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HU-Furg inicia implementação do SEI
![sei-ilustrac3a7c3a3o-01jpg](https://www.gov.br/ebserh/pt-br/hospitais-universitarios/regiao-sul/hu-furg/comunicacao/noticias/hu-furg-inicia-implementacao-do-sei/sei-ilustrac3a7c3a3o-01jpg/@@images/515b4b5d-efdb-4eff-80a6-03e4f2198bb3.jpeg)
A partir do dia 03 de junho de 2019, o Hospital Universitário Dr. Miguel Riet Corrêa Jr. da Universidade Federal do Rio Grande (HU-Furg), vinculado à Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh), passa a usar o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na gestão documental da instituição. Após essa data, não serão mais usados o Sistema de Gestão de Documentos (Sedoc) e processos físicos. Toda a tramitação de documentos será feita exclusivamente de forma eletrônica pelo SEI. Nesta notícia, você tem acesso a informações sobre como será feita a implantação do sistema no HU-Furg, atividade que influenciará a rotina de trabalho de todo o Hospital.
- Como acesso ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI)?
Para acessar ao SEI basta utilizar este link ou digitar na barra de endereços sei.ebserh.gov.br (sem www) e salvar como favorito. Para acessar, use seu login e senha de rede (o mesmo usado para acessar o computador).
- O que é o Sistema Eletrônico de Informações (SEI)?
Desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e cedido gratuitamente à Administração Pública, o SEI é uma ferramenta de gestão de documentos e processos eletrônicos que permite a produção, a edição, a assinatura e o trâmite de documentos dentro do próprio sistema.
- Principais benefícios: acompanhamento de processos online e assinatura de documentos; aumento da produtividade e diminuição do uso do papel; sistema intuitivo, com boa navegabilidade e usabilidade; acesso remoto por meio de diversos tipos de equipamentos (notebooks, tablets, smartphones); melhoria nos fluxos de trabalho e agilidade na tramitação.
Saiba mais sobre o SEI pelo site do Ministério da Fazenda (clique aqui).
- Quais hospitais e instituições públicas usam o SEI?
O sistema já é utilizado por diversos órgãos públicos, incluindo a sede da Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh) e 20 hospitais universitários da Rede Ebserh. Até o final de 2019, está prevista a implantação do SEI em todos os hospitais da Rede.
- Como será a implantação do SEI no HU-Furg?
O HU-Furg criou, dia 29 de abril de 2019, a Comissão de Implantação do SEI para coordenar e executar um cronograma de atividades e divulgar todas as informações aos trabalhadores. A publicação da criação da comissão está no Boletim de Serviço nº 84, disponível no site do Hospital.
- Quem terá acesso ao SEI no HU-Furg?
Terão acesso ao sistema todos os trabalhadores, incluindo empregados Ebserh e servidores da Furg. Além disso, trabalhadores da Faherg e funcionários terceirizados poderão ter acesso ao Sistema, mediante pedido e justificativa da chefia imediata que deve ser encaminhado para a Setor de Gestão da Informação e Informática (SGII), através do Sistemas HU.
- Para que serve o SEI?
Para tramitar qualquer tipo de documento eletronicamente.
- Exemplos: pedidos de compra, processos, memorandos, circulares, despachos, solicitações diversas à DivGP (férias, licenças, abonos etc.), entre outros assuntos que exigem o envio de documentos.
- Como será o fluxo de movimentação de documentos com o SEI?
Para tramitar documentos dentro do próprio HU-Furg, os trabalhadores devem seguir o mesmo fluxo já utilizado nos processos físicos, respeitando as hierarquias entre os cargos e as áreas (unidades, setores e divisões).
- Exemplo: para pedir férias, o funcionário primeiro solicita à chefia, que valida e encaminha à DivGP. Neste caso, seria um erro o funcionário encaminhar o pedido diretamente à DivGP.
Para tramitar com outras instituições públicas, incluindo a sede da Ebserh e outros hospitais universitários que já tenham o SEI implantado, será preciso enviar o documento pelo SEI ao Protocolo (PRTC) do HU-Furg. Ele é responsável por encaminhar o documento eletrônico, via e-mail, ao protocolo do órgão desejado. O retorno, se houver, também será feito ao Protocolo do HU-Furg, que encaminhará a reposta pelo SEI à área solicitante. Em resumo, a tramitação de documentos com outras instituições será realizada pelo Protocolo.
- Como aprendo a usar o SEI?
É obrigatório que todos os trabalhadores e os terceirizados que utilizaram o Sistema façam um treinamento para aprender a usar a ferramenta. Abaixo, seguem os links de acesso a dois cursos oficiais sobre o assunto:
- Curso Escola Virtual do Governo (EVG): evg.gov.br/curso/74
- Curso Ebserh: 3ec.ebserh.gov.br
Depois de concluir a capacitação online, teste seus conhecimentos no ambiente de treinamento do SEI, que ficará disponível até o dia 02 de junho: https://treinamento-sei.ebserh.gov.br. Para acessar, use seu login e senha de rede (o mesmo usado para acessar o computador).
As chefias de cada unidade, setor ou divisão deverão realizar o curso até o dia 03 de junho e os demais trabalhadores até o dia 31 de julho. Após a realização do curso, deverá ser apresentado o comprovante de conclusão do treinamento ao Serviço de Avaliação e Desenvolvimento de Pessoas (SADEP), no 3º andar do Prédio Anexo.
- O que muda com a implantação do SEI?
A partir do dia 03 de junho de 2019, não serão mais aceitos processos físicos e o uso do Sedoc. Todos os processos criados pelo HU-Furg serão eletrônicos e toda a tramitação de processos que estão atualmente em andamento será feita exclusivamente pelo SEI. Neste caso, será preciso digitalizar os arquivos dos processos que devem tramitar após o dia 03/06 e inseri-los no sistema. Os documentos externos recebidos em papel também serão digitalizados e tramitados eletronicamente. O modelo de digitalização de arquivos para o SEI segue regras específicas, diferentes das aplicadas habitualmente, conforme você confere a seguir.
- Como faço a digitalização de arquivos no modelo SEI?
Confira o passo a passo de como digitalizar os documentos neste link ou na intranet do Hospital http://intranet.ebserh.gov.br, em Superintendência, no Setor de Gestão da Informação e Informática (SGII). O acesso à intranet deve ser realizado em qualquer dispositivo (computador, tablete ou celular) ligado à rede do HU-Furg. Não é possível acessar por meio da rede móvel de dados ou outras redes de fora do Hospital.
- Posso inserir arquivos digitalizados no sistema antes do dia 03/06?
Se a sua área tem grande quantidade de processos, que são compostos por muitos volumes, e devem tramitar na semana do dia 03 de junho, é possível adiantar a inserção dos arquivos digitalizados no sistema.
- Como? Envie e-mail para mateus.torres@ebserh.gov.br e alexandre.correa@ebserh.gov.br, informando essa necessidade e pedindo liberação de acesso ao ambiente de produção do SEI antes do dia de lançamento oficial.
- Que documentos devo digitalizar no padrão SEI?
Apenas os processos que ainda estão em andamento na sua área e devem ter algum tipo de tramitação no dia de implantação do SEI (03 de junho), ou em datas próximas. São aqueles processos próximos de vencer. A responsabilidade pela digitalização no padrão SEI e pelo armazenamento físico dos processos em andamento é da área que está atualmente com o processo e onde houve a última tramitação, não necessariamente da área demandante. Mesmo após o lançamento do sistema, todo documento que for digitalizado deve seguir obrigatoriamente o padrão de digitalização SEI, conforme descrito no passo a passo.
- O que não precisará ser digitalizado?
Neste momento, os processos físicos já concluídos não precisam ser digitalizados, apenas arquivados pelas áreas onde se deu a última tramitação.
- Mais informações, manual completo e tutoriais na intranet da Ebserh Sede – ACESSE AQUI.
Manual completo do SEI - Enap - ACESSE AQUI
POP SEI Usar - Enap - ACESSE AQUI
Sobre a Rede Hospitalar Ebserh
O Hospital Universitário Dr. Miguel Riet Corrêa Jr. da Universidade Federal do Rio Grande (HU-Furg) faz parte da Rede Hospitalar Ebserh desde julho de 2015. Vinculada ao Ministério da Educação (MEC), a Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh) foi criada em 2011 e, atualmente, administra 40 hospitais universitários federais, apoiando e impulsionando suas atividades por meio de uma gestão de excelência.
Como hospitais vinculados a universidades federais, essas unidades têm características específicas: atendem pacientes do Sistema Único de Saúde (SUS), e, principalmente, apoiam a formação de profissionais de saúde e o desenvolvimento de pesquisas. Devido a essa natureza educacional, a os hospitais universitários são campos de formação de profissionais de saúde. Com isso, a Rede Hospitalar Ebserh atua de forma complementar ao SUS, não sendo responsável pela totalidade dos atendimentos de saúde do país.
Assessoria de Comunicação do HU-Furg/Ebserh