Partícipe: órgão ou entidade que integre iniciativa de compartilhamento de imóveis da União, seja como ofertante ou demandante.

Dimensionamento preliminar ou pré-dimensionamento: cálculo de estimativas referentes a áreas e população principal para subsidiar análise de ocupação em imóveis.

Programa de necessidades: conjunto de características e condições fundamentais ao desenvolvimento das atividades dos usuários de uma edificação, do qual resulta relação sistematizada de ambientes cujas áreas somadas representam a estimativa da área útil necessária para compor a construção ou a intervenção em determinado imóvel.

Estudo de viabilidade: estudo técnico que abrange o levantamento de custos de contratos de fornecimento de bens e serviços para a demonstração da vantajosidade do compartilhamento do imóvel e respectivo rateio de despesas comuns.

Quadro de áreas: quadro que contém a discriminação das áreas comuns e áreas privativas do imóvel, bem como as áreas destinadas a cada partícipe.

Ocupação otimizada: área total de escritórios do órgão ou entidade dimensionada em conformidade com o índice estipulado no art. 10 da Portaria Conjunta SEGES/SPU nº 38, de 31 de julho de 2020.

Racionalidade de uso: a ocupação dos espaços internos das edificações que permita o bom desempenho das atividades propostas, com dimensões físicas mínimas ao conforto e à acessibilidade, sem, entretanto, incorrer no desperdício da área ocupada.

Índice de ocupação para Área de Escritório: é o resultado da divisão entre a área de escritório e a população principal do imóvel, cuja média deve estar entre 7 e 9 m². 

Índice de ocupação para Área Computável: é o resultado da divisão entre a área computável (somatório das áreas de escritório e de apoio) e a população principal ocupante do imóvel, cuja média deve estar entre 9 e 12 m².

Área construída: somatório das áreas cobertas totais de uma edificação, que inclui as áreas de projeção de paredes e exclui as áreas de projeção de coberturas em balanço com até 1,20 m (um metro e vinte centímetros) de afastamento.

Área útil: área construída efetivamente aproveitada do imóvel, correspondente à soma das áreas de piso, das quais se excluem as áreas de projeção das paredes.

Área Não Computável: área útil que, por atender demanda específica do órgão, legislação ou norma atinente à edificação, não é contabilizada para fins de análise do padrão de ocupação do imóvel, dividindo-se em:

População principal: soma dos postos de trabalho integrais e reduzidos do órgão ocupante, aplicando-se os seguintes pesos: peso 1 para postos de trabalho integrais e peso 0,5 para postos de trabalho reduzidos.

População de Apoio: contingente de servidores, empregados, colaboradores, estagiários e terceirizados que atuam nas áreas de apoio da edificação, não sendo considerados no cálculo da população principal, por não utilizarem postos de trabalho nas áreas de escritório. 

Despesas comuns: serviços públicos de água e esgoto, energia elétrica, manutenção predial, inclusive central de ar-condicionado e elevadores, locação de imóveis, condomínio ou taxas condominiais, limpeza e conservação, vigilância, brigadista, segurança eletrônica, terceirização de mão de obra para o imóvel e outras despesas ordinárias necessárias para a conservação e a segurança da edificação.

Despesas exclusivas: aquelas destinadas ao atendimento de necessidades específicas de cada órgão ou a prestação de serviços em que seja possível individualizar o uso, incluindo-se os serviços de correios, de telefonia, estagiários, locação de impressoras, manutenção, seguro e combustível dos veículos e terceirizações para atendimento somente da unidade, como vigilância exclusiva.

Órgão gestor: unidade organizacional responsável pela administração de edifícios utilizados pelo respectivo órgão da administração direta, autárquica e fundacional; e por aqueles que aderiram ao programa de estratégias de ocupação otimizada e compartilhada dos imóveis por eles ocupados, nos termos do § 3º do art. 2º, da Portaria Conjunta SEGES/SPU nº 38, de 31 de julho de 2020.

Órgão cliente: órgão ou entidade que utiliza edifícios públicos ou privados de uso especial de forma compartilhada e sob a administração de um órgão gestor.

Termo de Compartilhamento: documento hábil e vinculativo para a descentralização direta dos créditos para ressarcimento das despesas comuns. 

Cessão de uso gratuita: ato de destinar imóvel da União, sem ônus, para uso da Administração Pública federal indireta.

Entrega: ato de transferir a administração ou a jurisdição de imóvel da União a órgão da Administração Pública federal direta.