Dúvidas frequentes
Tanto o Manual divulgado quanto a respectiva portaria tratam das Áreas Específicas, descrevendo-as como "aquelas necessárias para atender demandas específicas do órgão, para além de suas atividades administrativas". Neste caso, deve se considerar as salas de aula de uma Universidade nesta categoria? Se sim, a população de áreas específicas também inclui estudantes de graduação e pós-graduação?
Todo esse esforço está na identificação das áreas administrativas passíveis de ser compartilhadas entre diferentes órgãos ou entidades da Administração Pública Federal. Assim, é fundamental averiguar a capacidade dos edifícios de receber servidores de outros órgãos ou entidades, com vistas à redução das despesas. Por isso a distinção entre as áreas computáveis (áreas de escritório e áreas de apoio) e as áreas não computáveis (áreas técnicas e áreas específicas).
Nos casos das universidades, hospitais, delegacias e outros instituições específicas, a distinção é ainda mais fundamental. É necessário identificar o número de postos de trabalhos, ocupados por servidores, empregados, colaboradores, estagiários e terceirizados, que trabalham exclusivamente nas áreas específicas e que demandem estação de trabalho exclusiva ou compartilhada, afim de evitar a contagem em duplicidade (por exemplo, contabilizar um mesmo ocupante na área de escritório e na sala de aula), o que geraria inconsistências ao se comparar o número de servidores, empregados, colaboradores, estagiários e terceirizados em cada unidade.
Portanto as salas de aulas são áreas específicas e os alunos não são considerados no cômputo da população principal. Os alunos devem ser considerados na população eventual e esse número serve para dimensionar o edifício como um todo, em especial áreas específicas e áreas técnicas como saídas de incêndio, corredores, etc.
Considerando que o prazo estabelecido na Portaria nº 38/2020 para atualização cadastral expirou em 10 de dezembro de 2020, questiona-se sobre os prazos para cumprimento e adaptações, caso o órgão ou entidade não esteja “enquadrado” nas novas diretrizes de ocupação.
Não há prazo estipulado para as adaptações, elas decorrerão da necessidade de redução de custos de ocupação predial quando a opção for o compartilhamento ou a otimização de espaços, após estudo de viabilidade.
O Registro Imobiliário Patrimonial (RIP) de cadastro, quando se tratar de imóveis próprios da União, deverá ser realizado pela SPU nos Estados e quando se tratar de imóveis locados, deverá ser realizado pelo órgão gestor do contrato?
Cabe à Unidade Gestora responsável pelo RIP utilização a atualização cadastral de todos os imóveis ocupados pela mesma, sejam eles imóveis próprios da União, locados de terceiros ou próprios do órgão ou entidade que possui autonomia patrimonial. Ou seja, no caso de imóveis locados, a competência pela manutenção do cadastro atualizado do imóvel no SPIUNet é do responsável pelo contrato de locação.
Para o caso dos órgãos ou entidades da Administração Pública Federal Indireta que utilizam imóveis cedidos da União, cujo RIP utilização permanece sob gestão da SPU, devem apresentar o detalhamento de área e população na planilha de apoio e enviar para a Superintendência do Patrimônio da União no Estado ou no Distrito Federal onde o imóvel está localizado.
O RIP utilização deve ser cadastrado pelo órgão ocupante, pela Superintendência do Patrimônio da União (SPU) nos Estados (imóveis próprios da União) ou pelo órgão gestor do contrato?
O RIP utilização corresponde à utilização de um imóvel ou parte dele por uma determinada Unidade Gestora. Se o mesmo imóvel for utilizado por mais de uma Unidade Gestora (UG), deverá ser criada uma Utilização para cada uma.
No caso de imóveis próprios da União, o cadastro da utilização é feito pela SPU do Estado no qual se encontra o imóvel. Após a formalização do Termo de Entrega ou Contrato de Cessão, a SPU/UF transfere o imóvel para a UG que irá utilizá-lo. Cabe a essa UG atualizar as informações do imóvel e da sua respectiva utilização no SPIUnet.
Nos imóveis locados de terceiros ou próprios dos Administração Pública Federal indireta que possui autonomia patrimonial, a responsável pelo cadastro do RIP é a UG locatária (gestor do contrato) ou a UG proprietária. Havendo uso compartilhado desse imóvel com outros órgãos ou entidades da Administração pública federal, essa UG é a responsável pelos destaques das utilizações entre os órgãos ou entidades que utilizam o imóvel e a destinação dessas parcelas (RIP utilização) entre eles.
Na hipótese de o RIP utilização dever ser cadastrado pelo órgão ocupante, os usuários habilitados na UG do órgão ocupante (por exemplo, uma unidade estadual da PGFN) conseguirão cadastrar RIP utilização referentes a um RIP cadastro feito por outra UG (por exemplo, uma SRA ou GRA)? É necessário que solicitem habilitação também na UG do órgão que realizou o RIP cadastro?
O cadastro do imóvel é único (o imóvel total e suas utilizações). A atualização cadastral é que deverá ser realizada por quem utiliza o imóvel no todo ou em parte. Para cadastrar ou atualizar imóvel, é preciso estar habilitado na referida UG e com perfil "cadastramento limitado à UG". Essa habilitação de acesso é obtida por meio de formulário específico encaminhado à SPU/UF onde se encontra o imóvel. A habilitação de usuário na UG para uso do SPIUNet é competência exclusiva da SPU.
O cadastro e a atualização de informações referentes ao valor de locação no SPIUNet, provocam reflexos no sistema SIAFI?
As locações de terceiros não são contabilizadas no SIAFI, uma vez que o imóvel não é propriedade da Administração pública federal, entretanto o cadastro do imóvel locado no SPIUnet é obrigatório.
Caso o usuário possua acesso ao SPIUNet e não possua perfil no SIAFI, ele irá conseguir realizar atualizações naquele sistema sem que haja, no entanto, reflexo neste último?
Somente haverá alteração no SIAFI quando houver alteração de valor do imóvel no SPIUnet, portanto as informações da utilização que não alterem valor do imóvel não requerem usuário habilitado no SIAFI. Informações para o SIAFI partem do RIP Utilização, ou seja, para qualquer alteração no RIP Imóvel deve-se acionar o RIP Utilização para atualizar o SIAFI.
Caso seja imprescindível habilitação no sistema SIAFI para cadastro e atualização de informações no SPIUNet referentes ao RIP utilização, em qual perfil e qual UG o usuário deve ser habilitado?
O usuário deverá ter o perfil de "executor" na UG na qual o imóvel esteja contabilizado.
Considerando a situação de funcionários terceirizados que têm posto de trabalho (como recepcionistas, secretários e balconistas) e daqueles que executam suas funções nas áreas de apoio ou nas áreas específicas, sem necessidade de ocupação de mobiliário fixo (faxineiros, contínuos, copeiros, seguranças, etc). Os primeiros devem ser incluídos na população principal e os demais, na população de apoio?
Sim, os funcionários que ocupam posto de trabalho de uso contínuo e exclusivo, com carga horária diária média superior ou igual a seis horas, devem ser contabilizados nas áreas de escritório, e os demais devem ser contabilizados como população de apoio (mesmo que atuem nas áreas de apoio, técnicas ou específicas).
Em qual categoria devem ser incluídos servidores que cumprem jornada presencial, porém externa, como oficiais de justiça ou servidores que atuam em fiscalização externa? A pergunta se deve ao fato de muitos não ocuparem posto de trabalho individual e que esse tipo de jornada é diferente da realização de teletrabalho.
Uma vez que esses servidores não requerem estação de trabalho de uso exclusivo ou cumprem carga horária diária média superior ou igual a seis horas, eles não devem ser considerados integralmente na população principal (como postos de trabalho integral). No entanto, se eles têm alguma presença física no local rotineiramente, ainda que esporádica, eles devem ser contabilizados como postos de trabalho reduzido (uso de estação de trabalho compartilhada), devendo ser aplicado o peso 0,5 para postos de trabalho reduzidos no cálculo de população principal.
Banheiros e copas localizados dentro de áreas específicas (como áreas cedidas para OAB ou Postos de Atendimento Bancário) devem ser classificados como áreas de apoio ou como áreas específicas?
Essas áreas devem ser consideradas como específicas, uma vez que são áreas destinadas para para atender demandas específicas do órgão, para além de suas atividades administrativas.
Como proceder com os cadastros de imóveis de Estados e Municípios cedidos aos Tribunais?
Imóveis de imóveis de Estados e Municípios cedidos para uso dos Tribunais, que possuem autonomia para locar ou receber imóveis em cessão e, por isso não cabe à SPU fazer o recebimento e transferência do imóvel, devem ser cadastrados no SPIUnet pela UG que o utiliza. O regime de utilização que deve ser informado é "cessão - outros" e a propriedade oficial do imóvel deve constar o nome do Município ou Estado cedente.
Qual o fluxo para cadastrar usuários que atuem em mais de uma Unidade Gestora (UG) e em UGs de mais de um Estado?
Por uma limitação de sistema, o SPIUnet não oferece um perfil de acesso que habilite um mesmo usuário para cadastrar ou atualizar informações para mais de uma UG. No entanto, o SPIUNet permite a consulta a um grupo de Ugs selecionadas. Esse perfil de acesso é denominado "Consulta limitada ao grupo de UG" e o formulário, exclusivamente para esse caso, como pode se tratar de UGs que possuem imóveis em diversos Estados, deve ser encaminhado para o e-mail da Unidade Central da SPU (cgtec.spu@economia.gov.br).