Portaria nº 3204/2024
- Brasão da República
MINISTÉRIO DOS TRANSPORTES
DEPARTAMENTO NACIONAL DE INFRAESTRUTURA DE TRANSPORTES
PORTARIA Nº 3204, DE 28 DE JUNHO DE 2024
O DIRETOR DE ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS DO DEPARTAMENTO NACIONAL DE INFRAESTRUTURA DE TRANSPORTES DNIT, usando da competência que lhe foi delegada pela Portaria/DG nº 475, de 26 de janeiro de 2023, publicada no Diário Oficial da União, de 31 de janeiro de 2023, e tendo em vista o constante do processo nº 50600.022398/2012-96, resolve:
Art. 1º Padronizar da gestão de documentos no DNIT Sede e suas Superintendências, conforme Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes – DNIT (CPAD/DNIT) e/ou da Subcomissão de Avaliação de Documentos (ScAD) constante no Anexo I.
Art. 2º Em cumprimento à determinação expedida pelo Tribunal de Contas da União, por meio de Acordão nº 2.065/2023 - TCU, em seu item 9.6, os servidores designados não terão dedicação exclusiva no desempenho das atividades da Comissão no momento.
Art. 3º Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.
MARCOS DE BRITO CAMPOS JÚNIOR
Diretor de Administração e Finanças
ANEXO I
REGIMENTO INTERNO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
DEPARTAMENTO NACIONAL DE INFRAESTRUTURA DE TRANSPORTES – DNIT (CPAD/DNIT) E/OU DA
SUBCOMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS (SCAD)
CAPÍTULO I
DA NATUREZA E DA FINALIDADE
Art. 1º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes – DNIT terá seus membros designados pelo cargo do titular e suplente do DNIT, conforme determina o decreto federal nº 10.148, de 2 de dezembro de 2020, ora constituída pela referência do ato normativo de instituição da CPAD/DNIT, tendo suas atribuições e competências regidas por este Regimento Interno, e tem por finalidade:
I – Coordenar e orientar o processo de análise, avaliação, seleção e estabelecimento dos prazos de guarda e a destinação dos documentos produzidos e recebidos no âmbito do DNIT, tendo em vista sua identificação para guarda permanente ou sua eliminação quando destituídos de valor, de acordo com o decreto nº 4.073, da Presidência da República, de 3 de janeiro de 2002, decreto 1.148, de 2 de dezembro de 2019, decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020 e as resoluções nº 40, do CONARQ, de 9 de dezembro de 2014 e sua atualização, e nº 44, de 14 de fevereiro de 2020;
II – Instituir procedimentos para a transferência e recolhimento, bem como aplicar os procedimentos para eliminação de documentos de arquivo no âmbito do DNIT, conforme legislação e normas em vigor;
III – Propor treinamento em serviço e cursos de capacitação e reciclagem na sua área de competência em articulação com o setor responsável pelos arquivos do órgão ou entidade;
IV– Articular-se com as demais unidades organizacionais do órgão ou entidade para tratar de asssuntos afetos à gestão de arquivos e documentos;
V – Propor à autoridade a qual estiver subordinada alterações a este Regimento Interno, bem como à instituição de Subcomissão de Avaliação de Documentos - ScADs.
CAPÍTULO II
DA ORGANIZAÇÃO, COMPOSIÇÃO, FUNCIONAMENTO E DELIBERAÇÃO
Seção I
Da Organização
Art. 2º A CPAD/DNIT ficará hierarquicamente subordinada ao Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes – DNIT.
Art. 3º As Subcomissões de Avaliação de Documentos (ScADs) implantadas nas unidades descentralizadas do DNIT são hierarquicamente subordinadas à CPAD/DNIT no que se refere à política de gestão e avaliação de documentos arquivísticos do Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes – DNIT.
Art. 4º A CPAD/DNIT será constituída pelos seguintes membros (titulares e suplentes):
I – Arquivista ou servidor responsável pelos serviços arquivísticos, que a presidirá;
II – Servidores representantes das unidades organizacionais do Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes – DNIT conforme descrito abaixo, devendo ser preferencialmente um representante titular e um suplente publicados em portaria específica para comporem esta comissão:
· Procuradoria Federal Especializada PFE/DNIT;
· Diretoria-Geral DG;
· Diretoria Executiva – DIREX;
· Diretoria de Administração e Finanças – DAF;
· Diretoria de Planejamento e Pesquisa – DPP;
· Diretoria de Infraestrutura Aquaviária – DAQ;
· Diretoria de Infraestrutura Rodoviária – DIR;
· Diretoria de Infraestrutura Ferroviária – DIF;
· ÓRGÃOS DESCENTRALIZADOS.
Art. 5º A CPAD/DNIT é composta por:
I – Presidente;
II – Secretário;
III – Secretário Adjunto;
IV – Membros efetivos;
V – Colaboradores eventuais;
§ 1º A Presidência da CPAD/DNIT será do servidor do DNIT, arquivista ou responsável pelos serviços arquivísticos, para mandato de 2 (dois) anos, permitida a recondução por igual período.
§ 2º Os secretários deverão ser membros efetivos da CPAD/DNIT, indicados pelo presidente.
§ 3º O exercício dos membros da CPAD será de 2 (dois) anos, podendo haver recondução por igual período.
§ 4º Os membros indicados nos incisos I a IV integrarão a CPAD e a ScAD como membros efetivos.
§ 5º Caso o órgão ou entidade não possua servidores com formação no campo de conhecimento, conforme apontado nos incisos III e IV, os membros poderão ser de outras instituições, públicas ou privadas.
§ 6º Os membros indicados no inciso V atuarão como convidados e não terão direito a voto.
§ 7º São considerados colaboradores eventuais profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação (economista, antropólogo, engenheiro, médico, estatístico e outros) ou servidor responsável pelo acervo documental, convidado especificamente para prestar esclarecimento sobre determinado objeto de análise da CPAD/DNIT.
§ 8º A CPAD/DNIT, após reunião deliberativa, encaminhará ao titular da unidade organizacional do órgão ou entidade que esteja subordinado, o pedido de substituição devidamente justificado, de qualquer membro efetivo.
Art. 6º As ScADs replicarão a mesma estrutura organizacional da CPAD/DNIT, em seu âmbito de atuação.
§ 1° Na convocação constará a pauta dos assuntos a serem tratados, e a indicação do local, data e horário da reunião.
§ 2° Qualquer matéria urgente ou de alta relevância poderá, a critério do presidente, ser colocada em discussão, ainda que não conste na pauta de convocação.
Art. 7º As reuniões ordinárias e extraordinárias serão instaladas e iniciadas com a maioria absoluta dos seus membros, incluindo o presidente da CPAD/DNIT.
§ 1º O membro que não puder comparecer a uma reunião deverá comunicar ao Secretário da CPAD/DNIT e avisar ao seu substituto que compareça a referida reunião.
§ 2º Será substituído o membro da CPAD que faltar a três reuniões, consecutivas ou não, com ou sem justificativa.
Art. 8º A CPAD/DNIT deliberará por maioria simples dos votos dos membros presentes à reunião.
§ 1º Em caso de empate, caberá ao presidente o voto de qualidade.
§ 2º As deliberações da CPAD/DNIT, definidas em registro de reunião, serão enviadas ao titular da unidade organizacional do órgão ou entidade que esteja subordinado, para conhecimento e formalização, quando for o caso, com abrangência para toda a instituição.
Seção II
Do Funcionamento e Deliberação
Art. 9º As reuniões ocorrerão:
I – Ordinariamente, no mínimo semestralmente, conforme calendário preestabelecido pelo presidente da CPAD/DNIT.
II – Extraordinariamente, por convocação do presidente ou de um terço dos membros da CPAD/DNIT, com antecedência mínima de 3 (três) dias úteis.
Art. 10. Para auxiliar os trabalhos da CPAD/DNIT, poderão ser instituídos, formalmente:
I – Grupo(s) de Trabalho (GT) na(s) unidade(s) organizacional(ais) do Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes – DNIT;
II – Subcomissões de Avaliação de Documentos (ScADs) nas respectivas unidades descentralizadas.
Parágrafo único. As ScADs serão subordinadas tecnicamente à CPAD/DNIT e serão instituídas por ato dos titulares das respectivas unidades descentralizadas.
CAPÍTULO III
DA COMPETÊNCIA
Art. 11. Compete à CPAD/DNIT:
I – Elaborar o Código de Classificação de Documentos (CCD) e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD), relativos às atividades-fim do Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes – DNIT;
II – Promover a atualização do CCD e TTDD relativos às atividades-fim do órgão ou entidade, quando necessário, revendo descritores, prazos de guarda e destinação final;
III – Aplicar e orientar o uso do CCD e da TTDD, tanto os relativos às atividades-meio da administração pública federal quanto os relativos às suas atividades-fim;
IV – Elaborar, excepcionalmente, Plano de Destinação de Documentos (PDD), quando os conjuntos documentais não constarem no CCD e na TTDD relativo às atividades-meio e/ou quando da inexistência de CCD e de TTDD relativo às atividades-fim, conforme orientação do Arquivo Nacional;
V – Orientar a formação de Grupo(s) de Trabalho na(s) unidade(s) organizacional(ais) do Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes – DNIT, responsável pela análise, avaliação e seleção dos conjuntos de documentos produzidos e acumulados pela sua instituição, em conformidade com o disposto nos instrumentos técnicos de gestão aprovados pelo Arquivo Nacional (AN);
VI – Providenciar, quando for o caso, as datas de aprovação das contas pelo Tribunal de Contas da União, quando o conjunto documental assim o exigir;
VII – Orientar, acompanhar, analisar e aprovar as listagens de eliminação de documentos (LED) elaboradas pelos servidores responsáveis pela seleção;
VIII – Orientar a formação de Grupos de Trabalho - GT nas unidades organizacionais da Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes – DNIT, responsável(eis) pela análise, avaliação e seleção dos conjuntos de documentos produzidos e acumulados pela Autarquia, em conformidade com os instrumentos técnicos de gestão aprovados pelo Arquivo Nacional (AN);
IX – Dar ciência ao titular da unidade organizacional a qual a CPAD/DNIT e a ScAD estejam subordinadas, da LED aprovada pela CPAD/DNIT e solicitar que a Lista seja encaminhada para autorização de eliminação pelo titular do órgão ou entidade;
X – Analisar e aprovar os editais de ciência de eliminação e os termos de eliminação, bem como os demais documentos que vierem a ser exigidos;
XI – Contatar a equipe técnica do AN para esclarecimentos de dúvidas, sempre que necessário, bem como disseminar as orientações técnicas do AN, em resposta às demandas apresentadas;
XII – Propor treinamento em serviço e cursos de capacitação e reciclagem na sua área de competência, em articulação com o setor responsável pelos arquivos do Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes – DNIT;
XIII – Articular-se com as demais unidades organizacionais do DNIT;
XIV – Emitir normas e diretrizes inerentes às atividades sob sua responsabilidade.
CAPÍTULO IV
DAS ATRIBUIÇÕES
Seção I
Do Presidente
Art. 12. Ao presidente compete dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da CPAD/DNIT e, especificamente:
I – Fazer cumprir este Regimento, e propor soluções sobre questões omissas;
II – Convocar e coordenar as reuniões ordinárias e extraordinárias;
III – Definir a pauta das reuniões;
IV– Convidar, a seu critério ou por indicação dos membros da CPAD/DNIT, autoridades e/ou técnicos, para as reuniões, em caráter consultivo, como colaborador eventual;
V – Representar a CPAD/DNIT junto aos órgãos de administração do DNIT ou fora dele ou designar quem o faça;
VI– Delegar atribuições aos demais membros;
VII – Designar membros como secretários da CPAD/DNIT;
VIII – Solicitar substituição de membros da CPAD/DNIT, obedecendo ao previsto no § 8º do art. 4º;
IX – Enviar ao titular do órgão ou entidade a LED e demais documentos para assinatura, autorizando a eliminação;
X– Enviar ao titular do órgão ou entidade o CCD e a TTDD relativa às atividades-fim, bem como o Plano de Destinação de Documentos (PDD), quando for o caso, para autorização de eliminação pelo Arquivo Nacional;
XI – Publicar o relatório anual de atividades da CPAD/DNIT.
Seção II
Do Secretário
Art. 13. Ao secretário e/ou secretário adjunto competem:
I – Elaborar as convocações e submetê-las à apreciação do presidente da CPAD/DNIT;
II – Organizar o local das reuniões e a infraestrutura necessária;
III – Redigir os registros de todas as reuniões;
IV – Elaborar as correspondências e expedi-las;
V – Encaminhar as solicitações do presidente;
VI – Organizar e manter atualizados os arquivos da CPAD/DNIT;
VII – Atender às solicitações dos membros;
VIII – Exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho da Secretaria da CPAD/DNIT.
Seção III
Dos Membros Efetivos
Art. 14. Aos membros efetivos da CPAD/DNIT competem:
I – Participar das reuniões da CPAD/DNIT, contribuindo nas discussões e deliberações relativas aos assuntos constantes em pauta;
II – Zelar e cumprir com os objetivos, atribuições e todas as deliberações da CPAD/DNIT;
III – Zelar pela implantação das ações da CPAD/DNIT;
IV – Participar, quando designados, de ações que envolvam a avaliação de documentos;
V – Manter-se atualizado quanto à legislação e às normas vigentes;
VI – Elaborar notas técnicas, estudos e pareceres quando solicitados pelo presidente;
VII – Exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho das atividades de análise, seleção e eliminação de documentos.
CAPÍTULO V
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 15. A proposta de alteração deste Regimento deverá ser elaborada em reunião ordinária da CPAD/DNIT, e constar, obrigatoriamente, na pauta de convocação, que terá eficácia a partir de nova publicação.
Art. 16. Este Regimento entra em vigor a partir da data de sua publicação.
Este texto não substitui o publicado no Boletim Administrativo nº 124, de 01/07/2024.