Economia e Arquivo Nacional adotam medidas para agilizar trabalho das áreas de protocolo nos órgãos

Novos procedimentos para a gestão das Unidades Protocolizadoras (UPs) foram publicados, nesta terça-feira (3/3), pelo Ministério da Economia (ME) e pelo Arquivo Nacional. A Instrução Normativa Interministerial nº 13/2020 estabelece as regras do Cadastro Nacional de Unidades Protocolizadoras (CNUP) para todos os órgãos, entidades, autarquias e fundações da Administração Pública Federal. A medida também detalha os processos estabelecidos pela Portaria Interministerial nº 11/2019.

Com as novas regras, o próprio órgão passa a cadastrar suas UPs no Sistema de Gestão de Unidades Protocolizadoras, sem a necessidade de uma faixa de prefixos exclusiva. UPs são as unidades administrativas responsáveis pelas atividades de protocolo do órgão e pela atribuição de Número Único de Protocolo (NUP), padrão oficial de numeração utilizada para controle dos documentos pelos órgãos e entidades federais.

 No ano passado, após realização de estudos internos pelo ME e pelo Ministério da Justiça e Segurança Pública, foi identificada a viabilidade de manutenção do padrão de 17 dígitos, visando a economicidade de recursos e a continuidade dos serviços públicos que dependem do NUP.

 “A manutenção do padrão evitará ajustes nos sistemas informatizados, o que vai gerar economia aproximada de R$ 65 milhões para o governo federal”, explica o secretário de Gestão do ME, Cristiano Heckert. Segundo ele, isso trará melhor aproveitamento dos códigos numéricos e autonomia aos órgãos para administrar suas unidades, inclusive aquelas já cadastradas.

 Antes da nova IN, era utilizado um modelo de faixas numéricas divididas por órgão e para cada solicitação de novo código era necessário o envio de um ofício para o Ministério da Economia, que gerava o número e o informava via ofício ao solicitante.

Prazo

Os órgãos e entidades terão o prazo de 60 dias, a partir da data de entrada em vigor da IN, para atualizar as informações sobre suas UP já cadastradas. O cadastro e a atualização ocorrerão pelo CNUP, instituído pelo art. 5º da Portaria Interministerial nº 11/2019.