Economia e Justiça editam ato que confere maior autonomia aos gestores de protocolo

O atual padrão de 17 dígitos do Número Único de Protocolo (NUP), utilizado pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal para registro de documentos – avulsos ou processos – será mantido. A medida foi oficializada pela Portaria Interministerial nº 11/2019 e se reverterá em economia e em simplificação administrativa.

Com a manutenção do padrão, não serão necessários ajustes nos sistemas informatizados, o que vai gerar economia aproximada de R$ 65 milhões para o governo federal. A medida é válida para órgãos e entidades, autarquias e fundações, a partir de 1º de janeiro.

A Portaria Interministerial foi assinada pelos ministros da Economia e da Justiça e Segurança Pública, após realização de estudos internos que identificaram a viabilidade de manutenção do padrão de 17 dígitos, visando a economicidade de recursos e a continuidade dos serviços públicos que dependem do NUP.

Nos próximos dias, será publicada Instrução Normativa Interministerial que definirá procedimentos para a concessão, manutenção, alteração e desativação de unidades protocolizadoras (UPs) pelos órgãos e entidades, que terão autonomia para administrar suas UPs e serão orientados sobre os novos procedimentos, inclusive quanto à atualização das unidades já cadastradas.

O QUE É O NUP
O NUP é o padrão oficial de numeração utilizada para controle dos documentos pelos órgãos e entidades federais. Tem função de grande relevância, pois viabiliza a padronização na gestão documental, desde a produção ao arquivamento dos documentos.

Também facilita a comunicação entre as unidades administrativas dos órgãos e entidades ou destas com a sociedade, promovendo a simplificação do acesso às informações sobre os documentos públicos federais.

O NUP é atribuído ao documento ou processo no momento do recebimento e trâmite no órgão ou entidade. É formado por 17 dígitos (ex: 00000.000000/0000-00), separados em grupos.

O primeiro conjunto numérico é constituído de cinco dígitos que identificam o código do órgão de origem do processo. O segundo grupo é constituído de seis dígitos e registra sequencialmente os documentos e processos, devendo ser reiniciado a cada ano. O terceiro, de quatro dígitos, indica o ano. O quarto e último grupo é formado por dois dígitos verificadores.

Principais diferenças entre as normas que tratam de numeração
de processos administrativos