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Equipe do HC-UFMG realiza visita técnica para conhecer sistema de rastreio de prontuários do Hospital Universitário da UFES
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VITÓRIA (ES) - A equipe do Serviço de Prontuário do Paciente (SPP) do Hospital Universitário Cassiano Antônio Moraes, da Universidade Federal do Espírito Santo (Hucam-Ufes), recebeu uma visita técnica de representantes do Hospital das Clínicas da Universidade Federal de Minas Gerais (HC-UFMG), interessados em conhecer o premiado sistema de movimentação e rastreamento de prontuários da instituição capixaba. O Hucam-Ufes e o HC-UFMG são vinculados à Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh).
A chefe da Unidade de Gestão da Informação Assistencial do hospital universitário de Belo Horizonte, Thais Novaes, disse que a ideia da visita partiu da necessidade do HC, que está em busca de um sistema eficiente de movimentação de prontuários para melhoria da rastreabilidade dos documentos e da segurança das informações assistenciais e o sistema do Hucam atende a esta demanda.
“Atualmente, o HC-UFMG conta com um software de movimentação de prontuários, mas sem possibilidade de atualização. Identificamos o sistema do Hucam como potencial solução. A ferramenta contempla as fases mais importantes do fluxo de movimentação de prontuários, possui interface amigável e possibilidade de customizações”, disse a gestora, explicando que o próximo passo deverá ser o alinhamento técnico dos hospitais para os trâmites oficiais de solicitação de compartilhamento de tecnologia.
Thais Novaes disse que o fato de trabalhar em rede permite replicar casos de sucesso, multiplicando as melhorias nos hospitais universitários. “O Hucam recebeu premiações por seu modelo de gestão de prontuários como reflexo do excelente trabalho que a equipe do Setor de Contratualização e Regulação (STCOR) vem realizando em prol da qualidade da assistência prestada ao paciente”, disse.
A chefe do STCOR-Hucam, Joana Olympia de Souza Stein, que idealizou e coordenou a implantação do Sistema de Rastreio de Prontuário no hospital, explicou que o sistema tem o diferencial de rastrear o caminho dos prontuários por meio de software que identifica cada fase de andamento do documento usando códigos de barra. Cada funcionário que manuseia o prontuário sabe de onde veio e para onde vai o documento.
“Ele permite às equipes saberem onde está o prontuário, de maneira que os pacientes não perdem mais consulta”, disse. Segundo ela, o sistema foi criado com base nas informações do Aplicativo de Gestão dos Hospitais Universitários (AGHU) e nas agendas de mais de 17 mil consultas mensais no ambulatório.
O arquivista Junio Gomes da Silva, que recebeu a representante do HC-UFMG, disse que este intercâmbio foi um momento de grande importância para a equipe do SPP do Hucam. “Ter a oportunidade de compartilhar nossas boas práticas de gestão documental é o reconhecimento de um trabalho iniciado há anos, com a superação de desafios e quebra de paradigmas”, afirmou. A implantação do sistema está baseada em focar nas necessidades do paciente, segundo a equipe.
O Sistema de Rastreamento de Prontuários (SRP) foi implantado em dezembro de 2015. Durante o processo contínuo de aperfeiçoamento, foram mapeadas diversas funcionalidades, em um trabalho conjunto do Setor de Gestão de Processos e Tecnologia da Informação (SGPTI) e a Unidade de Processamento da Informação Assistencial (UPIA), que permitiriam aprimorar ainda mais o processo de gestão dos prontuários físicos.
Como parte das ações do Projeto de Gestão da Oferta, essas melhorias do SRP foram especificadas e implantadas em 24 de julho de 2018, já integradas ao Sistema de Suporte e Gerenciamento Hospitalar (SSGH), unificando as duas plataformas. As principais melhorias disponibilizadas no novo sistema foram a geração de agendas individualizadas por ambulatório, profissional e especialidade; solicitação online de prontuários ao Serviço de Prontuário do Paciente, com envio de notificação ao serviço e notificação aos usuários de prontuário retido por mais de 24 horas no setor, entre outros.
O SPP do Hucam ocupa uma área física de 327 metros quadrados, incluindo recepção, sala de coordenação, sala de pesquisa e reunião, sala de recebimento e organização de documentos, área de armazenamento do acervo, além de áreas de uso operacional interno, como copa, banheiro e depósito de material de limpeza.
O SPP do hospital universitário da Ufes gerencia atualmente 1,158 milhão de prontuários, sendo 1,036 inativos e 122,4 mil ativos. No local, trabalham 12 atendentes terceirizados, um auxiliar de serviços gerais, um assistente administrativo, dois arquivistas e um auxiliar de serviço de apoio.
Sobre a Ebserh
O Hospital Universitário Cassiano Antônio de Moraes da Universidade Federal do Espírito Santo (Hucam-Ufes) faz parte da Rede da Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Rede Ebserh) desde abril de 2013. Vinculada ao Ministério da Educação (MEC), a Ebserh foi criada em 2011 e, atualmente, administra 45 hospitais universitários federais, apoiando e impulsionando suas atividades por meio de uma gestão de excelência. Como hospitais vinculados a universidades federais, essas unidades têm características específicas: atendem pacientes do Sistema Único de Saúde (SUS) ao mesmo tempo que apoiam a formação de profissionais de saúde e o desenvolvimento de pesquisas e inovação.
Por Sinval Paulino, com revisão de Danielle Morais
Coordenadoria de Comunicação Social/Ebserh
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