o detalhamento do item que deverá ser fornecido, indicando a unidade de medida;

• Realizar a pesquisa de preços utilizando o Painel de Preços do Ministério da Economia e aplicar as regras de média ou mediana, a depender do coeficiente de variação. Para melhor entendimento, sugere-se, também a leitura do Manual de Orientação para Pesquisa de Preços do Superior Tribunal de Justiça;

• Não havendo pelo menos três compras válidas, deverá ser realizada a pesquisa de mercado com a aplicação do fator de conversão. Acesse a planilha para a pesquisa de mercado; 

Encaminhar à contratada a informação de que um novo item deverá ser disponibilizado com aquela especificação e aquele preço, acompanhada da pesquisa de preços realizada. Essa data será o marco inicial da contagem do prazo para o início da disponibilização do item;

• A contratada verificará a especificação do item, para confirmar a existência deste no mercado com essas características e se há alguma falha na pesquisa. Não havendo argumentos sobre um ou outro, a empresa deverá indicar a marca do item a ser fornecido e a contratante deverá avaliar se este atende ou não às especificações. Não cabe à contratada argumentar preços se a planilha de precificação não for contestada;

• Aceitando, a contratada irá promover o fornecimento daquele item nos prazos definidos no item 16 do Termo de Referência. A data da notificação de que um novo item será adicionado é o início da contagem desse prazo.

A Central de Compras elaborou um manual com as regras do Almoxarifado Virtual Nacional e com instruções de como utilizar o sistema das empresas contratadas. Caso queira ter acesso para ajustar ao seu próprio modelo, clique aqui para o manual do sistema da empresa Autopel e aqui para o sistema da empresa BR Supply.

Em resumo, o ciclo de um pedido é: criação pelo solicitante, avaliação pelo aprovador, entrega pela contratada, verificação dos itens recebidos pelo solicitante e ateste pelo aprovador. Todas as regras são detalhadas no Termo de Referência, em especial o Anexo V.

Todo o processo ocorre dentro do sistema da empresa contratada, desde a criação do pedido até o ateste. Relatórios de vários tipos fornecerão todas as informações referentes aos pedidos. 

As entregas ocorrerão nos endereços cadastrados na planilha inicial. A empresa contratada não fará a entrega na sala do solicitante por questões de segurança. Então cada contratante deverá definir com a contratada o local onde os pedidos poderão ser desembarcados. A triagem interna é responsabilidade da contratante.

A fiscalização e gestão contratual deverão ser orientados sempre pelo Termo de Referência, Edital e Contrato.

Ao final de cada mês, somente os pedidos atestados pelos aprovadores deverão ser faturados pela empresa prestadora de serviços. Um manual detalhando todo o processo de fiscalização, gestão e faturamento pode ser encontrado aqui.

A emissão da fatura pela contratada só ocorrerá após a autorização pela contratante, já que é possível o ajuste no pagamento por aplicações dos Índices de Medição de Resultados constantes no Anexo IV do Termo de Referência. A contratada deverá disponibilizar acesso ao seu banco de dados para que a contratante possa realizar os cálculos de faturamento. De forma alguma a contratada realizará os cálculos do seu próprio faturamento.

Mesmo se a contratante tiver regras próprias de faturamento, para o Almoxarifado Virtual Nacional, deverão ser obedecidos os trâmites dos instrumentos contratuais. 

No intuito de permitir que a contratada tenha um prazo de adequação à execução, é concedido a ela um prazo de carência. Assim, nos dois primeiros meses de execução do serviço, se a contratada incidir nos percentuais descritos no item 30.5. ou no Anexo VI, ambos do Termo de Referência, esta não será penalizada ou terá ajuste em seu pagamento.

A fim de esclarecimento, todos os pedidos criados nos dois primeiros meses da execução contratual não poderão ser contados para a aplicação de penalidade de multa descrita no item 30.5. (atraso de entregas) ou reajuste no pagamento da contratada descrito no Anexo VI, ambos do Termo de Referência (Índice de Mediação de Resultados I a IV). 

Contudo, essa carência não afasta a possibilidade de aplicação de sanções estabelecidas nos demais itens do Termo de Referência.

A Central de Compras disponibiliza materiais de comunicação que poderão ser utilizados pelas contratantes para apresentar o modelo, destacar regras importantes e demonstrar benefícios do Almoxarifado Virtual Nacional.

Cabe destacar que a contratante não poderá solicitar alterações no sistema da empresa, sendo prerrogativa exclusiva da Central de Compras. Caso seja necessário realizar algum ajuste, a Central de Compras deverá ser informada para avaliação do cabimento por intermédio do e-mail almoxarifadovirtual@gestao.gov.br.

A Central de Compras disponibiliza os fluxos dos processos de cadastramento inicial de usuários e unidades, cadastramento de usuários e unidades durante a execução, processo de inclusão de itens, alteração de especificação de itens pela contratante e pela contratada, atualização de preços, realização de pedidos, ateste e conteste e faturamento.

Não, cada contratante é responsável pela especificação e precificação dos itens que irá incluir em sua prateleira, não havendo intervenção da Central de Compras.

Não, uma vez que o objeto do contrato limita a materiais de consumo administrativo.

Não, a Instrução Normativa SEGES/ME nº 51/2021 é direcionada apenas aos órgãos da administração pública federal direta. As demais deverão elaborar normativos próprios.

Cada contratante é responsável pela gestão, fiscalização e pagamento de seus contratos, assim o empenho é feito pela própria contratante sem qualquer intervenção da Central de Compras.

Apenas os usuários cadastrados têm acesso ao sistema. O cadastro é feito pela própria contratante, não sendo realizado pela Central de Compras.

Em respeito ao princípio da vinculação ao instrumento convocatório, é vedada alteração do conteúdo da minuta do contrato.

O Termo de Referência não impõe qualquer impedimento a Empresas Públicas participarem do AVN, contudo, a Ata e o contrato se baseiam na Lei nº 8.666/1993, Lei nº 10.520/2002 e respectivas regulamentações. A empresa pública interessada em aderir deverá observar as disposições previstas em seu regulamento quanto a possibilidade de adesão a registro de preços regidos pela Lei nº 8.666/93 e Decreto nº 7892/2013.

Sim, basta acessar a página Capacitação e assistir aos vídeos disponibilizados.