No Dia Mundial da Qualidade, a Rede Ebserh reafirma a importância da análise dos processos de trabalho

Brasília (DF) – Neste Dia Mundial da Qualidade, data celebrada anualmente na segunda quinta-feira do mês de novembro (14), a Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh) reafirma a importância da qualidade em saúde com iniciativas voltadas ao aperfeiçoamento dos serviços, a partir da análise frequente dos processos de trabalho, comparando a execução com o que idealmente deveria ser realizado, e para isso, é fundamental a existência de documentos do sistema de gestão da qualidade atualizados.

“Analisar essa incompatibilidade permite refletir sobre os fatores que contribuem para problemas e fragilidades nos processos de trabalho dos hospitais. Embora os documentos da qualidade indiquem processos ideais, a análise não pode se limitar a apontar desvios sem considerar a viabilidade dos procedimentos ou o contexto em que foram aplicados. Além disso, na ausência de ações de melhoria formuladas a partir dessas análises, seu impacto torna-se limitado e pouco efetivo”, afirma a chefe do Serviço de Gestão da Qualidade da Ebserh, Márcia Amaral Dal Sasso.

A gestão da qualidade é essencial para os serviços de saúde como os hospitais universitários federais administrados pela Ebserh. Por meio dela, oportunidades são identificadas para que melhorias sejam implementadas, gerando benefícios aos funcionários, estudantes, residentes, pesquisadores e, principalmente, à população usuária do Sistema Único de Saúde (SUS) atendida nas 45 unidades da Rede em todas as regiões do País.

“A gestão da qualidade é fundamental para assegurar que os processos executados nos serviços de saúde sejam seguros, equitativos, eficazes, eficientes, oportunos e centrados nas pessoas. A segurança do paciente é a sua primeira dimensão. Constatar que ainda há quem pense em qualidade e segurança do paciente como ações separadas demonstra que precisamos aprimorar o entendimento do que é qualidade em saúde na Rede Ebserh”, explica Dal Sasso.

Manual da Qualidade

Para nortear a elaboração, controle e padronização dos documentos da qualidade, a Ebserh adota o Manual de Gestão e Controle de Documentos da Qualidade – 2ª versão, 2024. O documento abrange normas assistenciais e administrativas que descrevem processos e garantem a repetibilidade com a qualidade desejada. O objetivo dele é estabelecer regras para a gestão e controle desses documentos, assegurando a padronização dos procedimentos, a avaliação dos processos de trabalho, a rastreabilidade dos documentos e a manutenção da qualidade e clareza das informações necessárias.

Além disso, o manual orienta as etapas de elaboração, análise, validação técnica e formal, aprovação, revisão, publicação e divulgação dos documentos da qualidade. Para o chefe do Setor de Gestão da Qualidade da Maternidade Escola Januário Cicco, da Universidade Federal do Rio G. do Norte (MEJC-UFRN), Rafhael Santos, o Manual é o instrumento importante para “manter uma boa gestão desses documentos internos prezando pela boa divulgação e pelo correto preenchimento para que se garanta a efetividade dos processos e que eles possam ser consultados pelos profissionais”.

Rafhael Santos acrescenta ainda o papel que o Setor de Gestão da Qualidade tem em cada hospital da Rede Ebserh. “Baseados no Manual, fazemos a padronização da gestão documental e realizamos orientações às demais áreas dos hospitais para que elaborem documentos que garantam a efetividade dos seus processos”, completa o gestor.

Nova ferramenta

Para implementar as diretrizes do Manual e garantir a organização, armazenamento e fácil acesso aos documentos da qualidade, a Rede Ebserh está adotando o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), ferramenta desenvolvida pela equipe do Setor de Tecnologia da Informação e Saúde Digital (Setisd) da MEJC-UFRN no aplicativo de gestão da instituição, o AGMEJC. O GED facilita o cumprimento das orientações estabelecidas no Manual ao automatizar o ciclo de vida dos documentos, permitir a atualização constante do repositório interno, emitir alertas para revisão dos documentos da qualidade de acordo com a periodicidade definida, gerar numeração automática e sequencial dos documentos da qualidade, notificar aos gestores sobre inserções de documentos e novas tarefas, controlar o versionamento dos documentos da qualidade e extrair de relatórios e planilhas sobre o status dos documentos.

“O GED é uma ferramenta de gestão de documentos da Qualidade (Guia, Manual, Plano, Programa, Procedimento Operacional Padrão, Protocolo e Fluxo de Processo) que provê o acompanhamento dos documentos em cada etapa do processo desde a criação até a publicação. Ele organiza, armazena e facilita o acesso a documentos digitais na instituição. Ele disponibiliza a gestão de documentos de modo mais eficiente, favorecendo o cumprimento dos fluxos, garantindo a correta rastreabilidade dos documentos e controles previstos no Manual”, pontua o chefe do Setisd da MEJC, João Paulo Oliveira.

A implementação do GED ocorrerá de forma gradual, com previsão de conclusão em toda a Rede Ebserh até o fim de abril de 2025, após o treinamento das equipes. Com o GED, a estatal espera fortalecer a gestão documental e garantir conformidade com o Manual de Gestão e Controle de Documentos da Qualidade, promovendo a segurança do paciente como a primeira dimensão da qualidade em saúde, além de fortalecer as demais dimensões da qualidade.

AVAQualis

De 1º de novembro a 23 de dezembro de 2024, os hospitais da Rede estão realizando a Avaliação Interna da Qualidade (AVAQualis), uma ação periódica sem cunho fiscalizatório nem punitivo, que tem como objetivo promover a cultura de melhoria contínua dos serviços prestados à população brasileira pelas unidades nas áreas assistencial, ensino, extensão, pesquisa e inovação em saúde, de suporte à organização, dentre outras.

Nesta quinta edição da AVAQualis, o Serviço de Gestão da Qualidade e os Setores de Gestão da Qualidade dos hospitais buscam mais do que avaliar processos para melhoria. “A iniciativa também quer reforçar que a gestão da qualidade deve ser vista como um suporte essencial ao trabalho diário e às práticas cotidianas dos profissionais. A ideia é mostrar que aproximar o que acontece no dia a dia do ideal é não apenas possível, mas um esforço que deve ser continuamente perseguido”, salienta Márcia Amaral Dal Sasso.

 A AVAQualis é realizada por uma equipe do hospital para examinar os processos organizacionais com o objetivo de levantar evidências e avaliar o nível de conformidade com o Manual de Requisitos do Programa Ebserh de Gestão da Qualidade visando à melhoria contínua do desempenho.

Sobre a Ebserh

Vinculada ao Ministério da Educação (MEC), a Ebserh foi criada em 2011 e, atualmente, administra 45 hospitais universitários federais, apoiando e impulsionando suas atividades por meio de uma gestão de excelência. Como hospitais vinculados a universidades federais, essas unidades têm características específicas: atendem pacientes do Sistema Único de Saúde (SUS) ao mesmo tempo que apoiam a formação de profissionais de saúde e o desenvolvimento de pesquisas e inovação.

Moisés de Holanda, com revisão de Danielle Morais
Coordenadoria de Comunicação Social da Rede Ebserh