Experiência do usuário guia reformulação do Siafi para beneficiar 92 mil operadores

A experiência de uso dos operadores do Sistema Integrado de Administração Financeira (Siafi) norteará a migração dos módulos orçamentários do sistema para uma plataforma mais moderna e amigável. Este é o objetivo de um projeto que está sendo desenvolvido desde o início de maio pela Escola Nacional de Administração Pública (Enap) e pela Secretaria do Tesouro Nacional (STN).

O Siafi é o principal instrumento usado para registro, acompanhamento e controle da execução orçamentária, financeira e patrimonial do Governo Federal. Desde 2012, parte das operações já é feita na versão web do Siafi – uma plataforma mais eficiente e amigável aos operadores do que a antiga “tela preta” com a qual muitos ainda trabalham. Para 2020, a previsão é iniciar a migração dos módulos orçamentários. Desta vez, de forma inédita, os gestores decidiram propor a migração e redesenho dos módulos considerando a experiência de uso dos operadores do sistema.

Fernanda Machiaveli de Oliveira, coordenadora geral de Serviços de Transformação Governamental da Enap, esclarece que no projeto elaborado pela Escola os gestores foram preparados para realizar entrevistas de profundidade com vários perfis de usuários dos módulos orçamentários do sistema. Ela diz que “a partir dessas conversas, eles vão elaborar uma jornada do usuário, com o registro das dores e anseios em relação ao sistema”. A jornada orientará os gestores a construir, também com a participação de operadores do sistema, os protótipos para o novo módulo orçamentário. Fernanda destaca ainda que todo trabalho está sendo realizado de forma remota, inclusive as entrevistas com os usuários.

O olhar da STN sobre o projeto inovador

Segundo Luciano Moura do Nascimento, coordenador de Suporte à Contabilidade da União da STN, que está à frente do trabalho pelo órgão gestor, esta é a primeira vez que a equipe do Tesouro optou por coletar as experiências dos usuários antes de desenvolver uma evolutiva grande no Siafi, e que a percepção da STN está sendo muito positiva. “Pelo lado da equipe do órgão central, os servidores estão mais motivados e confiantes de que as soluções proverão, de fato, melhoria no cotidiano do usuário final. Já por parte dos usuários convidados, notamos que eles se mostraram solícitos com o processo e bastante gratificados por terem a oportunidade de compartilhar suas "dores" diárias com o sistema atual, objetivando a construção de um serviço público melhor a todos”, afirma. 

No grupo principal são 12 participantes, oito colaboradores da STN e quatro do Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro), responsável pelo desenvolvimento do novo módulo. Dois grupos tratam de assuntos específicos do módulo orçamentário: detalhamento e movimentações de créditos orçamentários, e emissão de pré-empenho e empenho.

Luciano esclarece que nas entrevistas foram consultadas experiências de cerca de 20 usuários de diversos órgãos da Administração Pública Federal. “Nosso projeto segue de acordo com o cronograma planejado. Já passamos pelas fases de mapeamento de desafios, contexto e atores, entrevistas de campo, definição da jornada do usuário e criação do storyboard (um esboço gráfico que sequencia as ações vivenciadas pelos usuários no contexto do projeto), estando atualmente na fase de prototipação das soluções. Após a fase atual, finalizando o projeto, serão conduzidas novas entrevistas com alguns usuários, a fim de validar as soluções propostas”, diz Luciano.

Segundo o coordenador da STN, ao envolver as equipes do Serpro no processo, o grupo conta com a experiência dos colaboradores com soluções existentes no mercado e em outros sistemas não conhecidos pelos usuários do Siafi. Dessa forma, conseguem construir de forma mais ágil, ganhando tempo e diminuindo custos no momento do desenvolvimento das soluções.

Melhorias ajudarão na rotina dos usuários

Durante todas as fases da oficina, os grupos sempre recorrem aos pontos levantados pelos usuários causadores de retrabalho e outras dificuldades no cotidiano deles, visando a construção de soluções resolutivas com foco naquelas necessidades. 

A migração do registro das movimentações de crédito e empenho para a plataforma web proporciona mais agilidade aos usuários, pois viabiliza integrações com outros módulos já migrados, como o Contas a Pagar e Receber (CPR) e a Programação Financeira (PF). 

Além disso, a tecnologia promove o uso de funcionalidades como assinatura eletrônica de gestores, exportação de dados em formatos diversos e integração de entidades do Siafi que atualmente são apartadas, como a lista de itens do empenho.

Sobre o Siafi

 A Secretaria do Tesouro Nacional foi criada em 1986. Já em 1987 foi implantado o Siafi, que, além de outras funcionalidades, trouxe consigo o conceito de “conta única”, resolvendo o problema de contas bancárias para cada tipo de despesa em cada unidade orçamentária.  O sistema foi desenvolvido em conjunto com o Serpro em menos de um ano, para suprir o governo federal de um instrumento moderno e eficaz no controle e acompanhamento dos gastos públicos. Hoje o Siafi tem aproximadamente 92 mil usuários em todo território nacional.

A história, objetivos, vantagens e estrutura do Siafi estão disponíveis na página da Secretaria do Tesouro Nacional.